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Jahresabschluss 7 Min Lesezeit

Jahresabschluss vorbereiten: Deine Checkliste

Schritt für Schritt zum Jahresabschluss mit epago: die 12 Prüfpunkte der Checkliste, Bilanz- und GuV-Erstellung, das Geschäftsjahr endgültig abschließen — und wann der Steuerberater übernimmt.

Überblick

epago kennt zwei unterschiedliche Dinge, die beide „Jahresabschluss” heißen, und die auf zwei verschiedenen Seiten liegen:

  1. Die Seite Jahresabschluss (Menü Steuern → Jahresabschluss) begleitet dich mit einer Checkliste, deinem Fortschritt in Prozent und einer vorläufigen Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
  2. Das endgültige Abschließen des Geschäftsjahres — unwiderrufliche Sperre aller zwölf Monate — passiert an einer anderen Stelle: unter Einstellungen → Buchhaltung, im Panel „Geschäftsjahre”.

Beide laufen unabhängig voneinander: Die Checkliste abzuhaken schließt kein Jahr ab, und ein abgeschlossenes Jahr hakt keinen Checklistenpunkt ab. Dieser Artikel führt durch beide.

Teil 1: Die Checkliste auf der Jahresabschluss-Seite

Geschäftsjahr anlegen

  1. Öffne Jahresabschluss im Menü (unter Steuern).
  2. Wähle oben das Geschäftsjahr aus (Dropdown).
  3. Wurde das Jahr noch nicht angelegt, erscheint der Button Jahresabschluss starten — klicke ihn.

Danach siehst du die Fortschrittsanzeige mit deinen offenen Schritten. Mit Nächsten Schritt erledigen hakst du Aufgaben der Reihe nach ab.

Die zwölf Prüfpunkte

epago legt beim Anlegen eines Geschäftsjahres eine feste Checkliste mit zwölf Punkten an:

  1. Bankabstimmung
  2. Kassenabstimmung
  3. Forderungsabstimmung
  4. Verbindlichkeitenabstimmung
  5. Inventur
  6. Abschreibungen
  7. Rückstellungen
  8. Rechnungsabgrenzung
  9. USt-Abstimmung
  10. Summen- und Saldenliste
  11. Berichte erstellen
  12. Abschlussbuchungen

Die folgenden Abschnitte ordnen diese Punkte den passenden Stellen in epago zu.

1–4: Konten und offene Posten abstimmen

  • Bank- und Kassenabstimmung: Nutze Abstimmung, um deine Bank- und Kassenkonten gegen die tatsächlichen Kontoauszüge zu prüfen.
  • Forderungs- und Verbindlichkeitenabstimmung: Prüfe unter Belege → Faktura deine offenen Ausgangsrechnungen (Forderungen) und unter Belege → Eingangsrechnungen deine offenen Verbindlichkeiten — beide müssen zum Bilanzstichtag korrekt als „offen” bzw. „bezahlt” markiert sein, damit sie richtig in der Bilanz erscheinen.
  • Fehlerhafte Buchungen korrigierst du ausschließlich per Storno (GoBD-Pflicht) — der Storno trägt automatisch das heutige Datum, das Original bleibt sichtbar.

5: Inventur

Gleiche deinen tatsächlichen Warenbestand (falls vorhanden) mit dem in epago gebuchten Bestand ab. epago selbst führt keine eigene Inventurerfassung — dieser Schritt findet außerhalb der App statt und wird anschließend als Korrekturbuchung nachgezogen, falls nötig.

6: Abschreibungen (AfA)

  1. Gehe zu Buchhaltung → Anlagevermögen.
  2. Prüfe, ob alle Wirtschaftsgüter erfasst sind.
  3. Stelle sicher, dass die AfA (Abschreibung für Abnutzung) für das Geschäftsjahr vollständig gebucht ist.

Software und Hardware können nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2021 im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden (digitale AfA, 1 Jahr Nutzungsdauer).

7–8: Rückstellungen und Rechnungsabgrenzung

Prüfe, ob zum Stichtag Rückstellungen (z. B. für ausstehende Rechnungen, deren Leistung schon erbracht ist) oder Rechnungsabgrenzungsposten (Zahlungen, die wirtschaftlich in ein anderes Jahr gehören) fehlen. Für die EÜR übernimmt die Zehn-Tage-Regel einen Teil davon automatisch — für die Bilanz braucht es zusätzlich eigene Buchungen.

9: USt-Abstimmung

Vergleiche die in epago verbuchten Umsätze und Vorsteuern mit deinen eingereichten Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Wie epago die UStVA-Kennzahlen aus deinen Konten ableitet, steht ausführlich unter ELSTER: UStVA übermitteln. Abweichungen musst du vor dem Jahresabschluss klären und gegebenenfalls per Storno korrigieren.

10–11: Summen- und Saldenliste, Berichte erstellen

Öffne die Summen- und Saldenliste sowie die übrigen Auswertungen unter Reporting → Berichte (siehe Berichte verstehen) und prüfe die Salden auf Plausibilität.

12: Abschlussbuchungen, Bilanz und GuV erzeugen

Sind alle Schritte der Checkliste erledigt, erzeugst du auf der Jahresabschluss-Seite eine vorläufige Bilanz und GuV:

  1. Wechsle zu den Tabs Bilanz und GuV.
  2. Klicke im jeweiligen Tab auf Erstellen — epago berechnet die Werte anhand deiner Buchungen.
  3. Prüfe die Zahlen auf Plausibilität.

Die erzeugten Dokumente sind vorläufig. Sie dienen dir zur Vorbereitung und Übergabe an deinen Steuerberater. Für eine tiefergehende, laufend aktuelle Bilanz und GuV mit Vorjahresvergleich und Druckansicht nutze stattdessen Berichte verstehen — die Jahresabschluss-Seite zeigt einen zum Zeitpunkt der Erstellung gespeicherten Datensatz zum 31.12., die Reporting-Seite rechnet live mit frei wählbarem Stichtag.

Teil 2: Das Geschäftsjahr endgültig abschließen

Alles bis hierhin ändert noch nichts an der Buchbarkeit deiner Perioden. Der eigentliche, unwiderrufliche Jahresabschluss passiert unter Einstellungen → Buchhaltung, Panel „Geschäftsjahre”.

Was ein abgeschlossenes Jahr bedeutet

Ein Geschäftsjahr gilt in epago als abgeschlossen, sobald alle zwölf Monate einzeln festgeschrieben (gesperrt) sind — kein zusätzliches, separates Flag, sondern genau diese eine Tatsache. Ein abgeschlossenes Jahr führt epago danach getrennt: Buchungen und Belege bleiben vollständig einsehbar, tauchen aber nicht mehr als offene Aufgabe oder Datenqualitäts-Warnung auf.

Damit sich das nicht spurlos verliert:

  • Auf der Seite Aufgaben gibt es einen eigenen Schalter „Auch Altjahre zeigen” — er erscheint nur, wenn es tatsächlich Befunde aus abgeschlossenen Jahren gibt.
  • In der Buchungsliste kannst du über eine eigene Jahresauswahl gezielt in ein abgeschlossenes Jahr wechseln; die App zeigt dort einen Hinweis, dass in diesem Zeitraum keine Buchungen und keine Änderungen mehr möglich sind.

Monate einzeln festschreiben

Bevor ein ganzes Jahr abgeschlossen werden kann, müssen die einzelnen Monate festgeschrieben sein. Das passiert im selben Bereich, Panel „Periodenabschluss”:

  • Ein Monat lässt sich nur festschreiben, wenn er keine offenen Entwürfe mehr enthält — den Grund, falls das nicht der Fall ist, zeigt epago dir bereits vor dem Klick.
  • Jede Festschreibung wird protokolliert (Zeitraum, Zeitpunkt, auslösende Person) und ist für dich einsehbar.
  • Festgeschrieben wird derzeit ausschließlich von Hand; eine automatische Festschreibung am Monatsende ist noch nicht eingebaut.

Das ganze Jahr abschließen

Sind alle zwölf Monate festgeschrieben, erscheint im Panel „Geschäftsjahre” der Button „Jahr abschließen”. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein:

  1. Das Jahr muss abgelaufen sein — ein Abschluss würde sonst auch die noch kommenden Monate unwiderruflich sperren.
  2. Kein offener Entwurf darf im gesamten Jahr mehr vorliegen.

Ein Bestätigungsdialog macht die Tragweite klar: Alle zwölf Monate werden festgeschrieben, die Aktion ist unwiderruflich — danach sind in diesem Jahr keine Buchungen mehr möglich, und das Jahr lässt sich nicht wieder öffnen. Korrekturen laufen ab dann ausschließlich über einen Storno mit dem heutigen Datum in der aktuell offenen Periode.

Wenn du von DATEV oder Lexware Office wechselst

Übernimmst du eine bestehende Buchhaltung über die Ersteinrichtung, endet die Übernahme mehrerer Jahre genau hier: In Schritt 3 der Ersteinrichtung zeigt epago dir eine Tabelle „Deine Geschäftsjahre in epago” mit Buchungen, Abgleich-Status und demselben Button „Jahr abschließen” je Jahr. Der Weg für einen Wechsler ist damit: je Jahr importieren → je Jahr abstimmen → je Jahr abschließen.

E-Bilanz: Was epago abdeckt und wo der Steuerberater übernimmt

epago zeigt im Tab E-Bilanz die Taxonomie-Version (aktuell 6.7, Stand 2024) und den aktuellen Status. Die Übermittlung der E-Bilanz ans Finanzamt ist im aktuellen Stand eine Demo-Funktion und noch nicht produktiv.

Ab hier übernimmt dein Steuerberater:

  • Steuerliche Korrekturen und Anhangpflichten
  • Feststellung des Jahresabschlusses (bei GmbH: Gesellschafterbeschluss)
  • Einreichung der E-Bilanz und Steuererklärungen beim Finanzamt
  • Offizielle Aufbewahrung (10 Jahre nach GoBD / AO § 147)

Deine Aufgabe in epago ist es, die Buchführung vollständig und korrekt abzuliefern — damit sparst du deinem Steuerberater Zeit und dir Geld.

Die E-Bilanz-Frist für ein Kalenderjahr liegt regulär am 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO), mit Steuerberater gilt in der Regel eine verlängerte Abgabefrist. Die verbleibenden Tage bis zur Frist zeigt epago sowohl auf der Jahresabschluss-Seite als auch in der Fristenliste auf /elster an.

Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar

jahresabschluss bilanz gewinn-und-verlustrechnung afa e-bilanz gobd