DATEV

Definition

DATEV ist eine Genossenschaft, die IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte anbietet. Sie entwickelt Softwarelösungen, die vor allem in der Buchhaltung und Lohnabrechnung eingesetzt werden.

Bedeutung in der Praxis

DATEV spielt eine zentrale Rolle in der Buchführung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMUs) in Deutschland. Die Software ermöglicht es, Buchhaltungsprozesse effizient zu organisieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ein typisches Beispiel ist die Nutzung von DATEV zur Erstellung von Finanzbuchhaltungen, die dann direkt an den Steuerberater übermittelt werden können. Dies vereinfacht den Austausch von Informationen und minimiert Fehlerquellen, da alle Daten digital und strukturiert vorliegen.

Für KMUs, die keine eigene Buchhaltungsabteilung haben, bietet DATEV die Möglichkeit, Buchhaltungsarbeiten auszulagern und dennoch die Kontrolle über die finanzielle Lage des Unternehmens zu behalten. Durch die Integration mit anderen Softwarelösungen können Unternehmen ihre Buchhaltungsdaten mit Lohnabrechnungen und sogar mit Steuererklärungen verknüpfen. Dies spart Zeit und reduziert Verwaltungskosten.

Ein weiterer Vorteil der DATEV-Software ist die regelmäßige Aktualisierung, die sicherstellt, dass alle gesetzlichen Änderungen zeitnah in die Prozesse der Unternehmen integriert werden. Dies ist besonders wichtig angesichts der sich häufig ändernden steuerlichen Vorschriften.

Rechtliche Grundlagen

DATEV-Softwarelösungen sind darauf ausgelegt, die gesetzlichen Anforderungen der [GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”) (Grundsätze zur [ordnungsmäßigen](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Diese Grundsätze sind essenziell für die ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation im Sinne des deutschen Handels- und Steuerrechts.

Bis 2025 müssen alle Unternehmen, die DATEV-Software nutzen, sicherstellen, dass ihre Systeme die Anforderungen der GoBD einhalten. Dazu gehört unter anderem die Unveränderbarkeit von Daten und eine lückenlose Dokumentation von Änderungen. Auch die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) spielt eine wichtige Rolle, da DATEV mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeitet.

Praxisbeispiele

Hier sind einige Buchungsbeispiele, die die Verwendung von DATEV in der Praxis veranschaulichen. Beachten Sie, dass die Kontonummern je nach verwendetem Kontenrahmen ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”) oder [SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) variieren.

Beispiel 1: Bareinzahlung auf das Bankkonto

• Soll: Bank [Konto 1200](/konten/1200-bank “[Konto 1200](/konten[Konto 1000](/konten/1000-kasse [Konto 1000](/konten/1000-kasse “Konto 1000: KassKonto 1000e”) “Konto 1200: Bank”): Bank”) Konto 10001800 (SKR04)
• Haben: Kasse Konto 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04)

[Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”): “Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) an Haben Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) 1.000,00 €”

Beispiel 2[Konto 1576](/konten/1576-abziehbare-vorsteuer-aus[Konto 1200](/konten/1200-bank [Konto 1200](/konten/1200-bank “Konto 1200: [Konto 1576](/konten/1576-abziehbare-vorsteuer-aus-innergemeinschaftlichem-erwerb-19 “Konto 1576: Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftliche[Konto 1576](/konten/1576-abziehbare-vorsteuer-ausKonto 1200inschaftlichem-erwerb-19 “Konto 1576: Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19%“)9%“)ank”)inschaftlichem-erwerb-19 “Konto 1576: Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19%”) Büromaterial mit [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und B[Konto 1576](/konten/1576-abziehbare-vorsteuer-ausKonto 1200inschaftlichem-erwerb-19 “Konto 1576: Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19%”)

• Soll: Büromaterial (Aufwand)
• Soll: Abziehbare Vorsteu[Konto 1200](/konten/1200-bank Konto 12000: Bank”)to 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)
• Haben: Bank Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Um die Konten für Büromaterial zu bestimmen, ist es wichtig, den korrekten Aufwandskontenrahmen zu verwenden. Hier eine Tabelle mit möglichen Konten:

| Kont[Konto 1200](/konten/1200-bank Konto 12000: Bank”) Büromaterial KoKonto 1200 | | :----------- | :------------------------------------------------- | | SKR03 | 4930 (SKR03) Büromaterial | | SKR04 | 6815 (SKR04) Konto 1200ial |

Buchungssatz: “Soll Büromaterial 4930 (SKR03) / 6815 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 119,00 €” Buchungssatz: “Soll Abziehbare Vorsteuer 19% 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) /Konto 120004) 19,00 €”

Beispiel 3: Bezahlung einer Lieferantenrechnung

• Soll: [Verbindlichkeiten](/lexikon/glossar/verbindlichkeiten “Verbindlichkeiten - Definition und Bedeutung”) aus LieferungeKonto 1200tungen Konto 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04)
• Haben: Bank Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Buchungssatz: “Soll Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) an Haben Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 500,00 €”

Beispiel 4: Erhalt einer Kundenzahlung

• Soll: Bank Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)
• Haben: [Forderungen](/lexikon/glossar/forderungen “Forderungen - Definition und Bedeutung”) aus Lieferungen und Leistungen Konto 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04)

Buchungssatz: “Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) an Haben Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) 250,00 €”

Beispiel 5: Abschreibung einer EDV-Software (Digital-AfA)

Aufgrund der Digital-AfA (BMF Schreiben vom 22.02.2021) kann Software über 1 Jahr abgeschrieben werden.

• Soll: Abschreibungen auf Sachanlagen Konto 4830 (SKR03) / 6220 (SKR04)
• Haben: EDV-Software Konto 0027 (SKR03) / 0135 (SKR04)

Buchungssatz: “Soll Abschreibungen auf Sachanlagen 4830 (SKR03) / 6220 (SKR04) an Haben EDV-Software 0027 (SKR03) / 0135 (SKR04) 1.200,00 €”

Wichtige Hinweise zu den Kontenrahmen:

• Die hier genannten Kontonummern sind Beispiele und können je nach individueller Anpassung des Kontenrahmens abweichen.
• Es ist ratsam, sich bei der Kontenauswahl an den Standardkontenrahmen (SKR) zu halten und gegebenenfalls den Steuerberater zu konsultieren.

Häufige Fehler

1. Vernachlässigung von regelmäßigen Software-Updates, was zu Compliance-Problemen führen kann.
2. Unzureichende Datensicherung, die zu Datenverlust führen kann.
3. Fehlende Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Software, was zu Bedienfehlern führt.
4. Zu wenig Kontrolle über Zugriffsrechte, wodurch unbefugter Zugriff auf sensible Daten möglich wird.
5. Unzureichende Dokumentation von Änderungen, was zu Problemen bei Betriebsprüfungen führt.

Tipps für KMUs

1. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit DATEV, um Bedienfehler zu vermeiden.
2. Implementieren Sie ein effektives Datensicherungssystem, um Datenverluste zu verhindern.
3. Nutzen Sie die Möglichkeit, DATEV mit anderen Systemen zu integrieren, um Effizienzgewinne zu erzielen.
4. Überprüfen Sie regelmäßig die Zugriffsrechte innerhalb der Software, um Sicherheitslücken zu schließen.
5. Halten Sie die Software stets aktuell, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Aktuelle Regelungen (Stand 2025)

• Digital-AfA (BMF 22.02.2021): Software/Hardware Nutzungsdauer = 1 Jahr
• GWG-Grenze: 800,00 € netto (Sofortabschreibung)
• Sammelposten: 250,00 € - 1.000,00 €
• Kleinunternehmergrenze: 22.000,00 € Vorjahr

Siehe auch

DATEV ist eng mit dem Begriff Buchhaltungssoftware verknüpft, da es eine spezialisierte Form davon ist. Steuerberater nutzen DATEV häufig, um ihre Dienstleistungen effizienter zu gestalten. Weitere relevante Begriffe: GoBD, Jahresabschluss.