Passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) buchen

Überblick

Die passive Rechnungsabgrenzung (PRAP) ist ein essenzieller Bestandteil der vorbereitenden Jahresabschlussbuchungen für KMUs. Sie wird benötigt, um Einnahmen, die bereits im laufenden Geschäftsjahr erhalten wurden, aber das folgende Geschäftsjahr betreffen, korrekt abzugrenzen und periodengerecht zu erfassen.

Wann wird diese Buchung benötigt?

1. Du erhältst eine Zahlung für eine Dienstleistung oder ein Produkt, das erst im nächsten Jahr erbracht oder geliefert wird.
2. Vorauszahlungen von Kunden, die für das kommende Jahr bestimmt sind.
3. Mieteinnahmen, die im Voraus für das nächste Jahr gezahlt wurden.
4. Abonnements oder Mitgliedsbeiträge, die für das folgende Jahr bereits bezahlt wurden.

Buchungssatz

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		X
3700 (SKR03) / 3200 (SKR04)	Passive Rechnungsabgrenzung	X

Hinweis: Die Kontonummern können je nach verwendetem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) variieren. Im SKR03 wird üblicherweise das Konto 3700 für passive Rechnungsabgrenzung verwendet, im SKR04 das Konto 3200.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Identifiziere die Einnahmen: Überprüfe alle Zahlungseingänge, die für Leistungen oder Produkte bestimmt sind, die erst im nächsten Jahr erbracht werden.
2. Betrag ermitteln: Bestimme den genauen Betrag der Vorauszahlungen, die abgegrenzt werden müssen.
3. Buchung vornehmen: Buche den Betrag im Soll auf das Konto für Passive Rechnungsabgrenzung (3700 (SKR03) / 3200 (SKR04)) und im Haben auf das Bankkonto (1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)).
4. Kontrolle durchführen: Stelle sicher, dass alle Beträge korrekt erfasst sind und die Buchung mit den Zahlungsbelegen übereinstimmt.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein Kunde zahlt am 15. Dezember 2024 eine Jahresmiete von 12.000 € für das Jahr 2025.

Berechnung: Die gesamte Zahlung von 12.000 € betrifft das Jahr 2025 und muss vollständig abgegrenzt werden.

Buchung:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		12.000,00 €
3700 (SKR03) / 3200 (SKR04)	Passive Rechnungsabgrenzung	12.000,00 €

Wichtige Hinweise

• PRAP ist nur für Einnahmen relevant, die das nächste Geschäftsjahr betreffen.
• Die Abgrenzung sorgt für eine korrekte Darstellung der Erträge im Jahresabschluss.
• Prüfe regelmäßig die Abgrenzungen und passe sie bei Bedarf an.
• Dokumentiere alle zugrunde liegenden Verträge und Vereinbarungen.
• Bei Unklarheiten in der Abgrenzung, ziehe im Zweifel einen Steuerberater hinzu.

Häufige Fehler

1. Falsche Periodenabgrenzung: Einnahmen werden im falschen Jahr erfasst, was die Bilanz verfälscht.
2. Nicht-Erfassen von Vorauszahlungen: Übersehe keine Vorauszahlungen, um eine korrekte Bilanz zu gewährleisten.
3. Falsche Kontierung: Stelle sicher, dass die Konten korrekt verwendet werden, um Buchungsfehler zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen

Die passive Rechnungsabgrenzung ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Gemäß § 250 Abs. 2 HGB sind Einnahmen abzugrenzen, die im alten Geschäftsjahr bereits zugeflossen sind, aber das folgende Jahr betreffen. Diese Regelung stellt sicher, dass die Erträge periodengerecht erfasst werden.

Tipps für die Praxis

• Führe eine Liste aller Vorauszahlungen, um den Überblick zu behalten.
• Aktualisiere regelmäßig Deine Abgrenzungen, insbesondere bei Änderungen in Verträgen.
• Verwende geeignete Software, um die Abgrenzungen automatisch zu verwalten und Fehler zu minimieren.
• Halte Rücksprache mit Deinem Steuerberater, um komplexe Abgrenzungssachverhalte zu klären.

Diese Vorlage hilft Dir, passive Rechnungsabgrenzungen korrekt zu buchen und so die Jahresabschlüsse Deines Unternehmens ordnungsgemäß und gesetzeskonform zu gestalten. Nutze die Anleitung und Beispiele, um die Buchungsvorgänge sicher und effizient durchzuführen.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
• BMF-Schreiben zur E-Bilanz (28.09.2011 (laufend aktualisiert), BStBl I 2011, 855)