Häufige Fragen (FAQ)

Das brauchst du zum Start

epago ist bewusst einfach gehalten. Du musst keine Software installieren und keine Datenbank einrichten — der Browser genügt.

Folgende Angaben brauchst du beim ersten Einrichten:

Angabe	Wozu?
Firmenname	Wird auf Dokumenten und in der App angezeigt
Rechtsform (z. B. GmbH, UG)	Für rechtliche Anforderungen im Jahresabschluss
Steuernummer	Für ELSTER-Meldungen und Belege
USt-IdNr. (optional)	Für Ausgangsrechnungen mit Umsatzsteuer
Kontenrahmen	SKR03 ist der Standard für die meisten kleinen GmbHs

Sobald du diese Daten im Setup-Wizard eingetragen hast, ist dein Konto einsatzbereit. epago legt automatisch einen passenden Kontenrahmen für dich an.

Kein Buchhaltungsstudium notwendig. Im Einfach-Modus arbeitet epago mit alltagssprachlichen Begriffen — du siehst z. B. „Vorgänge” statt „Buchungssätze” und „Kategorien” statt „Konten”.

Wie der Einrichtungs-Assistent im Detail funktioniert, erklärt Konto einrichten und Wizard.

Der Setup-Wizard

Beim ersten Login erkennt epago, dass noch keine Firmendaten hinterlegt sind, und startet automatisch den Einrichtungs-Assistenten. Du musst nichts manuell aufrufen.

Schritt 1: Firmendaten

Hier trägst du ein:

• Firmenname und Rechtsform
• Steuernummer und USt-IdNr.
• Adresse und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)

Schritt 2: Buchführungseinstellungen

Hier legst du fest:

• Kontenrahmen — SKR03 ist für die meisten kleinen Kapitalgesellschaften die richtige Wahl
• Währung (Standard: EUR)
• Beginn und Ende deines Geschäftsjahres

Sobald du den Assistenten abgeschlossen hast, kopiert epago den gewählten Kontenrahmen in dein Konto. Ab diesem Moment kannst du Vorgänge erfassen, Belege hochladen und Rechnungen schreiben.

Du kannst die Firmendaten jederzeit unter Einstellungen ändern. Den Assistenten erneut starten geht ebenfalls über die Einstellungen.

Mehr Details: Konto einrichten und Wizard.

Für Einsteiger gemacht

epago richtet sich an Geschäftsführer kleiner Kapitalgesellschaften, nicht an Buchhalter. Du musst weder Soll und Haben verstehen noch einen Kontenrahmen auswendig kennen.

Was epago für dich erledigt

• Steuersätze automatisch — bei Standardkonten (z. B. „Erlöse 19 % USt”) wird der Steuersatz automatisch gesetzt
• Kategorien vorschlagen — du wählst eine passende Kategorie aus einer Liste, statt eine Kontonummer zu tippen
• GoBD-Konformität — Unveränderbarkeit und Storno-Regeln hält epago im Hintergrund ein, ohne dass du dich damit beschäftigen musst

Was du wissen solltest

• Den Unterschied zwischen einer Einnahme (Geld kommt rein) und einer Ausgabe (Geld geht raus)
• Ob du Umsatzsteuer ausweist (Regelbesteuerung) oder nicht (Kleinunternehmer)
• Wann du einen Beleg hast und wann nicht

Wann der Profi-Modus sinnvoll ist

Wenn du oder dein Steuerberater die Buchführung in Fachbegriffen prüfen oder DATEV-Buchungsschlüssel manuell setzen wollen, schaltest du in den Profi-Modus um. Deine gebuchten Daten bleiben identisch — nur die Darstellung ändert sich.

Erste Schritte: Buchen im Überblick.

Vorgang erfassen in der Schnellerfassung

Die Schnellerfassung (Buchungsmaske) erreichst du über den Menüpunkt Vorgänge und dann Vorgang erfassen.

Die wichtigsten Felder

Feld	Bedeutung
Datum	Tag der Einnahme oder Ausgabe (Belegdatum)
Beleg-Nr.	Deine Rechnungs- oder Belegnummer (optional)
Buchungstext	Kurze Beschreibung, z. B. „Beratungsleistung Mustermann GmbH”
Betrag	Bruttobetrag in EUR
Soll-Konto	Das Konto, das belastet wird (z. B. 1200 Bank bei einer Einnahme)
Haben-Konto	Das Gegenkonto (z. B. 8200 Erlöse 19 % USt)

Typisches Beispiel: Einnahme

Du hast eine Ausgangsrechnung über 1.190,00 EUR (inkl. 19 % USt) bezahlt bekommen.

• Soll-Konto: 1200 – Bank
• Haben-Konto: 8200 – Erlöse 19 % USt
• Betrag: 1.190,00 EUR

Wichtig: Die Schnellerfassung bucht den Bruttobetrag in zwei Zeilen — ohne automatischen Steuer-Split. Wenn epago die Umsatzsteuer (190,00 EUR, Konto 1776) automatisch vom Nettoerlös (1.000,00 EUR) trennen soll, nutze die Stapelerfassung im Profi-Modus: Dort wird bei Automatikkonten wie 8200 der Steuerschlüssel gesetzt und der Steueranteil automatisch aufgeteilt. Mehr dazu unter Buchen im Überblick.

Enter-Fluss

Drücke nach jedem Feld Enter, um zum nächsten zu springen. Am Ende speichert Enter den Vorgang direkt — so gehst du schnell durch eine Liste von Belegen.

Detaillierte Anleitung: Erste Buchung – Schnellerfassung.

Soll und Haben verständlich erklärt

Soll und Haben sind die zwei Seiten jeder Buchung in der doppelten Buchführung. Sie beschreiben keine Geldrichtung im Wortsinn — das ist einer der häufigsten Denkfehler.

Die einfache Merkregel

In deiner eigenen Buchführung ist das Bankkonto ein Aktivkonto. Dafür gilt:

Begriff	Bedeutet bei deinem Bankkonto
Soll	Geld fließt zu (Eingang)
Haben	Geld fließt ab (Zahlung)

Auch Aufwandskonten (z. B. Büromaterial) nehmen im Soll zu — eine Ausgabe steht dort also im Soll, während das Bankkonto im Haben gebucht wird.

Achtung, häufige Verwechslung: Auf dem Kontoauszug deiner Bank ist es genau umgekehrt — dort steht ein Geldeingang im Haben. Der Auszug zeigt nämlich die Buchführung der Bank, nicht deine eigene. epago bildet immer deine eigene Buchführung ab.

So macht es epago einfacher

Im Einfach-Modus siehst du nie „Soll” oder „Haben”. Stattdessen zeigt epago:

• Eingang — für Zugänge auf dem Konto (entspricht Soll beim Bankkonto)
• Ausgang — für Abgänge vom Konto (entspricht Haben beim Bankkonto)

Du gibst einfach an, ob Geld reinkommt oder rausgeht — epago bucht im Hintergrund korrekt.

Im Profi-Modus

Wenn du im Profi-Modus arbeitest, siehst du die vollständigen Soll/Haben-Spalten im Buchungsjournal und kannst die Seite der Buchung manuell festlegen.

Mehr zur Buchungserfassung: Buchen im Überblick.

Steuerschlüssel (BU-Schlüssel)

Ein Steuerschlüssel — in der DATEV-Welt auch BU-Schlüssel genannt — legt fest, welcher Steuersatz für eine Buchung gilt und auf welches Steuerkonto der Steueranteil gebucht wird.

Die gültigen Schlüssel in epago

BU	Bedeutung	Steuerkonto
1	Steuerfrei (mit Vorsteuerabzug)	—
2	Umsatzsteuer 7 %	1770
3	Umsatzsteuer 19 %	1776
8	Vorsteuer 7 %	1570
9	Vorsteuer 19 %	1576

Automatikkonten

Bestimmte Konten im epago-Kontenrahmen SKR03 haben einen Steuerschlüssel fest hinterlegt:

• 8200 Erlöse 19 % → BU 3 (immer)
• 8100 Erlöse 7 % → BU 2 (immer)
• 8400 Erlöse steuerfrei → BU 1 (immer)
• 4400 Wareneingang 19 % → BU 9 (immer)
• 4300 Wareneingang 7 % → BU 8 (immer)

Bei diesen Konten ist das BU-Feld in der Stapelerfassung (Profi-Modus) gesperrt — epago setzt den Schlüssel automatisch und berechnet den Steuer-Split.

Im Einfach-Modus

Im Einfach-Modus gibt es kein BU-Feld und keinen automatischen Steuer-Split: Die Schnellerfassung bucht immer den Bruttobetrag in zwei Zeilen — auch bei Automatikkonten. Wenn du die Steuerautomatik nutzen möchtest, wechsle oben rechts in den Profi-Modus und buche über die Stapelerfassung.

Mehr: Buchen im Überblick.

Zwei Fälle, zwei Wege

Fall 1: Der Vorgang ist noch ein Entwurf

Solange ein Vorgang den Status Entwurf hat, kannst du ihn jederzeit öffnen, bearbeiten und speichern — oder ganz löschen.

Fall 2: Der Vorgang ist bereits festgeschrieben

Festgeschriebene Vorgänge sind nach den Regeln der GoBD unveränderlich. Kein gebuchter Eintrag darf direkt überschrieben oder gelöscht werden, weil das die Nachvollziehbarkeit zerstören würde.

Die korrekte Methode ist das Storno:

1. Öffne den fehlerhaften Vorgang in der Vorgangs-Liste.
2. Klicke auf Storno (im Profi-Modus: „Stornieren”).
3. epago erzeugt automatisch eine Gegenbuchung mit dem heutigen Datum und umgekehrten Beträgen. Die Originalbuchung bleibt sichtbar und ist als storniert markiert.
4. Anschließend erfasst du den Vorgang erneut — diesmal korrekt.

Warum das Original erhalten bleibt

Das ist kein technischer Zufall, sondern gesetzliche Pflicht. Finanzbehörden müssen jede Korrektur nachverfolgen können. Der Storno-Vorgang trägt immer das aktuelle Datum — nie das Datum der Originalbuchung.

Mehr zum Thema: Buchen im Überblick und Warum kann ich Buchungen nicht einfach löschen?.

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) in epago

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist die regelmäßige Meldung deiner Umsatz- und Vorsteuerbeträge ans Finanzamt. Sie läuft in der Regel monatlich oder quartalsweise.

So gehst du vor

1. Vorgänge prüfen — stelle sicher, dass alle Einnahmen und Ausgaben für den Meldezeitraum korrekt erfasst und festgeschrieben sind.
2. ELSTER-Seite öffnen — gehe im Menü zu ELSTER.
3. Zeitraum wählen — wähle den Monat oder das Quartal, für das du melden möchtest.
4. Werte prüfen — epago zeigt dir die berechneten Steuerbeträge aus deinen Buchungen.
5. Abgeben — übertrage die berechneten Kennzahlen in das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung” im ELSTER-Portal. Die direkte Übermittlung aus epago heraus ist in Vorbereitung.

Was epago berechnet

Position	Woher?
Umsatzsteuer	Aus Konten 1770 (7 %) und 1776 (19 %) deiner Buchungen
Vorsteuer	Aus Konten 1570 (7 %) und 1576 (19 %)
Zahllast / Erstattung	Differenz aus Umsatzsteuer minus Vorsteuer

Detaillierte Infos: ELSTER – UStVA übermitteln.

Was ist Vorsteuer?

Wenn du als Unternehmer eine Eingangsrechnung bezahlst, enthält sie in der Regel Umsatzsteuer. Diese Steuer, die du als Käufer bezahlst, heißt Vorsteuer — oder alltagssprachlich: die Umsatzsteuer, die du zurückbekommst.

Wie die Verrechnung funktioniert

Du sammelst zwei Größen:

Richtung	Was es ist	Konto in epago
Umsatzsteuer (Einnahmen)	Steuer, die du von Kunden kassiert hast	1776 (19 %), 1770 (7 %)
Vorsteuerabzug (Ausgaben)	Steuer, die du selbst gezahlt hast	1576 (19 %), 1570 (7 %)

Am Ende des Meldezeitraums (Monat oder Quartal) gilt:

• Umsatzsteuer > Vorsteuer → du zahlst die Differenz ans Finanzamt
• Vorsteuer > Umsatzsteuer → das Finanzamt erstattet dir die Differenz

Wann hast du keinen Vorsteuerabzug?

Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) darfst du keine Vorsteuer abziehen, weil du selbst keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst. Prüfe mit deinem Steuerberater, welche Regelung für dich gilt.

In epago buchen

Bei Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuer trägst du den BU-Schlüssel 9 (19 %) oder 8 (7 %) ein — epago bucht die Vorsteuer automatisch auf die richtigen Konten.

Mehr: ELSTER – UStVA übermitteln.

Das Steuerkonto beim Finanzamt

Das Steuerkonto ist ein Konto, das dein Finanzamt für dich führt. Dort werden gebucht:

• Alle Steuerzahlungen, die du geleistet hast
• Erstattungen, die das Finanzamt dir gutgeschrieben hat
• Rückstände und Zinsen
• Angemeldete Steuerbeträge (z. B. aus der UStVA)

Es ist damit eine Art Kontoauszug deiner steuerlichen Verbindlichkeiten und Guthaben gegenüber dem Finanzamt.

Steuerkonto in epago abrufen

epago bietet eine direkte Abfrage über ELSTER:

1. Gehe im Menü zu Steuerkonto.
2. Wenn noch nicht geschehen: Beantrage aus epago heraus die Abrufberechtigung beim Finanzamt. Das Finanzamt schickt dir daraufhin einen Brief mit einem Freischaltcode (in der Regel 5–7 Werktage). Diesen Code gibst du anschließend in epago ein und aktivierst damit die Abfrage.
3. epago ruft den aktuellen Kontostand und die letzten Buchungen direkt vom Finanzamt ab.

Was du siehst

• Aktueller Saldo (Guthaben oder Rückstand)
• Letzte Buchungen mit Datum und Betrag
• Status deiner letzten Voranmeldungen

Die Abfrage ist schreibgeschützt — epago kann nichts am Steuerkonto verändern, nur lesen.

Mehr: Steuerkonto-Abfrage.

Abgabefrist für die UStVA

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss grundsätzlich bis zum 10. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats beim Finanzamt eingehen — und gleichzeitig muss der Zahlbetrag überwiesen sein.

Beispiel: Für den Monat Januar ist die Frist der 10. Februar.

Dauerfristverlängerung

Wenn du eine Dauerfristverlängerung beantragt hast, verschiebt sich die Frist um genau einen Monat:

Meldezeitraum	Ohne Verlängerung	Mit Verlängerung
Januar	10. Februar	10. März
Februar	10. März	10. April
…	…	…

Die Dauerfristverlängerung beantragst du einmalig beim Finanzamt. Monatszahler müssen als Gegenleistung eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorauszahlungen des Vorjahres leisten; bei quartalsweiser Abgabe ist keine Sondervorauszahlung nötig.

Monatliche oder quartalsweise Meldung?

• Monatlich: Wenn deine Umsatzsteuerschuld im Vorjahr über 7.500 EUR lag.
• Quartalsweise: Der Regelfall — bei einer Vorjahressteuer von 2.000 bis 7.500 EUR.
• Befreiung möglich: Lag deine Vorjahressteuer bei höchstens 2.000 EUR (Grenze seit Besteuerungszeitraum 2025, § 18 Abs. 2 UStG), kann dich das Finanzamt auf Antrag von der Voranmeldungspflicht befreien — dann genügt die Jahreserklärung. Das ist eine Kann-Regelung, kein Automatismus.

Im Zweifel prüfe mit deinem Steuerberater, welcher Rhythmus für dich gilt.

Fristversäumnis

Verspätete Einreichung führt zu Verspätungszuschlägen. epago erinnert dich auf der ELSTER-Seite an offene Meldezeiträume.

Unterstützte Dateiformate

epago akzeptiert folgende Formate beim Beleg-Upload:

Format	Typ	Typischer Anwendungsfall
PDF	.pdf	Digitale Rechnungen, Kontoauszüge
JPEG	.jpg, .jpeg	Fotos von Papierbelegen
PNG	.png	Screenshots von Online-Rechnungen
GIF	.gif	Selten genutzt
WebP	.webp	Moderne Bildformate aus dem Browser
Excel	.xlsx, .xls	Tabellen, Abrechnungen
CSV	.csv	Kontoauszüge als Textexport

Größenlimit

Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB pro Beleg. Das reicht für normale PDFs und Fotos problemlos aus.

Tipp: Qualität bei Fotos

Wenn du Papierbelege abfotografierst, achte auf:

• Gleichmäßige Beleuchtung (kein Schatten über dem Text)
• Gerade Ausrichtung
• Alle vier Ecken des Belegs im Bild

Eine lesbare Datei ist wichtig für die GoBD-konforme Belegarchivierung.

Was nicht unterstützt wird

Word-Dokumente (.docx), PowerPoint-Dateien und ZIP-Archive werden nicht akzeptiert. Konvertiere diese ggf. vorher in PDF.

Mehr zum Beleg-Workflow: Belege hochladen und zuordnen.

Beleg zuordnen

Nach dem Hochladen hat ein Beleg den Status Noch zuzuordnen (im Profi-Modus: unverbucht). Solange er nicht verknüpft ist, erscheint er als offener Posten in der Übersicht.

So funktioniert die Zuordnung

1. Gehe zu Belege im Menü.
2. Klicke in der Zeile des Belegs auf Zuordnen.
3. Es öffnet sich die Buchungsmaske mit den Belegdaten vorausgefüllt (Datum, Beschreibung, Referenz).
4. Passe Betrag, Kategorie und Steuerschlüssel an.
5. Speichere den Vorgang — der Beleg ist jetzt verknüpft und als Erledigt markiert.

Was vorausgefüllt wird

Wenn der Beleg einen Dateinamen, eine Beschreibung oder eine Referenznummer enthält, übernimmt epago diese Felder automatisch in die Buchungsmaske.

Beleg an bestehenden Vorgang hängen

Du kannst einen Beleg auch nachträglich an einen bereits erfassten Vorgang hängen — das geht aus der Beleg-Detailansicht heraus.

Warum Zuordnung wichtig ist

Ohne Beleg-Zuordnung fehlt der Belegpflicht-Nachweis für deine Buchung. Für eine GoBD-konforme Buchführung sollte jede Einnahme und Ausgabe einen digitalen Beleg haben.

Mehr: Belege verwalten.

Ersetzendes Scannen nach GoBD

Die GoBD erlauben das sogenannte ersetzende Scannen: Papierbelege dürfen vernichtet werden, wenn sie zuvor ordnungsgemäß digitalisiert wurden. Aber dafür gelten strenge Anforderungen.

Voraussetzungen für das ersetzende Scannen

• Das Scannen muss nach einer dokumentierten Verfahrensdokumentation erfolgen
• Der Scan muss bildidentisch mit dem Original sein (vollständig, lesbar, unveränderbar)
• Der Beleg muss unverzüglich nach dem Eingang gescannt werden
• Das Verfahren muss im Unternehmen schriftlich beschrieben sein

Was epago leistet

epago archiviert hochgeladene Belege GoBD-konform — das bedeutet:

• Jeder Beleg erhält bei Upload einen SHA-256-Prüfwert (Integritätsnachweis)
• Belege können nicht nachträglich überschrieben werden
• Archivierung mit Zeitstempel

Empfehlung

Ohne schriftlich dokumentiertes Verfahren zum ersetzenden Scannen in deinem Unternehmen solltest du Papieroriginalbelege bis zur gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre nach § 147 AO) sicher aufbewahren.

Wenn du unsicher bist, frage deinen Steuerberater. Die Anforderungen hängen von der Art des Belegs und deinem betrieblichen Prozess ab.

Mehr: Belege verwalten.

Preise in der Beta-Phase

epago befindet sich aktuell in der Beta-Phase. Das bedeutet: Die Software wird aktiv weiterentwickelt, und die endgültigen Preise stehen noch nicht fest.

Was das für dich bedeutet

• Zurzeit gibt es keine öffentlich bekannten Preislisten oder Abonnements
• Beta-Nutzer erhalten die Möglichkeit, die Software frühzeitig zu testen
• Über Preise und Verfügbarkeit informieren wir zuerst die Personen auf der Warteliste

Warteliste

Wenn du über den Beta-Start und künftige Preise informiert werden möchtest, trag dich auf epago.de auf der Warteliste ein.

Was du jetzt schon weißt

epago richtet sich an kleine Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) in Deutschland. Ziel ist eine unkomplizierte, GoBD-konforme Buchhaltungslösung ohne unnötigen Funktionswildwuchs — zu einem fairen Preis.

Fragen? Schreib uns über das Kontaktformular auf epago.de.

Firmendaten anpassen

Wenn sich dein Firmenname, deine Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. geändert haben, trägst du die neuen Daten unter Einstellungen ein.

So gehst du vor

1. Klicke im Menü auf Einstellungen.
2. Öffne den Tab Firmendaten (oder Unternehmen).
3. Passe die gewünschten Felder an:
   • Firmenname und Rechtsform
   • Steuernummer und USt-IdNr.
   • Adresse und Kontaktdaten
4. Speichere deine Änderungen.

Was ändert sich sofort?

• Neue Ausgangsrechnungen verwenden die aktuellen Firmendaten.
• Auf der ELSTER-Seite werden die neuen Steuer-Nummern verwendet.

Was bleibt unverändert?

Bereits ausgestellte Rechnungen und festgeschriebene Buchungen behalten ihre ursprünglichen Daten. Das ist nach GoBD vorgeschrieben — gebuchte Dokumente sind unveränderlich.

Buchhaltungseinstellungen

Kontenrahmen, Währung und Geschäftsjahresbeginn findest du im Tab Buchführung innerhalb der Einstellungen. Achtung: Den Kontenrahmen kannst du nach der Initialisierung nicht mehr wechseln.

API-Zugang in epago

epago stellt eine API bereit, über die andere Tools und Skripte auf deine Buchhaltungsdaten zugreifen können. Das ist nützlich, wenn du z. B. Exporte automatisieren oder epago in einen eigenen Workflow integrieren möchtest.

API-Schlüssel erstellen

1. Gehe im Menü auf Mein Konto.
2. Öffne den Bereich API-Schlüssel.
3. Klicke auf Neuen Schlüssel erstellen und vergib einen beschreibenden Namen (z. B. „Buchhaltungsexport”).
4. Kopiere den Schlüssel sofort — er wird nur einmal angezeigt.

Sicherheitshinweise

• Behandle API-Schlüssel wie Passwörter: nicht in öffentliche Code-Repositories einchecken.
• Du kannst Schlüssel jederzeit deaktivieren oder löschen, falls sie nicht mehr benötigt werden.
• Jeder Schlüssel ist deinem Mandanten zugeordnet — er kann nur auf deine eigenen Daten zugreifen.

Anwendungsfälle

• Automatischer Export von Buchungsdaten in ein externes System
• Integration mit Drittanbieter-Tools (z. B. Controlling-Software)
• Abruf von Belegen oder Rechnungen über ein Skript

Mehr dazu: Mein Konto und API-Schlüssel.

Datenspeicherung bei epago

Standort

Alle deine Buchhaltungsdaten werden in einer verwalteten PostgreSQL-Datenbank bei Supabase gespeichert. Das Rechenzentrum befindet sich in Frankfurt am Main, Deutschland — innerhalb der Europäischen Union.

Das bedeutet: Die DSGVO gilt vollständig, und deine Daten verlassen die EU nicht.

Verschlüsselung

• Übertragung: Alle Verbindungen zwischen deinem Browser und epago laufen über HTTPS (TLS-Verschlüsselung).
• Speicherung: Die Datenbank ist auf Infrastrukturebene verschlüsselt.

Datentrennung

Jeder Nutzer sieht ausschließlich seine eigenen Daten. epago setzt Row Level Security (RLS) in der Datenbank ein — das ist eine technische Schutzschicht, die verhindert, dass Daten verschiedener Nutzer gemischt werden.

Aufbewahrungspflicht

Buchhaltungsunterlagen müssen nach § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt werden. epago löscht deine Daten daher nicht automatisch — auch wenn du das Abonnement kündigst, hast du Anspruch auf einen Datenexport.

Wichtiger Hinweis

epago befindet sich in der Beta-Phase. Für konkrete Fragen zu Auftragsverarbeitung (AVV) oder Zertifizierungen wende dich bitte direkt an uns über epago.de.

Mehr zur Datentrennung: Sind meine Daten von anderen Nutzern getrennt?.

Das Löschverbot nach GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind die maßgeblichen Regeln der Finanzverwaltung für die digitale Buchführung.

Einer ihrer Kernpunkte: Gebuchte Einträge sind unveränderlich und dürfen nicht gelöscht werden.

Warum dieses Prinzip existiert

Buchführung ist ein Nachweisinstrument. Wenn Buchungen jederzeit still gelöscht werden könnten, wäre die Nachvollziehbarkeit für Finanzbehörden nicht mehr gegeben. Das Löschen würde bedeuten: Der Prüfer sieht nicht mehr, was tatsächlich gebucht wurde.

Das Gesetz verlangt deshalb, dass jede Korrektur selbst als Buchung sichtbar ist.

Die korrekte Methode: Storno

Wer eine fehlerhafte Buchung korrigiert, erstellt eine Storno-Buchung — das ist eine Gegenbuchung mit umgekehrten Beträgen.

• Die fehlerhafte Originalbuchung bleibt sichtbar und ist als storniert markiert.
• Die Storno-Buchung trägt das heutige Datum (nicht das Datum des Originalfehlers).
• Danach erfasst du den Vorgang erneut — korrekt.

Beide Buchungen (Original + Storno + Neubuchung) sind im Journal nachvollziehbar.

Was epago tut

epago setzt diese Anforderung technisch um:

• Festgeschriebene Vorgänge können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Der „Stornieren”-Button erzeugt automatisch die Gegenbuchung.
• Das Erfassungsdatum (created_at) ist durch einen Datenbank-Trigger unveränderlich geschützt.

Entwürfe darf ich löschen

Solange ein Vorgang noch den Status Entwurf hat, ist er noch nicht festgeschrieben. Entwürfe kannst du jederzeit bearbeiten oder löschen.

Mehr: Wie korrigiere ich eine falsche Buchung?.

Datentrennung in epago

epago ist eine mandantenfähige Software — das bedeutet, viele Firmen nutzen dieselbe Infrastruktur, sehen aber jeweils nur ihre eigenen Daten.

Wie die Trennung technisch funktioniert

epago verwendet Row Level Security (RLS) in der PostgreSQL-Datenbank. Das ist eine eingebaute Sicherheitsfunktion auf Datenbankebene:

• Jede Datenzeile (Buchung, Beleg, Rechnung, Einstellung) ist mit einer Nutzer-ID verknüpft.
• Die Datenbank erlaubt nur Abfragen, bei denen die Nutzer-ID der Anfrage mit der ID der Datenzeile übereinstimmt.
• Selbst wenn ein Programmierfehler in der Anwendungsschicht auftreten würde, verhindert die Datenbankebene den Zugriff auf fremde Daten.

Was das für dich bedeutet

• Du siehst im Menü, in der Suche und in allen Auswertungen ausschließlich deine eigenen Buchungen, Belege und Rechnungen.
• Kein anderer epago-Nutzer kann deine Daten lesen oder verändern.
• Das gilt auch für epago-Mitarbeitende im normalen Betrieb — ein Zugriff auf Mandantendaten erfolgt nur mit expliziter Einwilligung für Support-Zwecke.

Mandant = dein Firmenkonto

Wenn du mehrere Firmen buchhalterisch getrennt führen möchtest, benötigst du für jede Firma ein eigenes Konto. Die Daten sind dann vollständig voneinander isoliert.

Mehr zur Datenspeicherung: Wo werden meine Daten gespeichert?.