Buchen in epago: Schnellerfassung und Profi-Stapelerfassung
Der vollständige Leitartikel zum Modul Buchungen — Schnellerfassung im Einfach-Modus, DATEV-Stapelerfassung im Profi-Modus, Steuerschlüssel-Kurzreferenz und GoBD-Storno.
Überblick
Auf der Seite Vorgänge (Buchungsjournal) erfasst du alle Geschäftsvorfälle deines Unternehmens. epago bietet zwei Wege: die Schnellerfassung für den Einfach-Modus und die Stapelerfassung für den Profi-Modus. Beide Wege buchen auf denselben Datenstand und sind jederzeit umschaltbar — der Modus-Toggle befindet sich oben rechts in der Topbar. Welcher Modus für dich passt, erklärt der Artikel Einfach- und Profi-Modus verstehen.
Teil 1: Schnellerfassung (Einfach-Modus)
Die Schnellerfassung ist auf einfache Bedienung ohne Buchhaltungsvorkenntnisse ausgelegt. Du gibst einen Betrag ein, wählst ein Soll-Konto und ein Haben-Konto — epago bucht den Bruttobetrag direkt, ohne automatischen Steuer-Split.
Typischer Ablauf:
- Datum eintragen (vorausgefüllt mit heute)
- Optional eine Belegnummer eingeben (z. B.
RE-2026-042) - Buchungstext eingeben (z. B. „Büromaterial Rechnung Müller”)
- Bruttobetrag eingeben
- Soll-Konto wählen (Kontonummer tippen, Autocomplete)
- Haben-Konto wählen
- Buchen ↵ drücken oder
⌘ Return(Mac) /Strg + Enter(Windows)
Der gesamte Ablauf funktioniert ohne Maus. Eine Live-Vorschau zeigt den entstehenden Buchungssatz an, bevor du buchst. Einen ausführlichen Einstieg mit Beispiel findest du in Deine erste Buchung mit der Schnellerfassung.
Hinweis: Die Schnellerfassung trennt die Umsatzsteuer nicht automatisch auf. Wenn du möchtest, dass epago Netto-Betrag und Steuer auf separate Konten aufteilt, wechsle in den Profi-Modus und nutze die Stapelerfassung.
Teil 2: Stapelerfassung im Profi-Modus (DATEV-Raster)
Die Stapelerfassung orientiert sich am klassischen DATEV-Buchungsraster, das Buchhalter und Steuerberater kennen. Alle Felder lassen sich komplett über den Nummernblock bedienen — kein Mauseinsatz nötig.
Die Felder der Stapelmaske
| # | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|
| 1 | Umsatz (Brutto) | Bruttobetrag, immer positiv; Komma und Punkt als Dezimalzeichen möglich |
| 2 | S/H | Soll oder Haben — bezieht sich auf das Feld Konto (nicht Gegenkonto) |
| 3 | BU | Steuerschlüssel (leer = keine Steuer; Automatikkonten: gesperrt) |
| 4 | Gegenkonto | Sachkonto (Erlös-, Aufwands- oder sonstiges Konto) |
| 5 | Beleg1 | Belegnummer, optional (max. 36 Zeichen) |
| 6 | Datum | Belegdatum; Kurzeingabe möglich (s. u.) |
| 7 | Konto | Geld- oder Personenkonto, das den Bruttobetrag trägt |
| 8 | KOST1 | Kostenstelle, optional (nur sichtbar, wenn Kostenstellen aktiv sind) |
| 9 | Buchungstext | Kurze Beschreibung, Pflichtfeld (max. 60 Zeichen) |
S/H bezieht sich auf das Feld Konto (DATEV-exakt): S bedeutet, der Umsatz steht im Soll des Kontos; das Gegenkonto erhält automatisch die Haben-Seite — und umgekehrt bei H.
Tastatur-Fluss (Enter-Kette)
Umsatz → S/H → BU → Gegenkonto → Beleg1 → Datum → Konto → (KOST1) → Buchungstext → Buchen
Weitere Tastenkürzel:
⌘ Return/Strg + Enter: aus jedem Feld sofort buchenEsc: Zeile leeren (Schleppwerte Datum und S/H bleiben erhalten)*in Beleg1, KOST1 oder Buchungstext: Wert der vorherigen Buchung übernehmen- Numpad
+: wirkt wie Enter (DATEV-Konvention für Nummernblock-Arbeit)
Datum per Kurzeingabe (TTMM)
Statt das vollständige Datum zu tippen, reichen vier Ziffern:
| Eingabe | Ergebnis |
|---|---|
1206 | 12.06. im laufenden Jahr |
12 | 12. im Monat der Vorbuchung |
120624 | 12.06.2024 (JJ wird immer als 20JJ interpretiert) |
| leer | Datum der Vorbuchung übernehmen |
Die normalisierte Anzeige erscheint direkt unterhalb des Felds, z. B. 12.06.2026.
Schlepplogik
Nach jeder gebuchten Zeile schleppt die Maske Datum und S/H automatisch in die nächste Zeile — exakt wie in DATEV. Der Fokus springt zurück auf das Umsatz-Feld, sodass Serien-Buchungen rein über den Nummernblock möglich sind.
Teil 3: Steuerschlüssel (BU) — Kurzreferenz
Das BU-Feld steuert, ob und wie epago den eingegebenen Bruttobetrag in Netto und Steuer aufteilt.
| BU | Bedeutung | Steuersatz | Automatik-Steuerkonto |
|---|---|---|---|
| (leer) | keine Steuer (z. B. Bank an Kasse) | — | — |
| 1 | steuerfrei (§ 4 UStG, Kleinunternehmer) | 0 % | keine Steuerzeile |
| 2 | Umsatzsteuer 7 % | 7 % | 1770 |
| 3 | Umsatzsteuer 19 % | 19 % | 1776 |
| 8 | Vorsteuer 7 % | 7 % | 1570 |
| 9 | Vorsteuer 19 % | 19 % | 1576 |
Wie der Brutto-Split funktioniert: Du gibst immer den Bruttobetrag ein. epago rechnet:
Netto = Brutto / (1 + Steuersatz), kaufmännisch gerundet
Steuer = Brutto − Netto (immer als Differenz, nie separat gerundet)Das garantiert, dass Netto + Steuer exakt dem eingegebenen Bruttobetrag entsprechen — auf den Cent.
Beispiel BU 3 (USt 19 %): Du gibst 119,00 ein.
- Netto: 119,00 / 1,19 = 100,00 EUR
- Steuer: 119,00 − 100,00 = 19,00 EUR
- epago bucht drei Zeilen: Bruttokonto (119,00), Erlöskonto/Netto (100,00), USt-Konto 1776 (19,00)
Beispiel BU 9 (VSt 19 %): Eingangsrechnung 119,00 EUR
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 6815 | Bürobedarf (Netto) | 100,00 | |
| 1576 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 19,00 | |
| 3300 | Verbindlichkeiten LuL (Brutto) | 119,00 |
Erfassungsfelder: Umsatz 119,00 · S/H H · BU 9 · Gegenkonto 6815 · Beleg1 ER-2026-042 · Datum 1206 · Konto 3300 · Text Büromaterial Müller
Unter der Maske erscheint die Live-Vorschau: 6815 100,00 / 1576 19,00 an 3300 119,00.
Teil 4: Automatikkonten — BU nicht nötig (und nicht erlaubt)
Bestimmte Konten des epago-SKR03 haben einen festen Steuerschlüssel hinterlegt (DATEV-Kontenrahmen SKR 03, Art.-Nr. 11174, Stand 2026-01-01). Bei diesen Konten ist das BU-Feld gesperrt — der Steuer-Split läuft immer automatisch, ohne dass du einen BU eingeben musst oder kannst.
| Konto | Name | Fester BU | Steuer-Konto |
|---|---|---|---|
| 8400 | Erlöse 19 % USt | 3 (USt 19 %) | 1776 |
| 8300 | Erlöse 7 % USt | 2 (USt 7 %) | 1770 |
| 8100 | Steuerfreie Umsätze § 4 Nr. 8 ff. UStG | 1 (steuerfrei) | keine Steuerzeile |
| 4400 | Wareneingang 19 % Vorsteuer | 9 (VSt 19 %) | 1576 |
| 4300 | Wareneingang 7 % Vorsteuer | 8 (VSt 7 %) | 1570 |
Daneben gibt es im 81xx-Bereich weitere steuerfreie Automatikkonten (u. a. 8110, 8120, 8125, 8130, 8150) — bei ihnen entscheidet allein die Kontonummer, in welche UStVA-Kennzahl der Umsatz läuft. 8200 „Erlöse” ist bewusst kein Automatikkonto: Hier trägst du den BU-Schlüssel selbst ein.
Beispiel Barverkauf 214,00 EUR (Automatik über 8400):
Erfassung: Umsatz 214,00 · S/H S · Gegenkonto 8400 · Konto 1000 (Kasse)
Ergebnis: Kasse 214,00 (Soll) · Erlöse 8400 179,83 (Haben) · USt 1776 34,17 (Haben)
Das BU-Feld zeigt „Automatik: Umsatzsteuer 19 %” und ist ausgegraut. Eine manuelle BU-Eingabe ist nicht möglich — die App meldet sonst einen Fehler.
Teil 5: Entwurf, Festschreiben und Storno
Entwurf vs. Festschreiben
Beide Erfassungswege kennen Entwürfe. In der Schnellerfassung wählst du den Button „Entwurf” statt „Buchen”. In der Stapelerfassung wählst du oben in der Maske unter Erfassen in einen Buchungsstapel statt „Direkt buchen (ohne Stapel)” - die Zeile landet dann als Entwurf im gewählten Stapel, statt sofort zu buchen. Ohne gewählten Stapel bucht die Stapelerfassung wie gewohnt direkt mit Status gebucht (festgeschrieben).
Ein festgeschriebener Vorgang bekommt eine fortlaufende, lückenlose Buchungsnummer und kann danach nicht mehr verändert werden - das ist eine Anforderung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Die Buchungsnummer bekommt ein Vorgang bereits bei der Erfassung, auch als Entwurf - erst mit dem Buchen wird sie festgeschrieben und unveränderlich.
Buchungsstapel: gesammelt prüfen und buchen
Die Seite Buchungsstapel (Buchhaltung → Buchungsstapel) bündelt Entwürfe aus der Profi-Stapelerfassung in benannten Stapeln, damit du sie nicht einzeln buchen musst:
- In der Stapelerfassung unter Erfassen in einen bestehenden Stapel wählen oder „+ Neuen Stapel anlegen…” und einen Namen vergeben (z. B. „Bank Januar”)
- Weitere Zeilen erfassen - sie landen als Entwurf im gewählten Stapel, das Datum-Feld schleppt wie gewohnt
- Auf der Seite Buchungsstapel den Stapel öffnen: Liste der Entwürfe, Summen Soll/Haben und ob Soll und Haben aufgehen
- In Ruhe prüfen und bei Bedarf einzelne Entwürfe löschen
- Stapel buchen und festschreiben klicken - alle Entwürfe werden gemeinsam gebucht
Gebuchte Stapel sind GoBD-konform festgeschrieben und unveränderlich; Korrekturen laufen wie bei jeder anderen Buchung ausschließlich per Storno. Scheitert eine einzelne Buchung beim gesammelten Buchen (z. B. weil ihre Periode inzwischen abgeschlossen wurde), meldet epago das für diese Buchung - der Rest des Stapels wird trotzdem gebucht, und der Stapel bleibt mit den fehlgeschlagenen Entwürfen offen, bis du sie korrigierst.
Leere Stapel lassen sich jederzeit löschen. Übernimmst du deine Eröffnungsbilanz als Entwurf statt sie direkt festzuschreiben, legt epago automatisch einen Stapel mit dem Namen „Eröffnungsbilanz” plus Jahreszahl an (zum Beispiel „Eröffnungsbilanz 2024”) - so prüfst du auch dort erst alles zusammen, bevor du festschreibst.
Fehler korrigieren: Storno statt Löschen
Wenn du einen festgeschriebenen Vorgang korrigieren musst, gibt es keinen Bearbeiten-Button — das ist kein Bug, sondern GoBD-Pflicht. Korrekturen erfolgen ausschließlich per Storno:
- Vorgang in der Sitzungsliste suchen (oder über Vorgänge → Journal)
- Schaltfläche Stornieren klicken
- Ein Gegenbuchung mit dem heutigen Datum wird automatisch erzeugt und mit dem Original verknüpft
- Danach erfasst du den korrekten Vorgang neu
Entwürfe (Status: Entwurf) dürfen dagegen direkt gelöscht werden. Für den Storno von Rechnungen (Faktura) gilt ein eigener Ablauf — mehr dazu unter Rechnungen und Storno.