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Erste Schritte 6 Min Lesezeit

Belege hochladen und zuordnen

Wie du Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in epago hochlädst oder per Mail einreichst, und wie du sie mit der KI-gestützten Erfassung einer Buchung zuordnest – GoBD-konform archiviert.

Überblick

Jeder Einnahme oder Ausgabe in deiner Buchhaltung muss ein Beleg zugrunde liegen – das schreibt die GoBD vor. In epago bekommst du Belege auf zwei Wegen in die App: per Upload über die Seite Belege → Eingangsbelege (/documents) oder automatisch über dein persönliches Beleg-Postfach. Die Dateien werden GoBD-konform archiviert – unveränderlich gespeichert, 10 Jahre aufbewahrungspflichtig – und du ordnest sie anschließend einer Buchung zu.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Du kannst folgende Dateitypen hochladen (max. 10 MB pro Datei):

  • PDF – für Rechnungen, Lieferscheine, Verträge
  • Bilder – JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP (z. B. Fotos von Kassenzetteln)
  • Tabellen – Excel (.xlsx, .xls) und CSV

Tipp: Für Rechnungen empfiehlt sich PDF, weil das Format durchsuchbar und druckfertig ist. Handy-Fotos von Kassenbelegen als JPG oder PNG sind ebenfalls gültig, sofern der Beleg gut lesbar ist.

Weg 1: Beleg-Postfach — Belege per Mail einreichen

Jeder Mandant bekommt automatisch eine persönliche Empfangsadresse der Form dein-name@in.epago.de. Du findest sie als Button oben in der Kopfzeile von Belege → Eingangsbelege — ein Klick kopiert sie in die Zwischenablage.

Leitest du eine Rechnung oder einen Beleg per Mail an diese Adresse weiter (als Anhang), landet er automatisch im Posteingang deiner Belege. Praktisch, wenn Lieferanten dir Rechnungen direkt per Mail schicken: einfach an deine epago-Adresse weiterleiten, statt sie erst herunterzuladen und hochzuladen.

Über Belege einsammeln (Panel auf der Aufgaben-Seite bzw. verlinkt aus den Belegen) kannst du außerdem deine Empfangsadresse und die Anbindung an Anbieter-Portale verwalten (Einstellungen → Beleg-Eingang).

Weg 2: Beleg manuell hochladen

  1. Öffne im Menü Belege → Eingangsbelege.
  2. Klicke oben rechts auf Beleg hochladen.
  3. Im Dialogfenster kannst du die Datei entweder per Drag & Drop in den gestrichelten Bereich ziehen oder über Datei auswählen aus deinem Gerät öffnen.
  4. Wähle eine Kategorie für den Beleg – etwa „Eingangsrechnung”, „Kontoauszug” oder „Beleg”. Die Kategorie hilft dir später beim Filtern.
  5. Füge optional eine Beschreibung hinzu (z. B. „Rechnung Büromaterial”), trage das Belegdatum ein und vergib eine Belegnummer.
  6. Klicke auf Hochladen. Die Datei ist jetzt sicher gespeichert.

Verfügbare Kategorien:

KategorieBeispiele
EingangsrechnungLieferantenrechnungen, Dienstleistungsrechnungen
AusgangsrechnungRechnungen, die du an Kunden gestellt hast
BelegKassenbelege, Tankquittungen
VertragMietverträge, Serviceverträge
KontoauszugMonatliche Kontoauszüge deiner Bank
SteuerdokumentSteuerbescheide, UStVA-Belege
SonstigesAlles, was keiner anderen Kategorie passt

Status und Filter

Nach dem Upload oder Empfang erscheint jeder Beleg in der Liste. Über der Belegliste findest du eine Reihe von Filter-Tabs: Alle, Offene, Entwürfe, Zu prüfen, Archiviert und weitere. Im Einfach-Modus siehst du an jedem Beleg zusätzlich einen Status-Chip Neu (noch keinem Vorgang zugeordnet) oder Erledigt (mit einem Vorgang verknüpft) — im Profi-Modus heißen dieselben Zustände Offen und Verbucht.

Du kannst die Liste außerdem über die Suchleiste nach Dateiname, Beschreibung oder Belegnummer durchsuchen — die Suche wirkt sofort.

Beleg einer Buchung zuordnen

Ein hochgeladener Beleg belegt, dass ein Vorgang tatsächlich stattgefunden hat. So ordnest du ihn zu:

  1. Klicke in der Belegliste auf den gewünschten Beleg. Rechts öffnet sich ein Seitenpanel mit Vorschau, Metadaten und dem GoBD-Prüfhash.
  2. Klicke im Panel-Fuß auf Erfassen. Du gelangst auf eine eigene Seite /belege/erfassen/….
  3. epago liest den Beleg per KI aus und schlägt Lieferant, Belegtyp (Einnahme oder Ausgabe, siehe unten), Beträge, Umsatzsteuersatz und Fälligkeit bereits vor — geprüft und korrigiert wird trotzdem von dir.
  4. Wähle das passende Konto. Verteilt sich der Betrag auf mehrere Kostenarten (zum Beispiel eine Tankrechnung mit Kraftstoff und einem Zubehörartikel), kannst du den Beleg mit Beleg aufteilen auf mehrere Positionen mit je eigenem Konto und Steuersatz verteilen.
  5. Prüfe die angezeigte Buchungsvorschau und klicke auf Als Entwurf verbuchen.
  6. Der Beleg wechselt auf Erledigt (bzw. Verbucht) und ist mit dem neu angelegten Buchungs-Entwurf verknüpft. Diesen Entwurf schreibst du wie jeden anderen über die Buchungsliste oder den Buchungsstapel fest.

Hinweis: Du kannst einen Beleg auch erst hochladen und die Zuordnung später nachholen. Das ist nützlich, wenn du Belege sammelst und dann gesammelt verarbeitest.

Warum digitale Belege Papierbelege ersetzen können

Die GoBD erlaubt ausdrücklich die digitale Aufbewahrung statt Papier – unter einer Bedingung: Das Dokument muss unveränderlich gespeichert sein und jederzeit lesbar abgerufen werden können (sog. Revisionssicherheit).

epago erfüllt diese Anforderungen:

  • Hochgeladene Dateien werden unveränderlich gespeichert – nachträgliche Änderungen am Inhalt sind nicht möglich.
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (gemäß AO § 147).
  • Du kannst jeden Beleg jederzeit über das Seitenpanel herunterladen – etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung.
  • Die Belegpflicht ist erfüllt, sobald ein digitaler Beleg mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft ist.

Praktische Empfehlung: Scanne Papierquittungen und Kassenzettel zeitnah ein (als JPG oder PDF) und lade sie direkt in epago hoch — oder leite sie an dein Beleg-Postfach weiter. So vermeidest du verblasste Thermodrucke und verlierst keine Belege mehr.

Beleg herunterladen oder archivieren

Öffne dazu das Seitenpanel des Belegs (Klick auf die Zeile). Im Fuß des Panels stehen die Buttons Herunterladen (lädt die Originaldatei) und Archivieren (blendet den Beleg aus der aktiven Liste aus, nach Bestätigung in einem Dialog). Er bleibt dabei GoBD-konform erhalten und kann nicht endgültig gelöscht werden, solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft.

Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar

belegpflicht gobd revisionssicherheit buchungssatz dokumentation geschaeftsvorfall