Belege verwalten: Filter, Detailpanel, Belegtyp und Archiv
Referenzartikel für das Belege-Modul in epago: Filter-Tabs, das Beleg-Detailpanel, Belegtyp und Split bei der Erfassung, Archivierung und das Zusammenspiel mit Buchungen.
Überblick
Das Belege-Modul (Belege → Eingangsbelege, /documents) ist die zentrale Ablage für alle Dokumente deiner Buchhaltung: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge und mehr. Hier verwaltest du nicht nur neu hochgeladene Dateien, sondern siehst auch, welche Belege bereits einer Buchung zugeordnet sind und welche noch warten. Dieser Artikel erklärt die Bedienoberfläche, die Filteroptionen und die Statuslogik als Referenz – wie du einen Beleg zum ersten Mal hochlädst oder per Mail einreichst, beschreibt Belege hochladen und zuordnen.
Kopfzeile und Filter
Die Kopfzeile der Seite zeigt eine kurze Unterzeile („Posteingang · X Dokumente, Y zur Prüfung”), den Button zum Hochladen und den Button für deine persönliche Beleg-E-Mail-Adresse.
Suchleiste: Du kannst nach Dateinamen, Beschreibung und Belegnummer suchen. Die Suche wirkt sofort – es gibt keine Suchen-Schaltfläche, die du drücken musst.
Filter-Tabs: Darunter stehen mehrere Tabs, jeweils mit Zähler: Alle, Offene, Entwürfe, Zu prüfen, Archiviert und weitere. Ein Tab schränkt die Liste auf genau diesen Zustand ein; „Alle” hebt die Einschränkung wieder auf. Suche und Filter-Tab lassen sich kombinieren.
Kategorie: Zusätzlich kannst du nach der beim Upload vergebenen Kategorie filtern (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Beleg, Vertrag, Kontoauszug, Steuerdokument, Sonstiges).
Statuslogik im Detail
Der Status eines Belegs ergibt sich automatisch aus der Verknüpfung mit einer Buchung – du stellst ihn nicht manuell ein.
Einfach-Modus:
- Neu – der Beleg liegt vor, wurde aber noch keiner Buchung zugeordnet.
- Erledigt – der Beleg ist mit einer Buchung verknüpft.
Profi-Modus (gleiche Logik, andere Bezeichnung):
- Offen entspricht „Neu”
- Verbucht entspricht „Erledigt”
Du kannst den Modus jederzeit über den Umschalter oben rechts in der Topbar wechseln. Die zugrundeliegenden Daten bleiben identisch – nur die Darstellung ändert sich. Mehr dazu erklärt Einfach- und Profi-Modus.
Das Beleg-Detailpanel
Ein Klick auf eine Zeile in der Belegliste öffnet rechts ein Seitenpanel (kein eigenes Fenster, keine eigene Seite) mit:
- einer Vorschau der Datei (PDF oder Bild, mit Vergrößerungsfunktion),
- den Metadaten (Kategorie, Datum, Beschreibung, Belegnummer, GoBD-Prüfhash),
- dem abgeleiteten Zahlungsstatus und der Art der Ausgabe/Einnahme, sobald der Beleg erfasst wurde,
- den Buchungsdaten inklusive des zugehörigen Buchungssatzes, falls bereits verknüpft.
Im Fuß des Panels stehen drei Aktionen: Archivieren, Herunterladen und Erfassen. Das Panel schließt sich mit Esc oder einem Klick daneben; der Fokus springt danach zur Tabellenzeile zurück.
Belegtyp und Split bei der Erfassung
Klickst du im Panel auf Erfassen, gelangst du auf die Erfassungsseite /belege/erfassen/…. Dort wählst du zunächst den Belegtyp — er bestimmt, ob der Beleg als Aufwand oder Ertrag gebucht wird und auf welcher Seite die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer landet:
| Belegtyp | Bedeutung |
|---|---|
| Einnahme | Geld kommt herein (z. B. eine bezahlte Ausgangsrechnung) |
| Einnahmenminderung / Gutschrift an Kunden | Du zahlst einem Kunden etwas zurück |
| Ausgabe | Geld geht heraus (z. B. eine Eingangsrechnung) |
| Ausgabenminderung / Gutschrift vom Lieferanten | Ein Lieferant erstattet dir etwas |
Die KI-Erkennung schlägt den Belegtyp meist schon automatisch vor. Verteilt sich der Betrag eines Belegs auf mehrere Konten — etwa eine Tankquittung mit Kraftstoff und einem Snack — nutzt du den Button Beleg aufteilen: Jede Position bekommt ein eigenes Konto, einen eigenen Umsatzsteuersatz (19 %, 7 % oder 0 %) und einen eigenen Bruttobetrag. Eine Live-Anzeige zeigt dir, wie viel vom Gesamtbetrag „noch zuzuordnen” ist, bis die Summe aufgeht.
Archivierung
Ein Beleg kann archiviert, aber nicht endgültig gelöscht werden. Das ist kein Versehen, sondern gesetzliche Pflicht: Die GoBD und die Abgabenordnung (AO § 147) verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Ein Klick auf Archivieren im Detailpanel öffnet einen Bestätigungsdialog. Was danach passiert:
- Der Beleg verschwindet aus der Standard-Filteransicht, bleibt aber über den Filter-Tab „Archiviert” auffindbar.
- Er bleibt GoBD-konform gespeichert und lässt sich weiterhin herunterladen.
- Eine bestehende Verknüpfung mit einer Buchung bleibt erhalten.
Zusammenspiel mit Buchungen
Belege und Buchungen sind in epago eng miteinander verknüpft:
- Ein Beleg wird über die Erfassungsseite zu genau einem neuen Buchungs-Entwurf verknüpft (bei einem aufgeteilten Beleg mit mehreren Positionen bleibt es ein Buchungssatz mit mehreren Zeilen).
- Die Verknüpfung entsteht, wenn du über Erfassen einen Vorgang direkt aus dem Beleg heraus erstellst.
- Du kannst einen Beleg auch nachträglich zuordnen: Lade ihn hoch, erledige die Buchung später.
Die Belegpflicht gilt als erfüllt, sobald ein digitaler Beleg mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft ist. Ohne Beleg ist ein Vorgang buchhaltungstechnisch unvollständig — die Datenqualitätsprüfung „Aufwand oder Ertrag ohne Beleg” auf der Seite Aufgaben macht dich darauf aufmerksam.
Hinweis: Gebuchte Vorgänge können nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden (GoBD-Unveränderbarkeit). Falls ein Vorgang falsch gebucht wurde, ist eine Stornobuchung erforderlich – der ursprüngliche Beleg bleibt dabei erhalten.
Siehe auch
- Belege hochladen und zuordnen – Upload, Beleg-Postfach und erste Zuordnung
- Buchen im Überblick – wie Vorgänge und Belege zusammenhängen
- Aufgaben und Datenqualität – wie epago fehlende Belege automatisch findet
- Einfach- und Profi-Modus – was sich zwischen den Modi ändert
- GoBD – Glossar – gesetzliche Grundlagen zur digitalen Buchführung
- Belegpflicht – Glossar – was die Belegpflicht für dein Unternehmen bedeutet