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Erste Schritte 6 Min Lesezeit

Datenübernahme: Bestehende Buchhaltung aus DATEV oder Lexware Office importieren

Wie du beim Umstieg deine bestehende Buchhaltung übernimmst — Buchungsexport aus DATEV/Lexware Office importieren und Eröffnungsbilanz (Anfangsbestände) erfassen.

Überblick

Wenn du mitten im Geschäftsjahr von DATEV, Lexware Office (ehemals Lexoffice) oder einer anderen Buchhaltung zu epago wechselst, musst du nichts von Hand nacherfassen. Die Ersteinrichtung übernimmt deine bisherigen Buchungen aus einem Export und hilft dir, die Eröffnungsbilanz (deine Anfangsbestände) korrekt einzubuchen — damit Konten, Salden und Auswertungen ab dem ersten Tag stimmen.

Die Datenübernahme besteht aus zwei Schritten, die du nacheinander durchläufst. Du erreichst sie über Ersteinrichtung (Menü bzw. direkt unter /ersteinrichtung). Beide Schritte zeigen dir vor dem Buchen immer erst eine Vorschau — es wird nichts ungeprüft gespeichert.

Voraussetzung: Lege zuerst über den Einrichtungs-Assistenten deinen Kontenrahmen an (SKR03/SKR04). epago erkennt beim Import zwar den Kontenrahmen aus dem Export, ordnet die Buchungen aber deinem eingerichteten Konto zu.

Schritt 1: Buchungsexport übernehmen

Im ersten Schritt lädst du den Export deiner bisherigen Buchhaltung hoch. epago erkennt das Format automatisch und legt aus den Daten Buchungen, fehlende Konten sowie Kunden und Lieferanten an.

Welche Dateien kannst du hochladen?

  • DATEV-Konten-Journal als CSV (der klassische Buchungsstapel-Export).
  • Optional die zugehörigen Belegbilder (PDF/Bilder, z. B. aus einem DATEV-BEDI-Export) — als ZIP zusammen mit dem Journal.
  • Lexware-Office-Export im entsprechenden Format.

So läuft Schritt 1 ab:

  1. ZIP-Datei in das Upload-Feld ziehen oder einzelne Dateien per Klick auswählen.
  2. epago klassifiziert die Dateien automatisch und meldet, was erkannt wurde — z. B. „Konten-Journal erkannt” oder „N Belegdaten erkannt”.
  3. Auf Vorschau erstellen klicken. Die Vorschau ist reine Anzeige und schreibt nichts in deine Buchhaltung.
  4. Vorschau prüfen. epago zeigt dir:
    • den erkannten Kontenrahmen (SKR03/SKR04),
    • die Anzahl der Buchungen,
    • neu anzulegende Konten sowie erkannte Kunden und Lieferanten,
    • die Beleg-Zuordnung und die Soll-/Haben-Balance.
  5. Eventuelle Warnungen beachten — etwa unausgeglichene Buchungssätze oder ein Kontenrahmen, der nicht zu deinem Konto passt.
  6. Buchungstabelle durchsehen (Datum, Beleg, Text, Betrag, Status).
  7. Auf Als Entwurf importieren klicken. epago bucht jetzt alle Daten, legt fehlende Konten und Personenkonten an und verknüpft — falls vorhanden — die Beleg-PDFs mit der jeweiligen Buchung.

Personenkonten: Erkannte Kunden und Lieferanten werden als echte Konten angelegt und automatisch gegen die passenden Sammelkonten gebucht — du musst sie nicht von Hand zuordnen.

Doppelte Importe: epago erkennt identische Buchungen anhand einer Prüfsumme (aus Datum, Referenz und Buchungszeilen). Lädst du dieselbe Datei versehentlich erneut hoch, werden bereits vorhandene Buchungen nicht ein zweites Mal angelegt.

Schritt 2: Eröffnungsbilanz (Anfangsbestände) erfassen

Der Buchungsexport enthält in der Regel nur die laufenden Geschäftsvorfälle — nicht aber die Anfangsbestände zum Jahresbeginn (Kasse, Bank, Forderungen, Verbindlichkeiten, Eigenkapital usw.). Diese Eröffnungsbilanz erfasst du im zweiten Schritt. Der Schritt ist optional und lässt sich überspringen, wenn du erst ab Geschäftsjahresbeginn buchst.

So läuft Schritt 2 ab:

  1. Geschäftsjahr einstellen (Vorauswahl: das Vorjahr). Die Anfangsbestände werden zum 01.01. dieses Jahres gebucht.
  2. Anfangsbestände erfassen — zwei Wege:
    • Saldenliste hochladen: Eine Summen- und Saldenliste (SuSa) aus DATEV oder Lexware Office als CSV hochladen. epago liest die Salden aus und füllt die Tabelle vor.
    • Manuell eintragen: Je Zeile ein Konto und seinen Saldo auf Soll oder Haben angeben.
  3. Live-Validierung beachten: epago zeigt laufend die Summen Soll und Haben sowie die Differenz. Eine ausgeglichene Eröffnungsbilanz muss Soll = Haben ergeben. Ist sie unausgeglichen, weist epago darauf hin und gleicht den Differenzbetrag über das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) aus.
  4. Auf Eröffnungsbilanz buchen klicken. epago erzeugt eine einzige Buchung mit allen Positionen (inkl. Ausgleich).
  5. Zum Abschluss erscheint die Bestätigung „Eröffnungsbilanz 202X übernommen”. Über Zur Übersicht gelangst du zum Dashboard.

Tipp: Die SuSa zum Stichtag 31.12. des Vorjahres ist die ideale Quelle für die Anfangsbestände — die Schlusssalden des Vorjahres sind die Eröffnungswerte des neuen Jahres (Saldenvortrag).

GoBD: Was beim Import unveränderbar ist

Alle übernommenen Daten sind GoBD-konform abgelegt. Importierte Buchungen sind als solche gekennzeichnet und können nicht nachträglich bearbeitet werden — eine Korrektur ist nur über eine GoBD-konforme Stornobuchung (Gegenbuchung) möglich, nicht durch Löschen oder Ändern. Das gilt auch für die Eröffnungsbilanz, sobald sie gebucht ist. Solange Buchungen als Entwurf vorliegen, kannst du sie vor dem endgültigen Buchen noch verwerfen.

Häufige Fragen

  • Mein Export wird nicht erkannt. Prüfe, ob es sich um ein DATEV-Konten-Journal (CSV) oder einen unterstützten Lexware-Office-Export handelt. Ein reiner PDF-Ausdruck der Buchungsliste lässt sich nicht importieren — es wird der Datenexport benötigt.
  • Die Vorschau zeigt einen anderen Kontenrahmen als mein Konto. Dann passt der erkannte Kontenrahmen des Exports nicht zu dem in epago eingerichteten. Richte zunächst den passenden Kontenrahmen ein.
  • Soll und Haben der Eröffnungsbilanz stimmen nicht überein. Kontrolliere die erfassten Salden; epago zeigt die Differenz an und bucht sie auf das EBK. Lieber die Quelle (SuSa) noch einmal prüfen, als eine große Differenz pauschal auszugleichen.

Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar

datev gobd kontenrahmen saldenvortrag buchungssatz skr04