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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge über die Nutzung der cloudbasierten Buchhaltungssoftware „epago" (nachfolgend „Software") zwischen der epago GmbH, Milkeler Str. 60, 02699 Königswartha, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Dresden unter HRB 27388 (nachfolgend „Anbieter"), und dem Kunden (nachfolgend „Nutzer").

(2) Die Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Mit der Registrierung bestätigt der Nutzer, dass er die Software im Rahmen seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzt.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Nutzers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

(4) Diese AGB gelten in ihrer jeweils aktuellen Fassung auch für alle zukünftigen Verträge zwischen Anbieter und Nutzer, sofern nichts anderes vereinbart wird.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Nutzer die Software epago als cloudbasierte Anwendung (Software as a Service, „SaaS") über das Internet zur Verfügung. Die Software ist ein Self-Service-Werkzeug, das es dem Nutzer ermöglicht, seine Buchhaltung GoBD-konform digital zu führen, Belege zu verwalten, steuerrelevante Auswertungen zu erstellen und Daten an das Finanzamt zu übermitteln. Die Software wird vom Nutzer eigenverantwortlich und auf eigenes Risiko eingesetzt.

(2) Die Software enthält KI-gestützte Funktionen (z. B. automatische Kontierungsvorschläge, Beleganalyse, Buchungsassistenz). Diese KI-Funktionen dienen ausschließlich als Hilfestellung und Entscheidungsunterstützung. Die Verantwortung für die Richtigkeit aller Buchungen und steuerlichen Angaben verbleibt beim Nutzer. Der Nutzer ist verpflichtet, KI-generierte Vorschläge vor der Übernahme eigenverantwortlich zu prüfen.

(3) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der gewählten Tarifvariante und der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters. Die Leistungsbeschreibung zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses ist maßgeblich.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern, sofern der vertraglich vereinbarte Funktionsumfang hierdurch nicht wesentlich eingeschränkt wird. Wesentliche Änderungen werden dem Nutzer mit einer Frist von vier Wochen vorab angekündigt.

§ 3 Keine Steuerberatung

(1) Die Software ist ausschließlich ein technisches Werkzeug zur eigenverantwortlichen Führung der Buchhaltung. Der Anbieter erbringt keine Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung oder sonstige Beratungsleistung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG), der Wirtschaftsprüferordnung (WPO) oder des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG).

(2) Automatisierte Hinweise, Kontierungsvorschläge, Steuerberechnungen und KI-generierte Empfehlungen der Software sind unverbindliche Hilfestellungen und ersetzen in keinem Fall die Beratung durch einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die steuerliche oder rechtliche Richtigkeit der Software-Ausgaben.

(3) Der Nutzer ist allein verantwortlich für die Richtigkeit seiner steuerlichen Angaben, Buchungen und Steuererklärungen. Der Anbieter empfiehlt ausdrücklich, für steuerliche und rechtliche Fragen einen qualifizierten Berater hinzuzuziehen.

§ 4 Vertragsabschluss und Registrierung

(1) Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Nutzers und die Bestätigung durch den Anbieter per E-Mail zustande. Die Darstellung der Software auf der Website des Anbieters stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum).

(2) Bei der Registrierung verpflichtet sich der Nutzer, vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Der Nutzer ist verpflichtet, Änderungen seiner Daten (insbesondere Firma, Anschrift, Steuernummer) unverzüglich im Nutzerkonto zu aktualisieren.

(3) Der Anbieter behält sich vor, die Registrierung ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

§ 5 Beta-Phase und Testphasen

(1) Der Anbieter kann dem Nutzer Zugang zu Beta-Versionen oder Testphasen der Software gewähren. Beta-Funktionen werden als solche gekennzeichnet und können in Umfang, Verfügbarkeit und Funktionalität von der regulären Software abweichen.

(2) Beta-Funktionen werden ohne Gewährleistung und Service-Level-Zusagen bereitgestellt. Der Anbieter kann Beta-Funktionen jederzeit ändern, einschränken oder einstellen.

(3) Kostenlose Testphasen enden automatisch nach dem angegebenen Zeitraum. Eine automatische Verlängerung in einen kostenpflichtigen Tarif erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers.

§ 6 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Nutzer für die Dauer des Vertrages ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Software über das Internet ein.

(2) Die Nutzung ist auf den vertraglich vereinbarten Umfang und die vereinbarte Anzahl von Nutzerlizenzen beschränkt. Jeder Nutzer-Account darf nur von einer natürlichen Person verwendet werden.

(3) Der Nutzer ist nicht berechtigt, die Software zu dekompilieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder anderweitig zu verändern, es sei denn, dies ist nach §§ 69d, 69e UrhG zwingend gestattet.

(4) Der Nutzer darf die Software nicht für automatisierte Massenabfragen, Scraping oder zur Entwicklung konkurrierender Produkte nutzen.

(5) Alle Rechte an der Software, einschließlich der KI-Modelle, Algorithmen, Urheber- und Markenrechte, verbleiben beim Anbieter. Der Nutzer erwirbt keine Rechte an der zugrunde liegenden Technologie.

§ 7 Verfügbarkeit und Service Level

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Monatsmittel an, gemessen an der Erreichbarkeit des Servers (Uptime). Die Verfügbarkeit wird auf Basis von Kalendermonaten berechnet.

(2) Von der Verfügbarkeitsberechnung ausgenommen sind:

  • Geplante Wartungsarbeiten, die mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt werden
  • Störungen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen (z. B. höhere Gewalt, Störungen beim Hosting-Provider, Internetausfälle)
  • Störungen, die durch den Nutzer verursacht werden

(3) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 8–18 Uhr MEZ) durchgeführt.

(4) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen die in der Leistungsbeschreibung genannten Funktionen aufweist. Eine vollständige Fehlerfreiheit kann nicht garantiert werden. Bei Mängeln wird der Anbieter nach seiner Wahl nachbessern oder eine gleichwertige Lösung bereitstellen. Schlägt die Nachbesserung nach angemessener Frist fehl, kann der Nutzer die Vergütung mindern oder den Vertrag außerordentlich kündigen.

§ 8 GoBD-Compliance

(1) Die Software ist darauf ausgelegt, die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu unterstützen. Dies umfasst insbesondere die Unveränderbarkeit gebuchter Einträge, lückenlose Buchungsnummern und eine Verfahrensdokumentation.

(2) Der Anbieter stellt dem Nutzer auf Anfrage eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD zur Verfügung, die die technischen Maßnahmen zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit beschreibt.

(3) Die Einhaltung der GoBD im konkreten Anwendungsfall obliegt dem Nutzer. Der Anbieter stellt die technischen Voraussetzungen bereit, übernimmt jedoch keine Gewähr für die ordnungsmäßige Buchführung des Nutzers. Der Nutzer bleibt gegenüber den Finanzbehörden für seine Buchführung verantwortlich.

§ 9 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung richtet sich nach der vom Nutzer gewählten Tarifvariante gemäß der jeweils aktuellen Preisliste auf der Website des Anbieters. Alle angegebenen Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung ist, sofern nicht anders vereinbart, monatlich im Voraus fällig. Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte. Der Anbieter stellt dem Nutzer eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG in elektronischer Form zur Verfügung.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum nächsten Abrechnungszeitraum anzupassen. Die Preisanpassung wird dem Nutzer per E-Mail mitgeteilt. Bei einer Preiserhöhung von mehr als 5 % hat der Nutzer ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Erhöhung.

(4) Kommt der Nutzer mit der Zahlung in Verzug, gelten die gesetzlichen Regelungen (§ 286 BGB). Verzugszinsen betragen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Anbieter ist nach vorheriger Mahnung mit angemessener Nachfrist berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren. Die Zahlungspflicht des Nutzers bleibt hiervon unberührt.

(5) Der Nutzer kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Nutzer nur zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt einen Monat ab Vertragsabschluss.

(2) Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ordentlich gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Textform (z. B. E-Mail oder Kündigung im Nutzerkonto).

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

  • Zahlungsverzug des Nutzers von mehr als zwei Monaten trotz Mahnung
  • wesentlichem Verstoß gegen diese AGB trotz Abmahnung mit angemessener Nachfrist
  • Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen einer Partei oder Ablehnung mangels Masse
  • Nutzung der Software für rechtswidrige Zwecke

(4) Nach Beendigung des Vertrages stellt der Anbieter dem Nutzer seine Daten für einen Zeitraum von 90 Tagen zum Export bereit. Der Export ist in den Formaten DATEV-CSV, JSON und PDF möglich. Nach Ablauf der 90-Tage-Frist werden die Nutzerdaten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(5) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB) bleiben von der Kündigung unberührt. Der Anbieter weist darauf hin, dass der Nutzer für die Einhaltung steuerlicher Aufbewahrungsfristen (10 Jahre) selbst verantwortlich ist und seine Daten rechtzeitig sichern sollte.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Nutzers und seiner Endkunden im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Details ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (nachfolgend „AVV"). Der AVV wird dem Nutzer bei Vertragsabschluss bereitgestellt und ist Bestandteil des Vertrages.

(3) Der Nutzer bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die von ihm in die Software eingegebenen personenbezogenen Daten. Er ist dafür verantwortlich, dass die Verarbeitung der Daten durch die Software auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruht.

(4) Der Anbieter setzt zur Erbringung der Leistung Unterauftragsverarbeiter ein (insbesondere Hosting, Datenbank, Authentifizierung). Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist im AVV enthalten.

(5) Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten, sichere Passwörter zu verwenden und bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich den Anbieter zu informieren. Der Anbieter empfiehlt die Nutzung von Zwei-Faktor-Authentifizierung.

§ 12 KI-Funktionen und Transparenz

(1) Die Software setzt künstliche Intelligenz (KI) zur Unterstützung des Nutzers ein. KI-gestützte Funktionen sind in der Software als solche erkennbar. KI-generierte Ergebnisse können fehlerhaft oder unvollständig sein.

(2) Der Nutzer trägt die Verantwortung für alle Entscheidungen, die er auf Grundlage von KI-generierten Vorschlägen trifft. Insbesondere ist der Nutzer verpflichtet, Kontierungsvorschläge, Buchungsempfehlungen und steuerliche Hinweise der KI vor der Übernahme eigenverantwortlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

(3) Der Anbieter nutzt aggregierte und anonymisierte Nutzungsdaten zur Verbesserung der KI-Modelle. Personenbezogene Daten oder individuelle Buchungsdaten des Nutzers werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, es sei denn, der Nutzer stimmt dem ausdrücklich zu.

(4) Der Anbieter stellt auf Anfrage Informationen über die Funktionsweise und Logik der eingesetzten KI-Systeme bereit, soweit dies ohne Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen möglich ist.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für die Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.

(3) Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit bei der Verletzung von Kardinalpflichten ist der Höhe nach begrenzt auf die vom Nutzer in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlte Vergütung, mindestens jedoch 1.000 EUR.

(4) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn und Schäden aus dem Verlust von Daten, soweit der Nutzer es versäumt hat, regelmäßige Datensicherungen durchzuführen.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die aus fehlerhaften KI-generierten Vorschlägen resultieren, sofern der Nutzer seine Prüfpflicht gemäß § 12 Abs. 2 nicht eingehalten hat. Die KI-Funktionen der Software stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar.

(6) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für zugesicherte Eigenschaften bleibt unberührt.

(7) Der Nutzer ist verpflichtet, regelmäßig Sicherungskopien seiner Daten anzufertigen. Die Software stellt hierfür Exportfunktionen bereit. Bei Datenverlust haftet der Anbieter nur für den Aufwand der Wiederherstellung, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Nutzer angefallen wäre.

§ 14 Pflichten des Nutzers

(1) Der Nutzer verpflichtet sich, die Software nur für rechtmäßige Zwecke und im Einklang mit geltendem Recht zu nutzen. Insbesondere darf der Nutzer keine rechtswidrigen Inhalte über die Software speichern oder verbreiten.

(2) Der Nutzer ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm eingegebenen Daten allein verantwortlich. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für steuerliche, bilanzielle oder rechtliche Fehler, die auf fehlerhaften oder unvollständigen Eingaben des Nutzers beruhen.

(3) Der Nutzer wird den Anbieter unverzüglich informieren, wenn er Kenntnis von Sicherheitslücken, Datenverlust oder unbefugtem Zugriff auf seinen Account erhält.

(4) Der Nutzer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer vertragswidrigen oder rechtswidrigen Nutzung der Software durch den Nutzer resultieren. Dies umfasst auch angemessene Kosten der Rechtsverteidigung.

(5) Der Nutzer darf die Software nicht in einer Weise nutzen, die deren Funktionsfähigkeit, Sicherheit oder Verfügbarkeit für andere Nutzer beeinträchtigt.

§ 15 Geheimhaltung

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Geschäftsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Als vertraulich gelten alle Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt, insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen und Kundendaten.

(2) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die:

  • zum Zeitpunkt der Mitteilung bereits öffentlich bekannt waren oder danach ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden
  • der empfangenden Partei bereits zuvor bekannt waren, ohne einer Geheimhaltungspflicht zu unterliegen
  • von der empfangenden Partei unabhängig entwickelt wurden
  • aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen

(3) Diese Geheimhaltungspflicht besteht für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von drei Jahren nach deren Beendigung.

§ 16 Höhere Gewalt

(1) Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten, soweit die Nichterfüllung auf Umständen beruht, die außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle liegen (höhere Gewalt). Hierzu zählen insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorismus, behördliche Anordnungen, Stromausfälle, Ausfall von Telekommunikationsnetzen sowie Cyberangriffe, die trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen nicht abgewehrt werden konnten.

(2) Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über das Eintreten und die voraussichtliche Dauer der höheren Gewalt informieren und zumutbare Anstrengungen unternehmen, die Auswirkungen zu minimieren. Dauert der Zustand höherer Gewalt länger als drei Monate, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

§ 17 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Nutzer zumutbar ist. Änderungen werden dem Nutzer mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail in Textform mitgeteilt.

(2) Der Nutzer hat das Recht, den geänderten AGB innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs hat der Anbieter das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung ordentlich zu kündigen. Widerspricht der Nutzer nicht fristgerecht, gelten die geänderten AGB als angenommen.

(3) Der Anbieter wird den Nutzer in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung der Sechswochenfrist, das Widerspruchsrecht und die Rechtsfolgen des Schweigens besonders hinweisen.

§ 18 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters (Königswartha), sofern der Nutzer Kaufmann im Sinne des HGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Formklausel.

(5) Nebenabreden bestehen nicht. Mündliche Vereinbarungen sind nur wirksam, wenn sie in Textform bestätigt werden.

Stand: März 2026