Umsatzsteuer-Voranmeldung: Von der Buchung zur Meldung
Wie epago deine Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den Buchungen berechnet, welche Kennzahlen dabei entstehen, wie Ist-Versteuerung und OSS auf der ELSTER-Seite mitspielen und wie du die Fristen im Blick behältst.
Überblick
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (kurz: UStVA) ist die regelmäßige Meldung, mit der du dem Finanzamt mitteilst, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du bezahlt hast. epago liest dafür alle gebuchten Vorgänge des Zeitraums aus und berechnet die Kennzahlen automatisch — kontenbasiert, du musst keine Zahlen manuell addieren.
Aktueller Stand: Die direkte Übermittlung an ELSTER aus epago heraus ist in Vorbereitung. Derzeit berechnet epago alle Kennzahlen und gibt sie zur Kontrolle aus; die eigentliche Abgabe erfolgt anschließend manuell im ELSTER-Portal.
Auf der ELSTER-Seite laufen inzwischen drei Themen zusammen: die UStVA selbst, die Ist-Versteuerung (falls für dich aktiv) und, für Fernverkäufe ins EU-Ausland, der One-Stop-Shop (OSS). Dieser Artikel führt durch alle drei.
Die UStVA-Vorschau: dein Zeitraum, schon vor dem Erstellen
Für die anstehende Periode (die letzte abgeschlossene — also je nach Turnus der Vormonat, das Vorquartal oder das Vorjahr) zeigt epago die Kennzahlen automatisch schon bevor du irgendetwas erstellt hast. Das ist die Vorschau: ein Status-Chip „Vorschau — noch nicht erstellt”, die Turnus-Zeile (z. B. „Abgabe-Turnus: monatlich · mit Dauerfristverlängerung”) und darunter die vollständige Kennzahlentabelle mit den Live-Werten aus deinem Bestand.
Fällt die anstehende Periode ins Vorjahr (typischer Januar-Fall — die Meldung für Dezember steht noch aus, während in epago schon das neue Jahr läuft), weist epago das ausdrücklich aus und bietet einen Knopf zum Jahreswechsel an.
Von der Vorschau aus geht es mit „Prüfen & erstellen” weiter — das ist der erste Schritt des vierstufigen Ablaufs im Einfach-Modus (siehe unten). Fällt dir dabei etwas auf (zum Beispiel: alle Kennzahlen stehen auf 0,00, obwohl im Zeitraum Buchungen liegen), bietet epago an dieser Stelle direkt einen KI-Einstieg an, der den Befund erklärt.
Der 4-Schritte-Flow im Einfach-Modus
Wenn du oben rechts in der Topbar auf Einfach gestellt hast, siehst du im Bereich ELSTER einen geführten Ablauf mit vier Schritten.
Schritt 1 — Zeitraum prüfen
epago zeigt dir den aktuellen Meldezeitraum an (z. B. „Mai 2026 · Berechnet”). Wenn der angezeigte Zeitraum nicht stimmt, ändere das Steuerjahr oben im Dropdown und erstelle eine neue UStVA über den Button USt-VA berechnen. Auch eine Jahresmeldung lässt sich hier wählen.
Schritt 2 — Offene Punkte
epago prüft, ob noch Vorgänge als Entwurf vorliegen oder ob Buchungen auf Automatikkonten ohne Steuerschlüssel liegen. Beides kann dazu führen, dass die berechneten Werte unvollständig sind.
- Entwürfe buchen: Öffne den Bereich Buchungen und buche offene Entwürfe, bevor du die UStVA erstellst.
- Fehlende Steuerschlüssel (Profi-Modus): Im Profi-Modus erscheint ein Hinweis, wenn Buchungen auf Automatikkonten (im SKR03 z. B. 8400, 8300, 8100, 4400, 4300) ohne erkennbaren Steuerschlüssel vorliegen. Ergänze diese Buchungen über die Profi-Erfassung.
Schritt 3 — Ergebnis
Sobald epago die UStVA berechnet hat, siehst du das Ergebnis im Klartext:
- „Du bekommst X EUR vom Finanzamt zurück.” — deine Vorsteuer war höher als deine Umsatzsteuer (Zahllast negativ).
- „Du schuldest dem Finanzamt X EUR.” — deine Umsatzsteuer war höher als deine Vorsteuer (Zahllast positiv).
- „Keine Zahlung in diesem Zeitraum.” — Umsatzsteuer und Vorsteuer gleichen sich aus.
Schritt 4 — Übermittlung
Die direkte Übermittlung aus epago ist in Vorbereitung. Bis dahin: Klicke auf USt-VA prüfen, notiere die angezeigten Kennzahlen und trage sie im ELSTER-Portal in das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung” ein. „USt-VA prüfen” öffnet dafür ein rechtes Seitenpanel, gegliedert nach den amtlichen Blöcken A/B/D/G der UStVA plus Kennzahl 83.
Welche Kennzahlen berechnet epago?
epago ermittelt die Kennzahlen kontenbasiert aus allen gebuchten Vorgängen des Zeitraums — nicht aus dem eingegebenen Steuerschlüssel (BU) der Buchungszeile. Der Steuerschlüssel steuert nur, ob und wie epago beim Buchen automatisch eine Steuerzeile erzeugt; welche UStVA-Kennzahl eine Buchung füllt, entscheidet die Kontonummer. Im Profi-Modus siehst du die vollständige Tabelle; im Einfach-Modus über den Link Kennzahlen anzeigen.
| Kennzahl | Bezeichnung | Konto SKR03 | Konto SKR04 |
|---|---|---|---|
| Kz 81 | Lieferungen/Leistungen 19 % (netto) | 8400 | 4100, 4400 |
| Kz 86 | Lieferungen/Leistungen 7 % (netto) | 8300 | 4110, 4300 |
| Kz 41 | Innergemeinschaftliche Lieferungen (steuerfrei) | 8125 | 4125 |
| Kz 89 | Innergemeinschaftliche Erwerbe 19 % | 3425 | 5300 |
| Kz 93 | Innergemeinschaftliche Erwerbe 7 % | 3420 | 5310 |
| Kz 66 | Vorsteuer aus Eingangsrechnungen | 1570, 1576 | 1401, 1406 |
| Kz 61 | Vorsteuer aus innergem. Erwerb | 1574 | 1434 |
| Kz 67 | Vorsteuer § 13b UStG | 1577 | 1431 |
| Kz 83 | Zahllast (= Umsatzsteuer gesamt − Vorsteuer) | — | — |
Die Umsatzsteuer selbst (19 % bzw. 7 %) wird aus Kz 81 und Kz 86 berechnet, nicht aus einem Steuerkonto abgelesen — die Steuerkonten (im SKR03 z. B. 1776 für 19 %, 1770 für 7 %) dienen der Buchführung, nicht der Kennzahlen-Ermittlung.
Was hier bewusst fehlt: Weitere Kennzahlen (u. a. für Ausfuhrlieferungen, Dreiecksgeschäfte oder die Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung) berechnet epago ebenfalls, sind hier aber nicht aufgeführt, weil wir die exakte amtliche Zuordnung noch nicht abschließend gegen die BMF-Anleitung des jeweiligen Jahres verifiziert haben. Verlass dich für diese Fälle zusätzlich auf deinen Steuerberater oder die amtliche Anleitung.
Ist-Versteuerung auf der ELSTER-Seite
Hast du für dein Unternehmen die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG aktiv, zeigt die Periodenüberschrift auf /elster einen eigenen Chip: „Ist-Versteuerung (§ 20 UStG)” statt „Sollversteuerung”. Da die Besteuerungsart am einzelnen Umsatz hängt (nicht pauschal am Mandanten) und für ein Kalenderjahr gilt, kann ein Zeitraum auch beide Arten gleichzeitig enthalten — ein Wechsel während des Jahres oder rückwirkende Buchungen machen das möglich. epago weist das dann offen aus: „In diesem Zeitraum stecken Umsätze beider Besteuerungsarten: N nach Soll (gemeldet mit dem Buchungsdatum) und M nach Ist (gemeldet mit der Vereinnahmung).”
Zusätzlich gibt es den Block „Abgleich der Vereinnahmung”: Er zeigt dir Befunde wie bezahlte Rechnungen ohne passende Zuordnung, Zahlungen in einer bereits erstellten Periode, unbezahlte Ist-Umsätze, offene Anzahlungen ohne Schlussrechnung und noch zu prüfende Korrekturen nach § 17 UStG — jeweils mit Link zum betroffenen Vorgang und einem KI-Einstieg, der den Befund erklärt. Details zur Ist-Versteuerung selbst stehen im eigenen Artikel Ist-Versteuerung: Umsatzsteuer erst, wenn das Geld da ist.
OSS: Fernverkäufe ins EU-Ausland
Verkaufst du Waren oder digitale Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern, greift ab einer bestimmten Grenze das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS). Auf /elster gibt es dafür einen eigenen Abschnitt zwischen der Übermittlungs-Historie und der Zusammenfassenden Meldung:
- Eine KPI-Kachel „OSS-Umsätze [Jahr]” und eine Quartalsauswahl — OSS wird immer quartalsweise gemeldet, unabhängig von deinem UStVA-Turnus.
- Ein Fortschrittsbalken zur Bagatellgrenze von 10.000 EUR (§ 3c Abs. 4 UStG): Bleibst du im laufenden oder im vorangegangenen Kalenderjahr unter dieser Grenze, sind deine Fernverkäufe weiterhin im Inland steuerbar — erst ab dem Überschreiten (in einem der beiden Jahre) greift OSS.
- Meldezeilen je Zielland, Ursprungsland und Steuersatz, inklusive der seit Kurzem geführten ermäßigten Sätze der einzelnen EU-Länder.
- Ein CSV-Export sowie die Buttons „Stand festhalten” und „Als übermittelt markieren”.
Wichtig: epago übermittelt die OSS-Meldung nicht — das BZSt bietet dafür keine Schnittstelle. Du hältst den Stand in epago fest und trägst ihn manuell im BZSt-Online-Portal ein.
Ebenso wichtig: OSS-Umsätze gehören nicht in die Kennzahlen 81/86 der UStVA. Sie sind nach § 3c UStG im Inland nicht steuerbar; die Steuer erklärst du über OSS. epago prüft das automatisch — die Datenqualitätsprüfung „OSS-Rechnung auf einem inländischen Erlöskonto” auf der Seite Aufgaben findet genau diesen Fehler, falls er passiert ist.
Aber: Der Nettoumsatz deiner OSS-Fernverkäufe gehört trotzdem in die deutsche UStVA, und zwar in Kennzahl 45 („Übrige nicht steuerbare Umsätze, Leistungsort nicht im Inland”). Die amtliche Anleitung 2026 zu Zeile 36 nennt innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatkunden ausdrücklich. epago füllt Kennzahl 45 inzwischen auch aus den OSS-Erlöskonten (8320 im SKR03, 4320 im SKR04). Du musst also nichts mehr von Hand nachtragen. Die Steuer des Ziellandes bleibt weiterhin außen vor: sie erklärst du über OSS beim BZSt, und die deutsche Zahllast ändert sich durch Kennzahl 45 nicht (sie ist eine reine Angabe und geht in keine Summe ein).
Eine Ausnahme, die dabei wichtig bleibt: Fernverkäufe unter der Bagatellgrenze von 10.000 EUR sind Inlandsumsätze und gehören in die Kennzahlen 81/86, nicht in Kennzahl 45. Das ist in epago ein anderer Steuerfall („Inland, steuerpflichtig”), nicht der OSS-Fall.
Fristen und Abgabezeitraum
Für die meisten Unternehmen gilt: Die UStVA ist bis zum 10. des Folgemonats einzureichen.
- Monatliche Abgabe: Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 9.000 EUR (§ 18 Abs. 2 Satz 2 UStG in der seit dem Besteuerungszeitraum 2025 geltenden Fassung, angehoben durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz).
- Quartalsweise Abgabe: Der gesetzliche Regelfall — Umsatzsteuer im Vorjahr zwischen 2.000 und 9.000 EUR.
- Befreiung auf Antrag: Bei einer Vorjahressteuer von höchstens 2.000 EUR kann das Finanzamt auf Antrag von der Voranmeldungspflicht befreien (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG) — dann genügt die Jahreserklärung.
epago leitet deinen Turnus nicht selbst aus der Vorjahressteuer ab — die Häufigkeit (monatlich/vierteljährlich/jährlich) stellst du in den Einstellungen selbst ein.
Die Sidebar „Kommende Fristen” auf /elster zeigt die nächsten Termine mit Countdown in Tagen — inzwischen nicht nur die UStVA, sondern auch die Zusammenfassende Meldung und die E-Bilanz-Frist, dazu einen direkten Link zum Steuerkonto.
Dauerfristverlängerung: Wenn du beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragt hast, verschiebt sich die Frist um einen Monat (auf den 10. des übernächsten Monats). Den Haken dafür setzt du unter Einstellungen → Steuern (nicht im ELSTER-Tab — der zeigt Steuernummer und Turnus nur an und verweist selbst auf „Steuern”); epago passt die Fristberechnung danach automatisch an.
Was passiert mit Stornos?
Wenn du einen gebuchten Vorgang stornierst, erzeugt epago GoBD-konform eine Gegenbuchung mit dem heutigen Datum und umgekehrten Beträgen. Original und Storno heben sich in der Summe auf — sie haben keinen Netto-Effekt auf die Kennzahlen des Zeitraums, in dem der Storno erscheint. Der ursprüngliche Vorgang bleibt als storniert sichtbar und kann nicht gelöscht werden.
Liegt der Storno in einem anderen Monat als das Original, wirkt er sich auf die Kennzahlen des Storno-Monats aus. Das ist korrekt so: Das Finanzamt erwartet Korrekturen im Zeitraum der Entdeckung, nicht rückwirkend.
Zusammenfassende Meldung (ZM)
Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen ist zusätzlich eine Zusammenfassende Meldung (ZM) zu erstellen. Du findest den ZM-Bereich auf /elster unterhalb des OSS-Abschnitts.
Gesetzlich ist die Abgabe nach § 18a UStG unterschiedlich geregelt: Für innergemeinschaftliche Warenlieferungen ist der Regelfall die Monatsmeldung bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats — das Kalendervierteljahr ist nur zulässig, solange die Bemessungsgrundlagen weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Quartale 50.000 EUR übersteigen. Für innergemeinschaftliche sonstige Leistungen gilt von vornherein das Kalendervierteljahr. epago selbst bietet aktuell nur die Quartalsmeldung an — prüfe bei größerem Warenlieferungsvolumen, ob du gesetzlich zur Monatsmeldung verpflichtet bist, und melde in diesem Fall direkt im ELSTER-Portal.
Siehe auch
- Buchungen im Überblick — Wie Vorgänge erfasst und gebucht werden
- Einfach- und Profi-Modus — Was sich beim Umschalten ändert
- Steuerkonto-Abfrage — Kontostand beim Finanzamt abrufen
- Ist-Versteuerung — Umsatzsteuer erst bei Zahlung, nach § 20 UStG
- Berichte verstehen — EÜR, BWA, GuV und Bilanz
- FAQ zu Steuern — Häufige Fragen rund um UStVA und ELSTER