Abstimmung

Definition

Die Abstimmung in der Buchführung bezeichnet den Prozess, bei dem die Übereinstimmung von Konten innerhalb der Buchhaltung eines Unternehmens überprüft wird. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt und vollständig erfasst sind.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die Abstimmung ein essenzielles Instrument zur Gewährleistung der Buchhaltungsgenauigkeit und finanziellen Transparenz. Regelmäßige Abstimmungen helfen, Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, was das Risiko von finanziellen Fehlern und Betrug minimiert. Beispielsweise kann eine monatliche Bankabstimmung sicherstellen, dass alle Banktransaktionen in der Buchhaltung erfasst wurden und keine unerklärlichen Differenzen bestehen. Eine sorgfältige Abstimmung trägt dazu bei, den [Jahresabschluss](/lexikon/glossar/jahresabschluss “Jahresabschluss - Definition und Bedeutung”) effizient und korrekt zu erstellen, was sowohl für interne als auch externe Stakeholder von Bedeutung ist.

Ein weiteres Beispiel ist die Abstimmung von Verbindlichkeits- und Forderungskonten. KMUs können durch regelmäßige Überprüfung dieser Konten sicherstellen, dass die [Forderungen](/lexikon/glossar/forderungen “Forderungen - Definition und Bedeutung”) und [Verbindlichkeiten](/lexikon/glossar/verbindlichkeiten “Verbindlichkeiten - Definition und Bedeutung”) korrekt verbucht wurden, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden und die Kreditwürdigkeit zu erhalten. Zudem erleichtert es die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern, da diese auf gut abgestimmte und nachvollziehbare Buchhaltungsunterlagen angewiesen sind.

Rechtliche Grundlagen

Im Rahmen der handelsrechtlichen Buchführungspflicht, die im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt ist, sind Unternehmen verpflichtet, ihre Buchführung stets korrekt und nachvollziehbar zu führen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur [ordnungsmäßigen](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ([GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”)) setzen hierbei den Rahmen. Insbesondere § 238 HGB betont die Pflicht zur klaren und übersichtlichen Buchführung, was durch regelmäßige Abstimmungen unterstützt wird.

Die aktuelle Rechtslage für 2024/2025 sieht vor, dass Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse durch geeignete Kontrollmechanismen, wie regelmäßige Abstimmungen, absichern müssen, um den gesetzlichen Anforderungen und dem Finanzamt gegenüber Rechenschaft ablegen zu können.

Praxisbeispiele

1. Bankabstimmung: Ein kleines Unternehmen führt am Monatsende eine Bankabstimmung durch, um sicherzustellen, dass alle Banktransaktionen korrekt in der Buchhaltung erfasst sind. Dabei werden die Buchhaltungsdaten mit den Bankkontoauszügen verglichen.

   Beispielbuchung: Gutschrift Kundenzahlung auf dem Bankkonto Soll: [Konto 1200](/konten/1200-bank “Konto 1200: Bank”) ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 1800 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) Bank an Haben: Konto 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

2. Debitorenabstimmung: Ein mittelständisches Unternehmen vergleicht die offenen Forderungen aus der Buchhaltung mit den tatsächlich ausstehenden Rechnungen an Kunden, um sicherzustellen, dass alle Forderungen korrekt erfasst sind.

   Beispielbuchung: Ausgangsrechnung an Kunden Soll: Konto 14[Konto 8400](/konten/8400-erloese-steuerfrei [Konto 8400](/konten/8400-erloese-steuerfrei “Konto 8400: ErlKonto 8400frei”)0: Erlöse steuerfrei”) / 1200 (SKR04) Forderungen a[Konto 8400](/konten/8400-erloese-steuerfre[Konto 1000](/konten/1000-kasse [Konto 1000](/kont[Konto 8400](/konten/8400-erloese-steuerfrei Konto 84000: Erlöse steuerfrei”)sse “Konto 1000: Kass[Konto 1000](/konten/1000-kasse “Konto 1000: KasseKonto 8400Erlöse steuerfrei”)ngen und Leistungen an Haben: Konto 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) Erlöse 19% USt.

3. Kassenabstimmung: Ein Einzelhändler überprüft täglich die Kassenbücher, um sicherzustellen, dass die verbuchten Bargel[Konto 1000](/konten/1000-kasse “Konto 1000: KasseKonto 8400 tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen.

   Beispielbuchung: Bareinnahme Soll: Konto 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) Kasse an Haben: Konto 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) Erlöse 19% USt.

Häufige Fehler

• Unregelmäßige oder gar keine Abstimmungen, was zu unentdeckten Fehlern führt.
• Fehlende Dokumentation der Abstimmungsprozesse, die bei Prüfungen zu Problemen führen kann.
• Übersehen von kleinen Differenzen, die sich langfristig summieren können.
• Unklare Verantwortlichkeiten im Team, wer für die Abstimmungen zuständig ist.
• Ignorieren von Unstimmigkeiten, ohne deren Ursachen zu klären.

Tipps für KMUs

• Führen Sie regelmäßige und systematische Abstimmungen durch, mindestens monatlich.
• Dokumentieren Sie den gesamten Abstimmungsprozess, um bei Bedarf auf diese Informationen zurückgreifen zu können.
• Nutzen Sie moderne Buchhaltungssoftware, die automatische Abstimmungsfunktionen bietet.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu den Grundlagen der Abstimmung.
• Setzen Sie klare Verantwortlichkeiten und Prozesse fest, um Effizienz zu gewährleisten.

Siehe auch

Kontenabstimmung ist ein spezieller Anwendungsfall der Abstimmung, bei dem einzelne Konten im Detail überprüft werden, siehe Kontenabstimmung. Ein Saldenvortrag ist ein verwandter Begriff, der sich auf den Übertrag von Salden aus einem abgeschlossenen Geschäftsjahr ins neue Geschäftsjahr bezieht, siehe Saldenvortrag.