GoBD

Definition

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Richtlinien der deutschen Finanzverwaltung, die Anforderungen an die elektronische Buchführung und den Datenzugriff definieren. Sie sollen sicherstellen, dass betriebliche Unterlagen korrekt geführt und revisionssicher aufbewahrt werden.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die Einhaltung der GoBD von entscheidender Bedeutung, um Steuerprüfungen erfolgreich zu bestehen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die GoBD verlangen, dass alle steuerlich relevanten Daten unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig erfasst werden. Beispielsweise müssen Rechnungen und Belege so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit digital verfügbar und revisionssicher sind.

In der Praxis bedeutet das für KMUs, dass sie geeignete Softwarelösungen implementieren müssen, die eine ordnungsgemäße digitale Archivierung ermöglichen. Ein beliebtes Beispiel ist die Nutzung von Cloud-Lösungen, die sicherstellen, dass Daten nicht verloren gehen und jederzeit abrufbar sind. Auch der Einsatz von elektronischen Kassensystemen muss den GoBD entsprechen, damit die erfassten Umsätze korrekt dokumentiert werden.

Zudem spielt die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation eine zentrale Rolle. Unternehmen müssen dokumentieren, wie ihre Daten verarbeitet und aufbewahrt werden, um im Falle einer Betriebsprüfung die Einhaltung der Vorschriften nachweisen zu können.

Rechtliche Grundlagen

Die GoBD basieren auf verschiedenen gesetzlichen Regelungen, insbesondere der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Sie wurden erstmals im November 2014 veröffentlicht und seitdem regelmäßig aktualisiert, um den technologischen Veränderungen Rechnung zu tragen. Aktuell gelten die Bestimmungen der GoBD in der Fassung von 2020, die auch 2024/2025 relevant bleiben.

Wichtige Elemente der GoBD sind die Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Daten (§§ 145-147 AO) und die ordnungsgemäße Aufbewahrung (§ 257 HGB). Diese Paragraphen legen fest, dass elektronische Aufzeichnungen so geführt werden müssen, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist nicht verändert werden können, es sei denn, die Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert.

Praxisbeispiele

1. Ein Einzelhändler nutzt ein elektronisches Kassensystem, das alle Transaktionen GoBD-konform erfasst und speichert. Die Daten werden täglich automatisch gesichert und können bei einer Steuerprüfung lückenlos bereitgestellt werden.

2. Ein Dienstleistungsunternehmen digitalisiert alle eingehenden Rechnungen und speichert sie in einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem. Dadurch sind die Dokumente jederzeit zugänglich und unveränderbar archiviert.

3. Eine mittelständische Produktionsfirma erstellt eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnungserstellung beschreibt, um die GoBD-Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit zu erfüllen.

Häufige Fehler

1. Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation, die im Falle einer Prüfung nicht darlegt, wie Daten erfasst und verarbeitet werden.

2. Nutzung von Softwarelösungen, die keine revisionssichere Speicherung von Daten gewährleisten.

3. Veränderung von digitalen Belegen ohne entsprechende Dokumentation, was gegen die GoBD-Anforderungen verstößt.

4. Vernachlässigung der regelmäßigen Datensicherung, was im Falle eines Datenverlustes zu erheblichen Problemen führen kann.

5. Fehlende Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit GoBD-konformen Systemen und Prozessen.

Tipps für KMUs

1. Implementieren Sie eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware, die alle relevanten Funktionen abdeckt.

2. Erstellen und pflegen Sie eine detaillierte Verfahrensdokumentation, die alle Prozesse im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung beschreibt.

3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den GoBD-Anforderungen und im Umgang mit den genutzten Systemen.

4. Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um sicherzustellen, dass alle GoBD-Vorgaben eingehalten werden.

5. Nutzen Sie Cloud-Lösungen für die sichere, revisionssichere Archivierung Ihrer Daten.

Siehe auch

Der Begriff ordnungsmäßige Buchführung ist eng mit den GoBD verknüpft, da diese die Grundsätze für die elektronische Datenverarbeitung konkretisieren. Revisionssicherheit ist ein zentrales Element der GoBD, da sie sicherstellt, dass Daten unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Beide Begriffe sind wesentlich für die Einhaltung der GoBD und die erfolgreiche Umsetzung ihrer Anforderungen.