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ELSTER & Umsatzsteuer8 Min Lesezeit

Umsatzsteuer-Voranmeldung: Von der Buchung zur Meldung

Wie epago deine Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den Buchungen berechnet, welche Kennzahlen dabei entstehen, wie Ist-Versteuerung und OSS auf der ELSTER-Seite mitspielen und wie du die Fristen im Blick behältst.

Überblick

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (kurz: UStVA) ist die regelmäßige Meldung, mit der du dem Finanzamt mitteilst, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du bezahlt hast. epago liest dafür alle gebuchten Vorgänge des Zeitraums aus und berechnet die Kennzahlen automatisch — kontenbasiert, du musst keine Zahlen manuell addieren.

Aktueller Stand: Die Übermittlung an ELSTER läuft direkt aus epago — mit deinem ELSTER-Zertifikat, nicht mit einem von uns. Der Weg ist immer derselbe: Zertifikat hinterlegen → berechnen → amtliche Vorschau → übermitteln. Solange der Echtbetrieb für dich nicht freigeschaltet ist, geht jede Übermittlung als Testfall an die Clearingstelle und gilt nicht als Abgabe; epago sagt das an jeder Stelle dazu.

Auf der ELSTER-Seite laufen inzwischen drei Themen zusammen: die UStVA selbst, die Ist-Versteuerung (falls für dich aktiv) und, für Fernverkäufe ins EU-Ausland, der One-Stop-Shop (OSS). Dieser Artikel führt durch alle drei.

Die UStVA-Vorschau: dein Zeitraum, schon vor dem Erstellen

Für die anstehende Periode (die letzte abgeschlossene — also je nach Turnus der Vormonat, das Vorquartal oder das Vorjahr) zeigt epago die Kennzahlen automatisch schon bevor du irgendetwas erstellt hast. Das ist die Vorschau: ein Status-Chip „Vorschau — noch nicht erstellt”, die Turnus-Zeile (z. B. „Abgabe-Turnus: monatlich · mit Dauerfristverlängerung”) und darunter die vollständige Kennzahlentabelle mit den Live-Werten aus deinem Bestand.

Fällt die anstehende Periode ins Vorjahr (typischer Januar-Fall — die Meldung für Dezember steht noch aus, während in epago schon das neue Jahr läuft), weist epago das ausdrücklich aus und bietet einen Knopf zum Jahreswechsel an.

Von der Vorschau aus geht es mit „Prüfen & erstellen” weiter — das ist der erste Schritt des vierstufigen Ablaufs im Einfach-Modus (siehe unten). Fällt dir dabei etwas auf (zum Beispiel: alle Kennzahlen stehen auf 0,00, obwohl im Zeitraum Buchungen liegen), bietet epago an dieser Stelle direkt einen KI-Einstieg an, der den Befund erklärt.

Der 4-Schritte-Flow im Einfach-Modus

Wenn du oben rechts in der Topbar auf Einfach gestellt hast, siehst du im Bereich ELSTER einen geführten Ablauf mit vier Schritten.

Schritt 1 — Zeitraum prüfen

epago zeigt dir den aktuellen Meldezeitraum an (z. B. „Mai 2026 · Berechnet”). Wenn der angezeigte Zeitraum nicht stimmt, ändere das Steuerjahr oben im Dropdown und erstelle eine neue UStVA über den Button USt-VA berechnen. Auch eine Jahresmeldung lässt sich hier wählen.

Schritt 2 — Offene Punkte

epago prüft, ob noch Vorgänge als Entwurf vorliegen oder ob Buchungen auf Automatikkonten ohne Steuerschlüssel liegen. Beides kann dazu führen, dass die berechneten Werte unvollständig sind.

  • Entwürfe buchen: Öffne den Bereich Buchungen und buche offene Entwürfe, bevor du die UStVA erstellst.
  • Fehlende Steuerschlüssel (Profi-Modus): Im Profi-Modus erscheint ein Hinweis, wenn Buchungen auf Automatikkonten (im SKR03 z. B. 8400, 8300, 8100, 4400, 4300) ohne erkennbaren Steuerschlüssel vorliegen. Ergänze diese Buchungen über die Profi-Erfassung.

Schritt 3 — Ergebnis

Sobald epago die UStVA berechnet hat, siehst du das Ergebnis im Klartext:

  • „Du bekommst X EUR vom Finanzamt zurück.“ — deine Vorsteuer war höher als deine Umsatzsteuer (Zahllast negativ).
  • „Du schuldest dem Finanzamt X EUR.“ — deine Umsatzsteuer war höher als deine Vorsteuer (Zahllast positiv).
  • „Keine Zahlung in diesem Zeitraum.“ — Umsatzsteuer und Vorsteuer gleichen sich aus.

Schritt 4 — Übermittlung

Unter der Kennzahlentabelle stehen zwei Karten: die amtliche Vorschau und die Übermittlung.

Die Karte „An ELSTER übermitteln” sagt zuerst, was noch fehlt — jeder Punkt mit dem Weg dorthin:

  • Die Voranmeldung ist noch nicht berechnet.
  • Es ist kein ELSTER-Zertifikat hinterlegt (→ Einstellungen → ELSTER).
  • Es gibt offene Korrektur-Befunde nach § 17 UStG in diesem Zeitraum (→ Aufgaben). Diese Sperre ist hart: eine Voranmeldung mit offener Berichtigung meldet zu viel oder zu wenig Umsatzsteuer, und das fällt erst bei der Prüfung auf.

Ist alles erledigt, öffnet der Knopf einen Dialog mit dem Satz „Ich habe die Voranmeldung geprüft und übermittle sie.“ Diesen Haken setzt du, nicht epago: die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten bestätigst du (Wortlaut nach § 87d Abs. 3 Satz 1 AO).

Danach passiert dreierlei:

  1. epago lässt die Meldung ein letztes Mal von der Software der Finanzverwaltung prüfen. Beanstandet sie etwas, wird nichts übermittelt — du siehst die Befunde mit dem KI-Einstieg.
  2. Geht sie durch, wird sie mit deinem Zertifikat signiert und gesendet.
  3. Kommt sie an, zeigt epago das Transferticket und das Übertragungsprotokoll als PDF. Das Protokoll landet zusätzlich in deinen Belegen (Kategorie „Steuerunterlagen”) — es ist dein Nachweis der Abgabe und aufbewahrungspflichtig.

Ein Doppelklick erzeugt keine zweite Abgabe: während einer laufenden Übermittlung ist die Meldung gesperrt, jeder weitere Versuch wird abgewiesen.

„USt-VA prüfen” gibt es weiterhin — es öffnet das rechte Seitenpanel, gegliedert nach den amtlichen Blöcken A/B/D/G der UStVA plus Kennzahl 83.

Wenn etwas falsch war: die berichtigte Voranmeldung

Eine übermittelte Voranmeldung lässt sich nicht mehr ändern und nicht zurückholen. Merkst du nachträglich, dass etwas nicht stimmt, bist du nach § 153 Abs. 1 Satz 1 AO verpflichtet, das unverzüglich zu berichtigen — und der Weg dafür ist eine vollständige neue Voranmeldung desselben Zeitraums mit dem Ankreuzfeld „Berichtigte Anmeldung” (Kennzahl 10), keine Differenzmeldung.

In epago: Knopf „Berichtigte Voranmeldung erstellen” an der übermittelten Meldung. epago legt einen neuen Datensatz an und rechnet ihn frisch aus deinen Buchungen — deshalb buchst du die Korrektur vorher, nicht nachher. Die abgegebene Meldung bleibt mit ihrem Transferticket stehen; die Berichtigung verweist darauf. Übermittelt wird sie danach genauso wie jede andere.

Testfall oder Ernstfall?

Solange in der Karte „Testübermittlung an die Clearingstelle” steht, ist die Abgabe eine Übung: der Datensatz trägt den Testmerker 700000004, die Finanzverwaltung verarbeitet ihn nicht als Steueranmeldung, und die Abgabefrist läuft weiter. Den Echtbetrieb schaltet der Betreiber gemeinsam mit dir frei — er ist bewusst nicht per Haken in den Einstellungen erreichbar.

Welche Kennzahlen berechnet epago?

epago ermittelt die Kennzahlen kontenbasiert aus allen gebuchten Vorgängen des Zeitraums — nicht aus dem eingegebenen Steuerschlüssel (BU) der Buchungszeile. Der Steuerschlüssel steuert nur, ob und wie epago beim Buchen automatisch eine Steuerzeile erzeugt; welche UStVA-Kennzahl eine Buchung füllt, entscheidet die Kontonummer. Im Profi-Modus siehst du die vollständige Tabelle; im Einfach-Modus über den Link Kennzahlen anzeigen.

Kennzahl Bezeichnung Konto SKR03 Konto SKR04
Kz 81 Lieferungen/Leistungen 19 % (netto) 8400 4100, 4400
Kz 86 Lieferungen/Leistungen 7 % (netto) 8300 4110, 4300
Kz 41 Innergemeinschaftliche Lieferungen (steuerfrei) 8125 4125
Kz 89 Innergemeinschaftliche Erwerbe 19 % 3425 5300
Kz 93 Innergemeinschaftliche Erwerbe 7 % 3420 5310
Kz 66 Vorsteuer aus Eingangsrechnungen 1570, 1576 1401, 1406
Kz 61 Vorsteuer aus innergem. Erwerb 1574 1434
Kz 67 Vorsteuer § 13b UStG 1577 1431
Kz 83 Zahllast (= Umsatzsteuer gesamt − Vorsteuer) — —

Die Umsatzsteuer selbst (19 % bzw. 7 %) wird aus Kz 81 und Kz 86 berechnet, nicht aus einem Steuerkonto abgelesen — die Steuerkonten (im SKR03 z. B. 1776 für 19 %, 1770 für 7 %) dienen der Buchführung, nicht der Kennzahlen-Ermittlung.

Was hier bewusst fehlt: Weitere Kennzahlen (u. a. für Ausfuhrlieferungen, Dreiecksgeschäfte oder die Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung) berechnet epago ebenfalls, sind hier aber nicht aufgeführt, weil wir die exakte amtliche Zuordnung noch nicht abschließend gegen die BMF-Anleitung des jeweiligen Jahres verifiziert haben. Verlass dich für diese Fälle zusätzlich auf deinen Steuerberater oder die amtliche Anleitung.

Ist-Versteuerung auf der ELSTER-Seite

Hast du für dein Unternehmen die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG aktiv, zeigt die Periodenüberschrift auf /elster einen eigenen Chip: „Ist-Versteuerung (§ 20 UStG)“ statt „Sollversteuerung”. Da die Besteuerungsart am einzelnen Umsatz hängt (nicht pauschal am Mandanten) und für ein Kalenderjahr gilt, kann ein Zeitraum auch beide Arten gleichzeitig enthalten — ein Wechsel während des Jahres oder rückwirkende Buchungen machen das möglich. epago weist das dann offen aus: „In diesem Zeitraum stecken Umsätze beider Besteuerungsarten: N nach Soll (gemeldet mit dem Buchungsdatum) und M nach Ist (gemeldet mit der Vereinnahmung).”

Zusätzlich gibt es den Block „Abgleich der Vereinnahmung”: Er zeigt dir Befunde wie bezahlte Rechnungen ohne passende Zuordnung, Zahlungen in einer bereits erstellten Periode, unbezahlte Ist-Umsätze, offene Anzahlungen ohne Schlussrechnung und noch zu prüfende Korrekturen nach § 17 UStG — jeweils mit Link zum betroffenen Vorgang und einem KI-Einstieg, der den Befund erklärt. Details zur Ist-Versteuerung selbst stehen im eigenen Artikel Ist-Versteuerung: Umsatzsteuer erst, wenn das Geld da ist.

OSS: Fernverkäufe ins EU-Ausland

Verkaufst du Waren oder digitale Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern, greift ab einer bestimmten Grenze das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS). Auf /elster gibt es dafür einen eigenen Abschnitt zwischen der Übermittlungs-Historie und der Zusammenfassenden Meldung:

  • Eine KPI-Kachel „OSS-Umsätze [Jahr]“ und eine Quartalsauswahl — OSS wird immer quartalsweise gemeldet, unabhängig von deinem UStVA-Turnus.
  • Ein Fortschrittsbalken zur Bagatellgrenze von 10.000 EUR (§ 3c Abs. 4 UStG): Bleibst du im laufenden oder im vorangegangenen Kalenderjahr unter dieser Grenze, sind deine Fernverkäufe weiterhin im Inland steuerbar — erst ab dem Überschreiten (in einem der beiden Jahre) greift OSS.
  • Meldezeilen je Zielland, Ursprungsland und Steuersatz, inklusive der seit Kurzem geführten ermäßigten Sätze der einzelnen EU-Länder.
  • Ein CSV-Export sowie die Buttons „Stand festhalten” und „Als übermittelt markieren”.

Wichtig: epago übermittelt die OSS-Meldung nicht — das BZSt bietet dafür keine Schnittstelle. Du hältst den Stand in epago fest und trägst ihn manuell im BZSt-Online-Portal ein.

Ebenso wichtig: OSS-Umsätze gehören nicht in die Kennzahlen 81/86 der UStVA. Sie sind nach § 3c UStG im Inland nicht steuerbar; die Steuer erklärst du über OSS. epago prüft das automatisch — die Datenqualitätsprüfung „OSS-Rechnung auf einem inländischen Erlöskonto” auf der Seite Aufgaben findet genau diesen Fehler, falls er passiert ist.

Aber: Der Nettoumsatz deiner OSS-Fernverkäufe gehört trotzdem in die deutsche UStVA, und zwar in Kennzahl 45 („Übrige nicht steuerbare Umsätze, Leistungsort nicht im Inland”). Die amtliche Anleitung 2026 zu Zeile 36 nennt innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatkunden ausdrücklich. epago füllt Kennzahl 45 inzwischen auch aus den OSS-Erlöskonten (8320 im SKR03, 4320 im SKR04). Du musst also nichts mehr von Hand nachtragen. Die Steuer des Ziellandes bleibt weiterhin außen vor: sie erklärst du über OSS beim BZSt, und die deutsche Zahllast ändert sich durch Kennzahl 45 nicht (sie ist eine reine Angabe und geht in keine Summe ein).

Eine Ausnahme, die dabei wichtig bleibt: Fernverkäufe unter der Bagatellgrenze von 10.000 EUR sind Inlandsumsätze und gehören in die Kennzahlen 81/86, nicht in Kennzahl 45. Das ist in epago ein anderer Steuerfall („Inland, steuerpflichtig”), nicht der OSS-Fall.

Fristen und Abgabezeitraum

Für die meisten Unternehmen gilt: Die UStVA ist bis zum 10. des Folgemonats einzureichen.

  • Monatliche Abgabe: Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 9.000 EUR (§ 18 Abs. 2 Satz 2 UStG in der seit dem Besteuerungszeitraum 2025 geltenden Fassung, angehoben durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz).
  • Quartalsweise Abgabe: Der gesetzliche Regelfall — Umsatzsteuer im Vorjahr zwischen 2.000 und 9.000 EUR.
  • Befreiung auf Antrag: Bei einer Vorjahressteuer von höchstens 2.000 EUR kann das Finanzamt auf Antrag von der Voranmeldungspflicht befreien (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG) — dann genügt die Jahreserklärung.

epago leitet deinen Turnus nicht selbst aus der Vorjahressteuer ab — die Häufigkeit (monatlich/vierteljährlich/jährlich) stellst du in den Einstellungen selbst ein.

Die Sidebar „Kommende Fristen” auf /elster zeigt die nächsten Termine mit Countdown in Tagen — inzwischen nicht nur die UStVA, sondern auch die Zusammenfassende Meldung und die E-Bilanz-Frist, dazu einen direkten Link zum Steuerkonto.

Dauerfristverlängerung: Wenn du beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragt hast, verschiebt sich die Frist um einen Monat (auf den 10. des übernächsten Monats). Den Haken dafür setzt du unter Einstellungen → Steuern (nicht im ELSTER-Tab — der zeigt Steuernummer und Turnus nur an und verweist selbst auf „Steuern”); epago passt die Fristberechnung danach automatisch an.

Was passiert mit Stornos?

Wenn du einen gebuchten Vorgang stornierst, erzeugt epago GoBD-konform eine Gegenbuchung mit dem heutigen Datum und umgekehrten Beträgen. Original und Storno heben sich in der Summe auf — sie haben keinen Netto-Effekt auf die Kennzahlen des Zeitraums, in dem der Storno erscheint. Der ursprüngliche Vorgang bleibt als storniert sichtbar und kann nicht gelöscht werden.

Liegt der Storno in einem anderen Monat als das Original, wirkt er sich auf die Kennzahlen des Storno-Monats aus. Das ist korrekt so: Das Finanzamt erwartet Korrekturen im Zeitraum der Entdeckung, nicht rückwirkend.

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen ist zusätzlich eine Zusammenfassende Meldung (ZM) zu erstellen. Du findest den ZM-Bereich auf /elster unterhalb des OSS-Abschnitts.

Die Meldung geht an das Bundeszentralamt für Steuern, nicht an dein Finanzamt.

Der Meldezeitraum ergibt sich aus dem Gesetz und den dort geregelten Wahlmöglichkeiten — er wird nicht frei vom Finanzamt festgelegt:

  • Innergemeinschaftliche Warenlieferungen (§ 18a Absatz 1 Satz 1 UStG): Regelfall ist der Kalendermonat, Abgabe bis zum 25. Tag nach Ablauf des Monats. Das Kalendervierteljahr ist zulässig, solange die Summe der Bemessungsgrundlagen weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre mehr als 50.000 Euro beträgt (Satz 2). Genau 50.000 Euro überschreiten die Grenze noch nicht. Wird sie im Laufe eines Quartals gerissen, ist ab diesem Monat monatlich zu melden (Satz 3).
  • In diese Summe gehören auch Lieferungen im Rahmen innergemeinschaftlicher Dreiecksgeschäfte nach § 25b Absatz 2 UStG. Diesen Steuerfall führt epago nicht — wenn du solche Lieferungen ausführst, trag die Beträge unter „Vorperioden nachtragen” ein, sonst rechnet epago die Schwelle zu niedrig.
  • Sonstige Leistungen an EU-Unternehmer nach § 3a Absatz 2 UStG (§ 18a Absatz 2 Satz 1 UStG): immer das Kalendervierteljahr. Besteht daneben die Monatspflicht, gehören diese Angaben in die Meldung für den letzten Monat des Quartals (Satz 2).
  • Ist eine abgegebene Meldung unrichtig oder unvollständig, ist sie nach § 18a Absatz 10 UStG innerhalb eines Monats nach der Erkenntnis zu berichtigen — das gilt auch, wenn sich ein gemeldeter Zeitraum nachträglich durch Storno, Skonto oder Forderungsausfall mindert.

Vorperioden nachtragen

Die 50.000-Euro-Schwelle rechnet über fünf Kalendervierteljahre. epago kennt nur deine eigenen Buchungen — hast du deine Buchhaltung mitten im Jahr übernommen, fehlen die Zahlen davor. Ein fehlendes Quartal ist aber kein Quartal mit null Umsatz: es könnte genau das sein, das die Grenze reißt.

Deshalb meldet epago in diesem Fall „Meldezeitraum nicht verlässlich bestimmbar” und rechnet vorsorglich mit der früheren Frist (dem Kalendermonat). Über „Vorperioden nachtragen” im ZM-Bereich trägst du je Quartal nach, was epago nicht kennt — oder setzt den Haken „keine Umsätze” als ausdrückliche Fehlanzeige. Danach prüft epago die Schwelle wieder vollständig.

Was epago nicht tut

epago erstellt und übermittelt die Zusammenfassende Meldung nicht. Die Zahlen für die Meldung stehen in der Umsatzsteuer-Verprobung unter den Kennzahlen 41 und 21; die Abgabe selbst läuft über das ELSTER-Portal oder deine Kanzlei. Wer sie abgibt, solltest du einmal verbindlich festlegen — bei innergemeinschaftlichen Lieferungen hängt die Steuerbefreiung selbst an der Meldung (§ 4 Nummer 1 Buchstabe b UStG).

Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar

umsatzsteuer-voranmeldungvorsteuerzahllastelsterdauerfristverlaengerung