Datenübernahme: Bestehende Buchhaltung aus DATEV oder Lexware Office importieren
Wie du beim Umstieg deine bestehende Buchhaltung übernimmst — Buchungsexport aus DATEV/Lexware Office importieren und Eröffnungsbilanz (Anfangsbestände) erfassen.
Überblick
Wenn du mitten im Geschäftsjahr von DATEV, Lexware Office (ehemals Lexoffice) oder einer anderen Buchhaltung zu epago wechselst, musst du nichts von Hand nacherfassen. Die Ersteinrichtung übernimmt deine bisherigen Buchungen aus einem Export und hilft dir, die Eröffnungsbilanz (deine Anfangsbestände) korrekt einzubuchen — damit Konten, Salden und Auswertungen ab dem ersten Tag stimmen.
Die Datenübernahme besteht aus drei Schritten, die du direkt hintereinander in der Ersteinrichtung durchläufst: zuerst die Eröffnungsbilanz aus deinem letzten Jahresabschluss, danach deine laufende Buchhaltung aus DATEV oder Lexware Office, zum Schluss eine automatische Prüfung deiner übernommenen Daten. Du erreichst sie über Ersteinrichtung (Menü bzw. direkt unter /ersteinrichtung). Jeder Schritt ist freiwillig: Fehlt dir gerade etwas, klickst du auf „Weiter” und trägst es später nach. Schritt 1 und Schritt 2 zeigen dir vor dem Buchen immer erst eine Vorschau, es wird nichts ungeprüft gespeichert; Schritt 3 prüft nur, ohne etwas an deinen Buchungen zu verändern.
Voraussetzung: Lege zuerst über den Einrichtungs-Assistenten deinen Kontenrahmen an (SKR03/SKR04). epago erkennt beim Import zwar den Kontenrahmen aus dem Export, ordnet die Buchungen aber deinem eingerichteten Konto zu.
Schritt 1: Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz erfassen
Im ersten Schritt erfasst du deine Eröffnungsbilanz, also die Anfangsbestände zum Jahresbeginn (Kasse, Bank, Forderungen, Verbindlichkeiten, Eigenkapital usw.). Diese Werte stehen nicht im laufenden Buchungsexport aus Schritt 2, sie kommen aus deinem letzten Jahresabschluss oder deiner Saldenliste. Der Schritt ist freiwillig: Buchst du erst ab Geschäftsjahresbeginn oder willst die Anfangsbestände später nachtragen, klickst du einfach auf „Weiter” und gehst direkt zu Schritt 2.
So läuft Schritt 1 ab:
- Geschäftsjahr einstellen (Vorauswahl: das Vorjahr). Die Anfangsbestände werden zum 01.01. dieses Jahres gebucht.
- Anfangsbestände erfassen — drei Wege:
- Jahresabschluss oder E-Bilanz hochladen (empfohlen): Lade deinen letzten Jahresabschluss als PDF oder deine E-Bilanz als XML/XBRL hoch. epago liest die Schlussbilanz per KI aus, ordnet die Bilanzposten automatisch den passenden SKR04-Konten zu und füllt die EB-Tabelle vor; den Bilanzstichtag erkennt epago dabei ebenfalls und setzt daraus das Geschäftsjahr (z. B. Stichtag 31.12.2023 → Eröffnungsbilanz zum 01.01.2024). Posten, die sich nicht automatisch zuordnen lassen, werden rot markiert — die ordnest du von Hand einem Konto zu. Geprüft und gebucht wird anschließend genau wie bei den anderen beiden Wegen. Die Datei darf maximal 4,5 MB groß sein; sehr große E-Bilanz-Dateien lehnt epago mit einem Hinweis ab. Diese KI-Auslese benötigt eine serverseitige Anbindung — ist sie nicht verfügbar, weist epago freundlich auf die Saldenlisten- oder manuelle Eingabe hin.
- Saldenliste hochladen: Eine Summen- und Saldenliste (SuSa) aus DATEV oder Lexware Office als CSV hochladen. epago liest die Salden aus und füllt die Tabelle vor.
- Manuell eintragen: Je Zeile ein Konto und seinen Saldo auf Soll oder Haben angeben.
- Live-Validierung beachten: epago zeigt laufend die Summen Soll und Haben sowie die Differenz. Eine ausgeglichene Eröffnungsbilanz muss
Soll = Habenergeben. Ist sie unausgeglichen, weist epago darauf hin und gleicht den Differenzbetrag über das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) aus. - Buchungsmodus wählen: Standardmäßig ist „Direkt festschreiben” ausgewählt, empfohlen für den Regelfall. Wer die Buchung vorher noch einmal in Ruhe prüfen will, wählt stattdessen „Als Entwurf übernehmen”; Entwürfe erscheinen erst nach der endgültigen Buchung auf den Kontenblättern. Fehlt eines der erfassten Konten (auch ein Debitoren- oder Kreditorenkonto) noch in deinem Kontenplan, zeigt epago das vorab an: Es wird beim Buchen automatisch angelegt, du musst nichts von Hand vorbereiten.
- Auf „Eröffnungsbilanz buchen → Weiter” klicken. epago erzeugt eine einzige Buchung mit allen Positionen (inkl. Ausgleich), legt dabei fehlende Konten an und geht danach automatisch zu Schritt 2 weiter. Bei „Direkt festschreiben” ist die Eröffnungsbilanz danach GoBD-konform gesperrt und lässt sich nicht erneut buchen; eine Korrektur läuft wie bei jeder festgeschriebenen Buchung über eine Stornobuchung. Ohne erfasste Anfangsbestände führt ein Klick auf „Weiter” ebenfalls direkt zu Schritt 2, ohne dass etwas gebucht wird.
Tipp: Die SuSa zum Stichtag 31.12. des Vorjahres ist die ideale Quelle für die Anfangsbestände — die Schlusssalden des Vorjahres sind die Eröffnungswerte des neuen Jahres (Saldenvortrag).
Wenn Soll und Haben nicht übereinstimmen: der Differenz-Assistent
Geht deine Eröffnungsbilanz nicht auf, zeigt epago neben der Differenz einen Button „Differenz klären”. Er öffnet ein Seitenpanel, den Differenz-Assistenten: Du lädst dort deinen Jahresabschluss, deine E-Bilanz oder deine Saldenliste hoch (auch mehrere Unterlagen gleichzeitig sind möglich), und epago vergleicht sie mit deinen bereits erfassten EB-Positionen. Das Ergebnis sind konkrete Korrekturvorschläge je Konto, die du einzeln übernehmen oder verwerfen kannst.
- Steuerbilanz-Hinweis: Erkennt epago in deinem Hauptdokument eine Steuerbilanz statt einer Handelsbilanz, startet die Analyse nicht automatisch. Für die laufende Fibu-Eröffnungsbilanz ist grundsätzlich die Handelsbilanz maßgeblich (Maßgeblichkeitsprinzip), die Steuerbilanz wird daraus erst abgeleitet. epago fragt in diesem Fall nach: Entweder du lädst stattdessen die Handelsbilanz hoch, oder du entscheidest dich bewusst dafür, mit der Steuerbilanz weiterzuarbeiten.
- KI-Ergebnis, keine Steuerberatung: Die Einschätzung des Differenz-Assistenten wird von einer mit deinem Konto verknüpften KI (Anthropic Claude) erstellt. Sie ist eine Unterstützung beim Selbermachen, keine Empfehlung von epago und keine Steuerberatung. Prüfe die Vorschläge, bevor du sie übernimmst — im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.
- Nachvollziehbar: epago protokolliert jede Analyse und die Korrekturen, die du daraus übernimmst.
- Ohne serverseitige KI-Anbindung steht der Differenz-Assistent nicht zur Verfügung; die Eröffnungsbilanz lässt sich dann trotzdem manuell über das Eröffnungsbilanzkonto 9008 ausgleichen und später über die Abstimmung korrigieren.
Schritt 2: Laufende Buchhaltung übernehmen
Im zweiten Schritt lädst du den Export deiner bisherigen laufenden Buchhaltung hoch. epago erkennt das Format automatisch und legt aus den Daten Buchungen, fehlende Konten sowie Kunden und Lieferanten an. Auch dieser Schritt ist freiwillig: Hast du keinen Export zur Hand, klickst du auf „Weiter zur Prüfung” und gehst direkt zu Schritt 3, deine laufenden Vorgänge bucht du dann in epago selbst.
Welche Exporte kannst du hochladen?
epago liest zwei Arten von Paketen, einzeln oder als ZIP:
- „Export Konten” (Konten-Journal, CSV): In Lexware Office/DATEV der kontenbezogene Export mit Spalten wie „Konto”, „Kontobezeichnung” und „Gegenkonto”. Das ist deine Buchungsquelle — epago rekonstruiert daraus die einzelnen Buchungssätze.
- „Belegbilder mit Belegdaten” (ZIP): Enthält je Beleg die eigentliche PDF-Datei und die zugehörigen Belegdaten (Belegnummer, Datum, Betrag). Nur mit diesen Belegdaten kann epago einen Beleg automatisch der passenden Buchung zuordnen. Hast du keinen Konten-Journal-Export dabei, nutzt epago diese Belegdaten notfalls auch als Buchungsquelle.
Wichtig — falsche Export-Variante ist der häufigste Stolperstein: Der klassische DATEV-Buchungsstapel-Export im EXTF-Format wird von epago aktuell nicht eingelesen. Lädst du eine solche Datei hoch, erkennt epago sie zwar als DATEV-EXTF-Datei, übernimmt daraus aber keine Buchungen — exportiere stattdessen „Export Konten”. Ebenso reicht ein reiner Beleg-Export ohne Belegdaten („Belegbilder”, nur die PDFs) nicht für die automatische Verknüpfung: epago speichert die Belege zwar, kann sie aber mangels Belegnummer, Datum und Betrag keiner Buchung zuordnen. Exportiere in Lexware Office für die automatische Verknüpfung „Belegbilder mit Belegdaten”.
So läuft Schritt 2 ab:
- ZIP-Datei in das Upload-Feld ziehen oder einzelne Dateien per Klick auswählen.
- epago klassifiziert die Dateien automatisch und meldet, was erkannt wurde — z. B. „Konten-Journal erkannt” oder „N Belegdaten erkannt (Buchungsquelle: BEDI)”. Erkennt epago einen Beleg-Export ohne Belegdaten, warnt es dich vor der Vorschau: Die Belege lassen sich dann nicht automatisch verknüpfen.
- Auf Vorschau erstellen klicken. Die Vorschau ist reine Anzeige und schreibt nichts in deine Buchhaltung.
- Vorschau prüfen. epago zeigt dir:
- den erkannten Kontenrahmen (SKR03/SKR04),
- die Anzahl der Buchungen,
- neu anzulegende Konten sowie erkannte Kunden und Lieferanten,
- die Beleg-Zuordnung und die Soll-/Haben-Balance.
- Eventuelle Warnungen beachten — etwa unausgeglichene Buchungssätze oder ein Kontenrahmen, der nicht zu deinem Konto passt.
- Buchungstabelle durchsehen (Datum, Beleg, Text, Betrag, Status).
- Auf Als Entwurf importieren klicken. epago bucht jetzt alle Daten, legt fehlende Konten und Personenkonten an und verknüpft — falls vorhanden — die Beleg-PDFs mit der jeweiligen Buchung.
- Auf „Weiter zur Prüfung →” klicken, um zu Schritt 3 zu gelangen.
Personenkonten: Erkannte Kunden und Lieferanten werden als echte Konten angelegt und automatisch gegen die passenden Sammelkonten gebucht — du musst sie nicht von Hand zuordnen.
Doppelte Importe: epago erkennt identische Buchungen anhand einer Prüfsumme (aus Datum, Referenz und Buchungszeilen). Lädst du dieselbe Datei versehentlich erneut hoch, werden bereits vorhandene Buchungen nicht ein zweites Mal angelegt.
Schritt 3: Prüfen und abschließen
Im letzten Schritt prüft epago automatisch, ob deine übernommenen Daten stimmig sind: rein lesend, ohne dass sich etwas an deinen Buchungen ändert. Die Prüfung startet, sobald du Schritt 3 betrittst; über Erneut prüfen lässt sie sich jederzeit wiederholen. Geprüft wird:
- Soll = Haben je Monat: ob sich Soll- und Habenbuchungen für jeden Monat ausgleichen.
- Saldenvortragskonten: ob sich die Saldenvortragskonten auf null netten.
- Eröffnungsbilanzkonto 9008: ob das EBK ausgeglichen ist; ein Restsaldo zeigt eine unausgeglichen übernommene Eröffnungsbilanz.
- Kontenplan-Lücken: ob es bebuchte Konten gibt, die noch nicht im Kontenplan angelegt sind.
Jeder Punkt zeigt ein Ergebnis (In Ordnung oder Warnung) mit aufklappbaren Details. Warnungen halten dich nicht auf: Du kannst die Einrichtung trotzdem abschließen und offene Punkte später klären. Ist die dafür nötige Datenbank-Migration auf deinem Stand noch nicht eingespielt, weist epago freundlich darauf hin, die Einrichtung lässt sich auch dann abschließen.
Für einen tieferen Abgleich verweist Schritt 3 auf die Seite Abstimmung (Menü Berichte → Abstimmung). Die interne Prüfung aus Schritt 3 läuft dort noch einmal unter „Plausibilitäten”, zusätzlich stehen zwei weitere, ebenfalls rein lesende Abgleiche zur Verfügung:
- SuSa-Abgleich: Lade dieselbe Summen- und Saldenliste aus deinem Altsystem noch einmal hoch (als CSV) und wähle den Stichtag. epago vergleicht jeden Kontosaldo einzeln und zeigt je Konto, ob er übereinstimmt, abweicht, nur in der Quelle oder nur in epago vorkommt, dazu ein Gesamturteil.
- Eröffnungsbilanz-Abgleich: Wähle das Geschäftsjahr und lade deine Schlussbilanz erneut hoch (CSV, Jahresabschluss-PDF oder E-Bilanz-XML). epago vergleicht die Quelle mit der gebuchten Eröffnungsbilanz und meldet, falls die EB noch fehlt, nur als Entwurf vorliegt oder storniert wurde.
Der PDF-/XML-Weg beim Eröffnungsbilanz-Abgleich nutzt dieselbe KI-Auslese wie in Schritt 1 und braucht daher eine serverseitige Anbindung; der Weg über CSV steht immer offen. Die Abstimmung korrigiert nichts automatisch, sie zeigt dir nur, wo du nacharbeiten solltest.
Zum Abschluss klickst du auf „Einrichtung abschließen →”. epago bestätigt „Einrichtung abgeschlossen” und bringt dich zum Dashboard.
Wie es nach dem Import weitergeht
Der Import legt deine übernommenen Buchungen als Entwürfe an — gebucht (festgeschrieben) sind sie noch nicht. Zwei Stellen helfen dir, sie sauber abzuschließen:
- Buchungsstapel: Unter Buchungsstapel bietet dir epago an, alle Entwürfe ohne Stapel automatisch nach Buchungsdatum auf Monatsstapel zu verteilen („Stapel automatisch erstellen”). Jeden Stapel kannst du einzeln oder über „Alle Stapel prüfen” maschinell prüfen lassen (Soll/Haben, Datum, Kontenplausibilität) und zusätzlich eine KI-Prüfung der Buchungen anstoßen — eine ergänzende Einschätzung, die die reguläre Prüfung nicht ersetzt und ebenfalls kein Ersatz für eine Steuerberatung ist. Sind die Stapel in Ordnung, buchst du sie einzeln oder gesammelt über „Alle offenen Stapel buchen” endgültig fest.
- Aufgaben: Unter Aufgaben sammelt epago Datenqualitäts-Hinweise aus dem Import — etwa Buchungen ohne Beleg, Belege ohne Buchung oder Konten ohne Einordnung. Das hält dich beim Import nicht auf, du kannst die Punkte in Ruhe nacharbeiten.
Importierte Buchung ohne Steuerprüfung
Eine dieser Aufgaben verdient eine Erklärung, weil sie nur beim Import auftritt.
Wenn du in epago selbst buchst, prüft epago bei jedem Buchungssatz, ob Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag zusammenpassen. Bei einer übernommenen Buchung geht das nicht immer: der Export deines Altsystems liefert den Steuersatz in Prozent, aber nicht den DATEV-Steuerschlüssel (Buchungsschlüssel), an dem die Prüfung ansetzt. epago übernimmt die Buchung deshalb genau so, wie sie in deinem Altsystem stand, und erfindet keinen Steuerschlüssel dazu. Was dein Berater gebucht hat, bleibt stehen.
Berührt so eine Buchung ein Erlös-, Aufwands- oder Steuerkonto, aus dem die Umsatzsteuer-Voranmeldung ihre Zahlen zieht, meldet epago sie als Aufgabe „Importierte Buchung ohne Steuerprüfung”. Der Import selbst wird davon nicht aufgehalten, und du bekommst die Zahl schon direkt nach der Übernahme im Abschlussbericht zu sehen.
Du hast drei Wege:
- Der Satz ist noch ein Entwurf: Trag den Steuerschlüssel nach oder lass ihn vom KI-Assistenten nachtragen. Beim Buchen läuft die Prüfung dann normal an.
- Der Satz ist schon gebucht: Gebuchte Sätze sind unveränderlich (GoBD). Stimmt er nicht, ist der Weg eine Stornobuchung (Gegenbuchung) und eine neue Buchung mit Steuerschlüssel.
- Der Satz stimmt: Dann stell die Aufgabe mit einer kurzen Begründung zurück oder weise sie ab. Die Begründung bleibt nachvollziehbar.
Passt die übernommene Steuer nicht zum Entgelt (mehr als ein Cent Abweichung, also keine Rundung), nennt die Aufgabe zusätzlich den Betrag, der zu Entgelt und Steuersatz gehören würde. Auch hier ändert epago nichts von allein: bei einer fremden Rechnung schuldet der Aussteller den Betrag, den er ausgewiesen hat (§ 14c UStG).
Zahlungen, Umbuchungen und Saldenvorträge berühren kein Steuerkonto und erscheinen deshalb nicht in dieser Liste. Von einem größeren Import bleibt also nur ein Bruchteil übrig.
Buchungen aus einem anderen Zeitraum: Der Abschlussbericht sagt außerdem, wenn übernommene Buchungen weder ins laufende noch ins vorige Geschäftsjahr fallen. Das ist meistens ein Hinweis darauf, dass die falsche Datei hochgeladen wurde. Geprüft, nicht blockiert.
Für den Vollständigkeits-Check gegen dein Altsystem bleibt die Seite Abstimmung (siehe oben) dein Werkzeug — sie zeigt dir konto- oder wertweise, wo epago noch von deiner alten Buchhaltung abweicht.
Typische Stolpersteine
- Falsche Export-Variante gewählt. Der häufigste Fehler: Statt „Export Konten” wird der DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format hochgeladen. epago erkennt die Datei, liest daraus aber keine Buchungen ein. Prüfe im Klassifizierungs-Hinweis, ob wirklich „Konten-Journal erkannt” steht — nicht nur „DATEV-EXTF-Datei erkannt”.
- Steuerbilanz statt Handelsbilanz hochgeladen. Für die Eröffnungsbilanz der laufenden Fibu ist die Handelsbilanz maßgeblich. Erkennt epago eine Steuerbilanz, startet keine automatische Analyse — es fragt erst nach, ob du stattdessen die Handelsbilanz hochladen oder bewusst mit der Steuerbilanz weiterarbeiten willst.
- Belege ohne Belegdaten hochgeladen. Ein reiner Beleg-Export („Belegbilder”) enthält nur die PDFs, keine Belegnummern, Daten oder Beträge — eine automatische Verknüpfung mit Buchungen ist damit strukturell nicht möglich. Für die automatische Verknüpfung brauchst du „Belegbilder mit Belegdaten”.
- Kontenrahmen des Exports passt nicht zu deinem Konto. Wurde dein Konto z. B. mit SKR03 eingerichtet, der Export stammt aber aus SKR04, legt epago neue Konten unter dem erkannten Kontenrahmen des Exports an. Kontrolliere die Warnung in der Vorschau, bevor du importierst.
GoBD: Was beim Import unveränderbar ist
Alle übernommenen Daten sind GoBD-konform abgelegt. Importierte Buchungen sind als solche gekennzeichnet und können nicht nachträglich bearbeitet werden — eine Korrektur ist nur über eine GoBD-konforme Stornobuchung (Gegenbuchung) möglich, nicht durch Löschen oder Ändern. Das gilt auch für die Eröffnungsbilanz, sobald sie gebucht ist. Solange Buchungen als Entwurf vorliegen, kannst du sie vor dem endgültigen Buchen noch verwerfen.
Häufige Fragen
- Mein Export wird nicht erkannt. Prüfe, ob es sich um „Export Konten” (Konten-Journal-CSV) oder einen unterstützten Lexware-Office-Export handelt. Ein reiner PDF-Ausdruck der Buchungsliste oder ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format lässt sich nicht importieren — es wird der Konten-Export benötigt.
- Die Vorschau zeigt einen anderen Kontenrahmen als mein Konto. Dann passt der erkannte Kontenrahmen des Exports nicht zu dem in epago eingerichteten. Richte zunächst den passenden Kontenrahmen ein.
- Soll und Haben der Eröffnungsbilanz stimmen nicht überein. Kontrolliere die erfassten Salden; epago zeigt die Differenz an und bucht sie auf das EBK. Nutze bei Bedarf den Differenz-Assistenten (siehe Schritt 1) oder prüfe die Quelle (SuSa) noch einmal, statt eine große Differenz pauschal auszugleichen.
- Warum meldet epago „Importierte Buchung ohne Steuerprüfung”? Weil die Buchung aus deinem Altsystem keinen Steuerschlüssel mitbringt und epago keinen erfindet. Die Buchung ist übernommen und vollständig, nur ungeprüft. Du entscheidest, ob du den Schlüssel nachträgst, den Satz stornierst und neu buchst oder ihn mit Begründung so stehen lässt. Ausführlich unter „Wie es nach dem Import weitergeht”.
- Meine Belege sind hochgeladen, aber nicht mit Buchungen verknüpft. Wahrscheinlich stammen sie aus einem Beleg-Export ohne Belegdaten. Exportiere in Lexware Office „Belegbilder mit Belegdaten” und lade das ZIP erneut hoch; alternativ ordnest du die Belege unter „Belege” von Hand zu.