Stammkapital buchen bei GmbH und UG

Überblick

Bei der Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) zahlen die Gesellschafter das Stammkapital auf das Geschäftskonto ein. In der Buchhaltung steht dann auf der Aktivseite das Bankguthaben und auf der Passivseite das gezeichnete Kapital. Zahlen die Gesellschafter bei einer GmbH nur einen Teil ein, kommt der offene Rest als ausstehende Einlage dazu. Diese Buchungen bilden zusammen mit der Eröffnungsbilanz den Startpunkt der Buchführung.

Alle Kontonummern und Bezeichnungen auf dieser Seite stammen aus den DATEV-Kontenrahmen 2026 (SKR03 Art.-Nr. 11174, SKR04 Art.-Nr. 11175).

Rechtsgrundlagen

• Mindeststammkapital GmbH: Das Stammkapital muss mindestens 25.000 Euro betragen (§ 5 Abs. 1 GmbHG).
• Einzahlung vor der Anmeldung (GmbH): Auf jeden Geschäftsanteil muss vor der Anmeldung zum Handelsregister ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt sein. Insgesamt müssen die Geldeinlagen (zuzüglich der Sacheinlagen) die Hälfte des Mindeststammkapitals erreichen, also 12.500 Euro (§ 7 Abs. 2 GmbHG).
• UG (haftungsbeschränkt): Eine Gesellschaft mit weniger als 25.000 Euro Stammkapital führt die Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)” oder „UG (haftungsbeschränkt)” (§ 5a Abs. 1 GmbHG). Sie darf erst angemeldet werden, wenn das Stammkapital in voller Höhe eingezahlt ist, und Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG).
• Ausweis in der Bilanz: Das Stammkapital ist als gezeichnetes Kapital auszuweisen (§ 42 Abs. 1 GmbHG) und mit dem Nennbetrag anzusetzen. Nicht eingeforderte ausstehende Einlagen werden vom gezeichneten Kapital offen abgesetzt, der Rest heißt „Eingefordertes Kapital”. Ein eingeforderter, aber noch nicht eingezahlter Betrag steht gesondert unter den Forderungen (§ 272 Abs. 1 HGB).
• Gründungskosten: Aufwendungen für die Gründung eines Unternehmens dürfen nicht als Aktivposten in die Bilanz aufgenommen werden (§ 248 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Sie sind Aufwand.

Verwendete Konten

Achtung bei den Nummern: Im SKR03 liegt das gezeichnete Kapital in der Kontenklasse 0 (0800), im SKR04 in der Klasse 2 (2900). Die Nummer 0820 bedeutet im SKR04 etwas anderes (Beteiligungen), die Nummer 1800 im SKR03 ebenfalls. Prüfe deshalb immer zuerst, in welchem Kontenrahmen du buchst. Ein eigenes Konto „Gründungskosten” führen die DATEV-Kontenrahmen 2026 nicht; die Notar- und Beratungskosten der Gründung laufen in der Praxis meist über Rechts- und Beratungskosten.

Beispiel 1: GmbH mit 25.000 Euro, Hälfte eingezahlt

Ausgangssituation: Zwei Gesellschafter gründen eine GmbH mit 25.000 Euro Stammkapital, je 12.500 Euro Geschäftsanteil. Jeder zahlt vor der Anmeldung die Hälfte seines Anteils ein, zusammen 12.500 Euro. Der Rest ist noch nicht eingefordert.

Buchung bei Einzahlung:

Buchungssatz SKR03: 1200 Bank 12.500,00 € und 0820 Ausstehende Einlagen 12.500,00 € an 0800 Gezeichnetes Kapital 25.000,00 €

Buchungssatz SKR04: 1800 Bank 12.500,00 € und 2910 Ausstehende Einlagen 12.500,00 € an 2900 Gezeichnetes Kapital 25.000,00 €

Das gezeichnete Kapital steht damit mit dem vollen Nennbetrag von 25.000 Euro in den Büchern. Weil der Rest nicht eingefordert ist, wird er in der Bilanz offen vom gezeichneten Kapital abgesetzt:

Später fordert die Gesellschafterversammlung den Rest ein:

Die Gesellschafter zahlen ein:

Danach sind beide Konten für ausstehende Einlagen ausgeglichen, auf der Bank stehen 25.000 Euro, das gezeichnete Kapital ist voll eingezahlt.

Beispiel 2: UG mit 1.000 Euro, voll eingezahlt

Ausgangssituation: Eine Gründerin errichtet eine UG (haftungsbeschränkt) mit 1.000 Euro Stammkapital. Bei der UG muss das Stammkapital vor der Anmeldung vollständig eingezahlt sein (§ 5a Abs. 2 Satz 1 GmbHG), ausstehende Einlagen gibt es deshalb nicht.

Buchungssatz SKR03: 1200 Bank an 0800 Gezeichnetes Kapital 1.000,00 €

Buchungssatz SKR04: 1800 Bank an 2900 Gezeichnetes Kapital 1.000,00 €

Eine Besonderheit der UG zeigt sich erst im Jahresabschluss: In der Bilanz ist eine gesetzliche Rücklage zu bilden, in die ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses einzustellen ist (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Mit der Einzahlung des Stammkapitals hat das noch nichts zu tun.

Beispiel 3: Gründungskosten bezahlen

Ausgangssituation: Die GmbH aus Beispiel 1 bezahlt vom Geschäftskonto eine Notarrechnung über 500,00 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (95,00 €), zusammen 595,00 €.

Die Gründungskosten sind Aufwand des ersten Geschäftsjahres und erscheinen nicht als Vermögensgegenstand in der Bilanz (§ 248 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Ob die Gesellschaft die Vorsteuer aus der Notarrechnung abziehen darf und welche Gründungskosten sie überhaupt selbst trägt, hängt vom Einzelfall ab, etwa davon, auf wen die Rechnung ausgestellt ist und was der Gesellschaftsvertrag regelt. Kläre das mit deinem Steuerberater, bevor du buchst.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Kontenrahmen prüfen Stelle fest, ob deine Buchhaltung mit SKR03 oder SKR04 arbeitet. Die Nummern für das gezeichnete Kapital unterscheiden sich (0800 bzw. 2900).

2. Gesellschaftsvertrag und Kontoauszug bereitlegen Aus dem Gesellschaftsvertrag ergeben sich Stammkapital und Geschäftsanteile, aus dem Kontoauszug die tatsächlich eingezahlten Beträge.

3. Einzahlung buchen Bank im Soll, gezeichnetes Kapital im Haben mit dem vollen Nennbetrag. Ein nicht eingezahlter und nicht eingeforderter Rest geht im Soll auf 0820 (SKR03) bzw. 2910 (SKR04).

4. Einforderung und Resteinzahlung nachhalten Wird der Rest eingefordert, auf 0830 bzw. 1298 umbuchen, die spätere Zahlung gegen dieses Konto buchen.

5. Gründungskosten getrennt buchen Notar- und Beratungsrechnungen als Aufwand, nicht als Vermögensgegenstand.

6. Belege ablegen Gesellschaftsvertrag, Kontoauszug mit der Einzahlung und Rechnungen zu den Gründungskosten gehören zu den Buchungsbelegen.

Häufige Fehler

1. Nur den eingezahlten Betrag als gezeichnetes Kapital buchen. Das gezeichnete Kapital steht mit dem Nennbetrag in den Büchern (§ 272 Abs. 1 HGB), der offene Rest läuft über die Konten für ausstehende Einlagen.
2. Konten der Kontenrahmen verwechseln. 0800 ist im SKR03 gezeichnetes Kapital, im SKR04 ist es 2900. Wer im SKR04 auf 0820 bucht, landet bei den Beteiligungen.
3. Einzahlung als Privateinlage buchen. Privateinlagen gibt es beim Einzelunternehmen und bei Personengesellschaften. Bei GmbH und UG ist die Stammeinlage gezeichnetes Kapital.
4. Gründungskosten aktivieren. Das verbietet § 248 Abs. 1 Nr. 1 HGB.
5. Bei der UG eine Teileinzahlung buchen. Die UG darf erst angemeldet werden, wenn das Stammkapital voll eingezahlt ist (§ 5a Abs. 2 Satz 1 GmbHG).

So geht es in epago

In epago buchst du die Einzahlung des Stammkapitals wie jede andere Buchung, mit den Konten deines Kontenrahmens (SKR03 oder SKR04). Fehlt ein Konto wie 0820 oder 2910 in deinem Kontenplan, übernimmst du es aus dem DATEV-Kontenrahmen. Die Bilanz zum Monatsende zeigt die Einlage dann auf beiden Seiten. Sie ist eine Rohfassung und eine Grundlage für das Gespräch mit deinem Steuerberater, kein fertiger Abschluss. Hast du schon eine Eröffnungsbilanz, etwa vom Steuerberater, übernimmst du ihre Werte als Eröffnungsbuchung.

Mehr dazu: Eröffnungsbilanz mit epago vorbereiten.

Weiterführende Themen

• Eröffnungsbilanz der GmbH und UG erstellen
• Eröffnungsbilanz
• Eigenkapital