DATEV-Buchungsschlüssel: Vollständiger Praxisleitfaden

Überblick

DATEV-Buchungsschlüssel sind das Herzstück der automatisierten Buchhaltung in Deutschland. Sie steuern, auf welche Konten gebucht wird, wie Umsatzsteuer behandelt wird und welche Zahlungsbedingungen gelten.

Dieser Leitfaden erklärt die beiden Haupttypen – Automatikkonto-Funktionen und BU-Schlüssel – und zeigt mit praktischen Buchungsbeispielen, wie Sie sie korrekt in SKR03 und SKR04 einsetzen.

Was sind DATEV-Buchungsschlüssel?

Definition und Zweck

DATEV-Buchungsschlüssel sind numerische Codes (meist 1-2 Stellen), die bei jeder Buchung angegeben werden und automatisch folgende Informationen steuern:

Funktion	Beschreibung	Beispiel
Umsatzsteuer-Behandlung	Welcher Steuersatz gilt?	0%, 7%, 19%
Automatikkonto-Findung	Auf welches Steuerkonto wird gebucht?	1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)
Vorzeichen	Soll oder Haben?	Aktivmehrung/-minderung
Besondere Buchungslogik	Spezielle Steuerbehandlung	Skonto, Reverse Charge, ig. Erwerb

Die zwei Ebenen: Automatikkonto vs. BU-Schlüssel

Automatikkonto-Funktionen sind im Kontenplan hinterlegt und definieren die Beziehung zwischen Sachkonten und Steuerkonten:

Sachkonto	SKR03	SKR04	Automatikkonto (USt 19%)
Erlöse 19% USt	8400	4400	→ 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)
Bank	1200	1800	→ Skonto-Konto bei Zahlungseingang

BU-Schlüssel werden bei der Buchung gewählt und aktivieren die entsprechende Automatik:

BU-Schlüssel	Bedeutung	Betrag
1	Umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)	Nettobetrag
2	Umsatzsteuer 7%	Bruttobetrag
3	Umsatzsteuer 19%	Bruttobetrag
8	Vorsteuer 7%	Bruttobetrag
9	Vorsteuer 19%	Bruttobetrag
40	Aufhebung der Automatik bei Automatikkonten	—

Standard-BU-Schlüssel im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt die offizielle DATEV-Belegung der BU-Schlüssel gemäß DATEV Hilfe-Center Dok. 1008613. Die Schlüssel 1–9 sind die im Buchungsalltag am häufigsten verwendeten; die 20er-Reihe (Generalumkehr) und 40 sind Sonderfälle.

Kernschlüssel (1–9)

Schlüssel	Bedeutung	Steuersatz	Verwendung
1	Umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)	0%	§4 UStG, Kleinunternehmer (§19 UStG), ig. Lieferung
2	Umsatzsteuer 7%	7%	Verkauf ermäßigt besteuerter Waren (Lebensmittel, Bücher, E-Books)
3	Umsatzsteuer 19%	19%	Standardfall Verkauf bei B2C/B2B-Ausgangsrechnungen
4–7	Historische Sondersätze	—	Corona-Absenkung 2020 (5%, 16%); heute selten benötigt
8	Vorsteuer 7%	7%	Einkauf ermäßigt besteuerter Waren/Leistungen
9	Vorsteuer 19%	19%	Standardfall Einkauf bei Eingangsrechnungen

Merkhilfe: 1–3 = Ausgang (Umsatzsteuer auf Verkäufe), 8–9 = Eingang (Vorsteuer auf Einkäufe). Die Steuer auf den Schlüssel bezieht sich auf das Gegenkonto (DATEV-Konvention).

Generalumkehr (20er-Reihe)

Generalumkehr bedeutet: „dem Steuerschlüssel eine 2 voranstellen”. Sie kehren das normale Buchungsverhalten um (z. B. Haben statt Soll).

Schlüssel	Bedeutung	Steuersatz	Verwendung
20	Generalumkehr — ohne Steuer	0%	Stornoberichtigung, Rückbuchung
22	Generalumkehr — USt 7%	7%	Storno bei USt 7%-Buchung
23	Generalumkehr — USt 19%	19%	Storno bei USt 19%-Buchung
28	Generalumkehr — VSt 7%	7%	Storno bei VSt 7%-Buchung
29	Generalumkehr — VSt 19%	19%	Storno bei VSt 19%-Buchung

BU-Schlüssel 40: Aufhebung der Automatik

Schlüssel	Bedeutung	Verwendung
40	Aufhebung der Steuerautomatik bei Automatikkonten	Manuelle Buchung auf ein Automatikkonto ohne automatische Steuerzerlegung (DATEV gibt REW00310 aus, wenn BU 40 unzulässig eingegeben wird)

Wichtig: BU-Schlüssel 40 hebt die Automatik auf — er ist kein Einkaufsschlüssel für 19% VSt (häufiger Irrtum). Für Einkauf mit 19% VSt ist BU 9 korrekt.

Weitere Spezialschlüssel (Auswahl)

Schlüssel	Beschreibung	Typische Anwendung
10–19	§13b UStG / ig. Sachverhalte	Bauleistungen, Metall, Gas (BU 11), ig. Erwerb (BU 10)
91–94	Weitere §13b-Fälle	Mobilfunk, Tablet-PCs, Energielieferungen
19	Skonto bei Verkauf 19% USt	Automatische Steuerkorrektur bei Zahlungseingang
48	Skonto bei Einkauf 19% VSt	Automatische Vorsteuerkorrektur bei Zahlung

Automatikkonto-Funktionen erklärt

Wie Automatikkonten funktionieren

Jedes Konto im SKR03/SKR04 kann mehrere Automatikkonto-Funktionen haben. Diese sind im Kontenplan hinterlegt und werden durch den BU-Schlüssel aktiviert:

Standard-Automatikkonto-Funktionen

Funktion	Nr.	Beschreibung	SKR03	SKR04
Umsatzsteuer 19%	10	USt-Konto für Verkauf	1776	3806
Umsatzsteuer 7%	11	USt-Konto ermäßigt	1771	3801
Vorsteuer 19%	40	VSt-Konto für Einkauf	1576	1406
Vorsteuer 7%	41	VSt-Konto ermäßigt	1571	1401
Debitor-Automatik	14	Kundenkonto bei Rechnung	1400	1200
Kreditor-Automatik	54	Lieferantenkonto bei Rechnung	1600	3300
Skonto-Erlösminderung	18	Erlösschmälerung 19%	8720	4730
Skonto-Aufwandsminderung	58	Aufwandsminderung 19%	4736	6856

Praxis-Szenarien mit Buchungsbeispielen

Szenario 1: Warenverkauf mit Rechnung (BU 3 — USt 19%)

Ausgangslage: Verkauf von Waren für 1.190,00 € brutto (1.000,00 € netto + 190,00 € USt 19%). Der Kunde zahlt auf Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel.

Buchung bei Rechnungsstellung:

Konto	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Forderungen aus LuL	1400	1200	1.190,00 €
Erlöse 19% USt	8400	4400		1.000,00 €
Umsatzsteuer 19%	1776	3806		190,00 €

Buchung bei Zahlungseingang (30 Tage später):

Konto	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Bank	1200	1800	1.190,00 €
Forderungen aus LuL	1400	1200		1.190,00 €

Szenario 2: Einkauf mit Skonto (BU 9 + 48)

Ausgangslage: Wareneinkauf 5.950,00 € brutto (5.000,00 € netto + 950,00 € VSt 19%). Zahlungsbedingung: 3% Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tagen.

Buchung bei Rechnungseingang:

Konto	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Wareneingang 19% VSt	3400	5400	5.000,00 €
Vorsteuer 19%	1576	1406	950,00 €
Verbindlichkeiten LuL	1600	3300		5.950,00 €

Buchung bei Zahlung mit Skonto (3% = 178,50 €):

Skonto-Berechnung:

• Brutto-Skonto: 5.950,00 € × 3% = 178,50 €
• Netto-Skonto: 150,00 €
• VSt-Korrektur: 28,50 €
• Zahlbetrag: 5.771,50 €

Konto	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Verbindlichkeiten LuL	1600	3300	5.950,00 €
Bank	1200	1800		5.771,50 €
Erhaltene Skonti 19%	4736	6856		150,00 €
Vorsteuer 19% (Korrektur)	1576	1406		28,50 €

Szenario 3: Innergemeinschaftlicher Erwerb (BU 42)

Ausgangslage: Einkauf einer Maschine aus Italien für 10.000,00 € netto. Der italienische Lieferant hat eine gültige USt-ID, daher greift das Reverse-Charge-Verfahren.

Buchung:

Konto	SKR03	SKR04	Soll	Haben
Wareneinkauf ig. Erwerb 19%	3425	5425	10.000,00 €
VSt ig. Erwerb 19%	1574	1404	1.900,00 €
Verbindlichkeiten LuL	1600	3300		10.000,00 €
USt ig. Erwerb 19%	1774	3804		1.900,00 €

Auswirkung auf UStVA:

• Zeile 89: Bemessungsgrundlage ig. Erwerb: 10.000,00 €
• Zeile 93: USt ig. Erwerb: 1.900,00 €
• Zeile 59: Abziehbare VSt: 1.900,00 €

BU-Schlüssel und Konten: so hängen sie in SKR03 und SKR04 zusammen

Ein BU-Schlüssel steht nie für sich allein. Er wird zusammen mit einer Buchung auf ein Sachkonto oder ein Personenkonto (Debitor/Kreditor) erfasst und entscheidet erst dort, welche Steuer- und Automatikkonten zusätzlich angesprochen werden. Die Kontenfindung läuft also in zwei Schritten:

1. Sie buchen Konto gegen Gegenkonto, zum Beispiel Forderung gegen Erlöse.
2. Der BU-Schlüssel aktiviert die Automatik, die im Kontenplan hinterlegt ist: Er zerlegt den Bruttobetrag in Netto und Steuer und bebucht das passende Steuerkonto.

Bei Rechnungen über Personenkonten übernehmen dabei die Debitor-Automatik (Funktion 14) und die Kreditor-Automatik (Funktion 54) die Sammelkonten: 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bzw. 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen im SKR03, im SKR04 sind es 1200 (Forderungen) und 3300 (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen).

Wann ersetzt das Automatikkonto den Schlüssel? Ist das angesprochene Sachkonto selbst ein Automatikkonto, steckt die Steuerlogik bereits im Konto. Beispiel: Auf 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04) “Erlöse 19% USt” ist die Funktion 10 hinterlegt, die Umsatzsteuer landet automatisch auf 1776 bzw. 3806. Sie müssen die Steuer weder selbst rechnen noch separat buchen. Soll die Automatik in einem Einzelfall ausnahmsweise nicht greifen, heben Sie sie mit BU 40 auf.

Typische Kombinationen aus Konto und BU-Schlüssel

Vorgang	Konto SKR03	Konto SKR04	Typischer BU-Schlüssel
Ausgangsrechnung 19% USt	1400 Forderungen aus LuL	1200 Forderungen aus LuL	3 (USt 19%)
Ausgangsrechnung 7% USt	1400 Forderungen aus LuL	1200 Forderungen aus LuL	2 (USt 7%)
Eingangsrechnung 19% VSt	1600 Verbindlichkeiten aus LuL	3300 Verbindlichkeiten aus LuL	9 (VSt 19%)
Eingangsrechnung 7% VSt	1600 Verbindlichkeiten aus LuL	3300 Verbindlichkeiten aus LuL	8 (VSt 7%)
Zahlung einer Eingangsrechnung mit Skonto	1600 gegen 1200 Bank	3300 gegen 1800 Bank	48 (Skonto Einkauf 19%)
Storno einer 19%-USt-Buchung	1400 Forderungen aus LuL	1200 Forderungen aus LuL	23 (Generalumkehr USt 19%)
Manuelle Buchung auf ein Automatikkonto	8400 Erlöse 19% USt	4400 Erlöse 19% USt	40 (Automatik aufheben)

Die Steuerkonten selbst tauchen in der Erfassung nicht auf, sie werden über die Automatik angesteuert: Umsatzsteuer 19% auf 1776 (SKR03) bzw. 3806 (SKR04), Vorsteuer 19% auf 1576 (SKR03) bzw. 1406 (SKR04).

Was bedeutet BU-Schlüssel 3?

BU 3 ist der Standardschlüssel für Umsatzsteuer 19% und damit der häufigste Schlüssel bei Ausgangsrechnungen im B2B- und B2C-Geschäft. Sie geben den Bruttobetrag ein, das System rechnet daraus Netto und Steuer: 1.190 € / 1,19 = 1.000 € netto plus 190 € Umsatzsteuer. Angesprochen werden dabei die Automatikkonten 10 (Umsatzsteuer 19%, 1776 bzw. 3806) und 14 (Forderungen). Nach DATEV-Konvention bezieht sich die Steuer auf das Gegenkonto. Das Gegenstück auf der Einkaufsseite ist BU 9 (Vorsteuer 19%), der ermäßigte Satz läuft über BU 2 (USt 7%) bzw. BU 8 (VSt 7%).

Wofür steht BU-Schlüssel 40?

BU 40 hebt die Steuerautomatik bei Automatikkonten auf. Sie brauchen ihn, wenn Sie manuell auf ein Automatikkonto buchen wollen, ohne dass das System den Betrag automatisch in Netto und Steuer zerlegt. Zwei Punkte aus der Praxis:

• BU 40 ist kein Einkaufsschlüssel für 19% Vorsteuer. Das ist ein verbreiteter Irrtum, weil die Vorsteuer-Automatikkonto-Funktion ebenfalls die Nummer 40 trägt. Für den Einkauf mit 19% Vorsteuer ist BU 9 korrekt.
• Wird BU 40 an einer Stelle eingegeben, an der er nicht zulässig ist, meldet DATEV den Hinweis REW00310.

Was ist BU 94?

BU 94 gehört zur Reihe 91 bis 94, die weitere Fälle der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach §13b UStG abdeckt, unter anderem Mobilfunkgeräte, Tablet-PCs und Energielieferungen. Es handelt sich also um einen Reverse-Charge-Schlüssel und nicht um einen normalen Vorsteuerschlüssel: Umsatzsteuer und Vorsteuer werden in einem Vorgang gebucht und heben sich in der Zahllast auf.

Welcher Schlüssel aus dieser Reihe im Einzelfall passt, entscheidet der Sachverhalt auf der Rechnung. Prüfen Sie deshalb vor der Buchung: Fällt die Leistung unter §13b UStG, ist der Leistungsempfänger selbst Unternehmer, und steht der Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” auf der Rechnung? Falls ja, gehört der Vorgang auf einen §13b-Schlüssel und nicht auf BU 9. Für Bauleistungen ist das BU 11, für den innergemeinschaftlichen Erwerb BU 10 bzw. 42.

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler 1: Brutto/Netto-Verwechslung

Lösung: Bei Steuer-Schlüsseln (2, 3, 8, 9) immer Bruttobetrag eingeben! Das System rechnet Netto und Steuer automatisch heraus.

Fehler 2: Skonto ohne Steuerkorrektur

Folge des Fehlers: Finanzamt fordert Korrektur der Vorsteuer + ggf. Zinsen nach §233a AO.

Fehler 3: Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne USt-ID-Prüfung

Problem: BU-Schlüssel 42 verwendet, aber Lieferant hat keine gültige USt-ID. Finanzamt erkennt ig. Erwerb nicht an → volle deutsche USt fällig (zusätzlich zur italienischen).

Lösung:

1. Vor Bestellung: USt-ID über BZSt-Online prüfen
2. Dokumentation: Qualifizierte Bestätigung ausdrucken und 10 Jahre archivieren
3. Alternative: Bei fehlender USt-ID muss Lieferant deutsche USt berechnen

Fehler 4: Reverse Charge bei Bauleistungen vergessen

Problem: Deutsche Baufirma bucht Subunternehmer-Rechnung mit BU 9 (normale VSt 19%) statt BU 11 (§13b Bauleistungen).

Prüfschema für §13b UStG:

• Ist es eine Bauleistung, Gebäudereinigung, Metalllieferung oder Gaslieferung?
• Ist der Leistungsempfänger selbst Unternehmer dieser Branche?
• Steht “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” auf der Rechnung?

→ Falls ja: BU-Schlüssel 11 (§13b Bauleistungen) verwenden!

Fehler 5: 7% vs. 19% verwechselt

Produkt/Leistung	Steuersatz	Hinweis
Bücher, Zeitschriften	7%	Auch E-Books seit 2020
Hotelübernachtung	7%	Aber Frühstück = 19%!
Lebensmittel (Supermarkt)	7%	Verzehr vor Ort = 19%
Blumen/Pflanzen	7%	Floristik-Dienstleistung = 19%
Taxi (bis 50 km)	7%	Über 50 km = 19%

Lösung: Im Zweifelsfall §12 UStG konsultieren oder Steuerberater fragen!

Checkliste für korrekte BU-Schlüssel

Bei jeder Buchung prüfen

• Brutto oder Netto? Bei Steuer-Schlüsseln (2, 3, 8, 9) immer Bruttobetrag
• Richtiger Steuersatz? 7% oder 19%? §12 UStG beachten
• EU oder Drittland? Innergemeinschaftlich (BU 42/43) oder Import (BU 20)?
• Reverse Charge? §13b-Prüfung durchführen (BU 21)
• Skonto erhalten/gewährt? Steuer-Korrekturschlüssel (19, 48) verwenden
• Automatikkonto hinterlegt? Im Kontenplan prüfen
• USt-ID geprüft? Bei ig. Lieferungen BZSt-Bestätigung vorhanden?
• Belegnummer korrekt? Fortlaufende Nummern (GoBD)

Monatliche Kontrolle

• USt-Voranmeldung plausibel? Steuerkonten mit UStVA-Kennziffern abgleichen
• Skonto-Konten korrekt? Erlös-/Aufwandsminderung statt Ertrag/Aufwand
• Reverse-Charge-Buchungen komplett? USt und VSt beide gebucht?

Jährliche Prüfung

• Kontenstamm aktuell? Automatikkonten auf Richtigkeit prüfen
• Neue Gesetze beachtet? Steuersatzänderungen, neue §13b-Fälle
• Archivierung GoBD-konform? USt-ID-Prüfungen, Rechnungen, Buchungsbelege

Fazit

DATEV-Buchungsschlüssel sind mehr als nur Nummern – sie sind die Programmiersprache der deutschen Buchhaltung. Wer sie beherrscht, automatisiert 90% der Steuerlogik und vermeidet teure Fehler in der UStVA.

Wann zum Steuerberater?

• • Erstmalige Buchung von Reverse Charge oder innergemeinschaftlichem Erwerb
• • Unklare Steuersatz-Zuordnung (7% vs. 19%)
• • Komplexe Fälle: Dreiecksgeschäfte, Konsignationslager, Reihengeschäfte

Mit diesem Leitfaden haben Sie das Fundament für fehlerfreie, GoBD-konforme Buchhaltung – effizient und rechtssicher.

Rechtsquellen