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Rechnungen 8 Min Lesezeit

Rechnungen schreiben, erfassen und GoBD-konform stornieren

Ausgangsrechnungen mit der WYSIWYG-Maske schreiben, Eingangsrechnungen erfassen, Rechnungen verbuchen und bei Bedarf korrekt stornieren — so funktioniert die Faktura in epago.

Überblick

Die Faktura in epago umfasst zwei Bereiche im Menü Belege: Faktura (/faktura) für alles, was du selbst ausstellst — Angebot, Auftrag, Ausgangsrechnung, Gutschrift, Lieferschein und Mahnung — und Eingangsrechnungen (/invoices/incoming) als eigener Menüpunkt für Lieferantenrechnungen. Beide kannst du direkt in epago anlegen oder erfassen, mit einem Klick in die Buchhaltung übernehmen und den Zahlungseingang oder die Zahlung vermerken. Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, storniert epago sie nach den Regeln der GoBD — das Original bleibt dabei vollständig erhalten.

Ausgangsrechnungen und weitere Faktura-Belege anlegen

Auf /faktura findest du oben rechts fünf Buttons: Export, + Angebot, + Auftrag, + Lieferschein und + Neue Rechnung (primär hervorgehoben). Alle Belegtypen laufen durch dieselbe WYSIWYG-Maske:

  1. Klicke auf + Neue Rechnung (oder den passenden Belegtyp).
  2. Wähle den Kunden aus der Kundenliste oder trage die Daten manuell ein.
  3. Füge Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis — entweder tippen oder aus deinem Artikelstamm (Stammdaten → Artikel) mit einem Klick übernehmen. epago berechnet Netto-, Steuer- und Bruttobetrag automatisch.
  4. Prüfe Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und die Leistungszeit (siehe unten).
  5. Klicke auf Speichern — die Rechnung erhält den Status Entwurf.
  6. Klicke auf Festschreiben und senden, um die Rechnung fest zu buchen. Der Button bucht die Rechnung; für den eigentlichen Mailversand nutzt du zusätzlich das Umschlag-Symbol in der Rechnungsliste (siehe Abschnitt „Rechnungen per Mail versenden” weiter unten).

Über Vorschau siehst du jederzeit, wie die Rechnung als PDF aussehen wird.

Eingangsrechnungen erfassen

Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) findest du unter Belege → Eingangsrechnungen.

  1. Klicke auf Rechnung erfassen.
  2. Wähle den Lieferanten aus der Liste oder trage ihn als Freitext ein, dazu optional die externe Rechnungsnummer des Lieferanten und das Fälligkeitsdatum.
  3. Trage die Positionen ein: Beschreibung, Konto, Betrag und Umsatzsteuersatz je Zeile. epago ermittelt die Vorsteuer automatisch. Über den Brutto-/Netto-Umschalter legst du fest, ob der eingegebene Betrag je Position brutto oder netto gemeint ist — bei Eingangsrechnungen ist Brutto der übliche Fall, weil so auf der Lieferantenrechnung steht, epago rechnet aber standardmäßig mit Netto vor, also prüfe den Schalter.
  4. Klicke auf Eingangsrechnung erfassen. Die Rechnung wird als Entwurf angelegt; das Buchen selbst löst du danach über die Aktion in der Tabellenzeile aus.

Nach dem Buchen erscheint die Rechnung in der Buchhaltung als Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.

Rechnungsstatus und unbezahlte Rechnungen

Jede Rechnung hat einen Beleg-Status und, unabhängig davon, einen Zahlungsstatus:

Beleg-StatusBedeutung
EntwurfNoch nicht verbucht, kann bearbeitet oder gelöscht werden
VersendetVerschickt oder freigegeben, aber noch nicht gebucht
GebuchtIn der Buchhaltung festgeschrieben, nicht mehr bearbeitbar
StorniertPer GoBD-Storno rückgängig gemacht (siehe unten)
ZahlungsstatusBedeutung
BezahltZahlungseingang oder Zahlung wurde vollständig erfasst
TeilbezahltEin Teilbetrag wurde erfasst
ÜberfälligFälligkeitsdatum ist überschritten, Zahlung steht noch aus

Im Einfach-Modus zeigt epago statt „Offene Forderungen” (Profi-Begriff) die Zahl der unbezahlten Rechnungen (Offene Posten ist der Fachbegriff).

Zahlung erfassen: Klicke in der Tabelle auf das Zahlungssymbol neben einer gebuchten Rechnung und trage Betrag sowie Datum ein. epago markiert die Rechnung anschließend als bezahlt oder teilbezahlt.

Rechnungen per Mail versenden

Ausgangsrechnungen und Gutschriften kannst du direkt aus epago per Mail verschicken: Klicke in der Rechnungsliste auf das Umschlag-Symbol in der Zeile der betroffenen Rechnung. Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Eingangsrechnungen lassen sich derzeit nicht auf diesem Weg versenden. Der Versand ist auf 10 Mails pro Minute je Mandant begrenzt.

Druckvarianten

Unter Einstellungen → Firma wählst du ein Layout (fünf Vorlagen zur Auswahl) und eine Schriftart für alle deine Rechnungen, Angebote und weiteren Faktura-Belege. Die Auswahl wirkt identisch auf die Bildschirmvorschau und die tatsächlich erzeugte PDF-Datei.

Nummernkreise

Die Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Aufträge und die zugehörigen Kunden-/Lieferantennummern sind konfigurierbar — du legst Präfix und Startwert selbst fest, statt eine feste Nummernlogik zu akzeptieren.

Leistungszeit

Beim Erfassen einer Rechnung wählst du, wie die Leistungszeit angegeben wird: als ein Datum (Leistungsdatum) oder als Zeitraum (von–bis). Welcher Modus zum Zuge kommt, hängt auch davon ab, ob dein Unternehmen nach Soll oder nach Ist versteuert — Details dazu stehen im Artikel zur Ist-Versteuerung.

Lieferschein

Ein Lieferschein ist ein eigener Belegtyp unter + Lieferschein auf /faktura. Er trägt bewusst keine eigene Buchungslogik — ein Lieferschein selbst löst keine Buchung aus, er dokumentiert nur die Warenlieferung.

Artikelstamm

Unter Stammdaten → Artikel (/master-data/articles) legst du wiederkehrende Artikel und Leistungen mit Beschreibung und Preis an. Im Rechnungseditor holst du sie mit einem Klick in die Positionen, statt sie jedes Mal neu zu tippen.

Ansprechpartner

Für jeden Kunden gibt es ein Feld für einen Ansprechpartner (Freitext, ein Name je Kunde). Das ist kein eigenständiges Verwaltungssystem mehrerer Kontaktpersonen mit eigenen E-Mail-Adressen — für mehrere Ansprechpartner je Kunde legst du derzeit mehrere Kunden-Datensätze an oder trägst weitere Kontakte im Notizfeld nach.

Warum Rechnungen nicht einfach gelöscht werden können

Sobald eine Rechnung den Status Gebucht hat, ist sie Teil der Buchhaltung und unterliegt den Regeln der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese schreiben vor:

  • Gebuchte Belege dürfen nicht gelöscht oder nachträglich geändert werden.
  • Korrekturen erfolgen ausschließlich durch eine Stornobuchung (Gegenbuchung mit umgekehrten Beträgen).
  • Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre.

Solange eine Rechnung noch im Status Entwurf ist, kannst du sie jederzeit bearbeiten oder löschen.

GoBD-konforme Stornierung — Schritt für Schritt

Wenn eine gebuchte Rechnung fehlerhaft ist — falscher Betrag, falscher Kunde, Doppelerfassung — stornierst du sie so:

  1. Öffne die Rechnungsliste (Faktura oder Eingangsrechnungen).
  2. Klicke in der Zeile der betroffenen Rechnung auf Stornieren.
  3. Ein Dialogfenster zeigt dir die Rechnungsnummer, das Datum und den Bruttobetrag zur Bestätigung.
  4. Trage einen Storno-Grund ein (Pflichtfeld), z. B. „Falscher Betrag, Korrekturrechnung folgt”.
  5. Klicke auf Storno bestätigen.

Was passiert im Hintergrund:

  • epago legt automatisch eine Stornorechnung an. Ihre Nummer lautet wie das Original mit dem Suffix -S, zum Beispiel RE-2026-00042-S.
  • Die Stornorechnung trägt das heutige Datum als Belegdatum — nicht das Datum der Originalrechnung. Das ist GoBD-Pflicht.
  • Alle Beträge werden negiert: War die Originalrechnung 1.190,00 EUR brutto, lautet die Stornorechnung −1.190,00 EUR. Die buchhalterische Wirkung hebt sich auf.
  • War die Originalrechnung bereits verbucht, erzeugt epago gleichzeitig eine Journal-Gegenbuchung, die den ursprünglichen Buchungssatz in der Buchhaltung aufhebt.
  • Das Original erhält den Status Storniert und bleibt vollständig sichtbar. Auf /faktura findest du einen eigenen Filter-Tab „Storniert”, über den du alle stornierten Belege auf einen Blick siehst.

Stornorechnungen selbst können nicht storniert werden. Wenn du eine Stornorechnung stornieren willst, liegt meist ein anderer Fehler vor — wende dich in diesem Fall an den Support.

Korrekturrechnung nach dem Storno

Der Storno macht die fehlerhafte Rechnung rückgängig, stellt aber keine neue Rechnung aus. Wenn du eine korrigierte Rechnung brauchst, legst du anschließend einfach eine neue Ausgangs- oder Eingangsrechnung an — mit den richtigen Daten. Verweise im Buchungstext auf die stornierte Belegnummer, damit die Verbindung nachvollziehbar bleibt, zum Beispiel: „Korrektur zu RE-2026-00042”.

Buchungsbeispiel: Ausgangsrechnung verbuchen (SKR03 und SKR04)

Du stellst eine Rechnung über 1.000,00 EUR netto plus 19 % Umsatzsteuer (190,00 EUR) = 1.190,00 EUR brutto.

SKR03 — epago erzeugt beim Buchen automatisch:

KontoBezeichnungSollHaben
1400Forderungen aus L. u. L.1.190,00 EUR
8400Erlöse 19 % USt1.000,00 EUR
1776Umsatzsteuer 19 %190,00 EUR

Nach Zahlungseingang auf dem Bankkonto:

KontoBezeichnungSollHaben
1200Bank1.190,00 EUR
1400Forderungen aus L. u. L.1.190,00 EUR

SKR04 — dieselbe Rechnung:

KontoBezeichnungSollHaben
1200Forderungen aus L. u. L.1.190,00 EUR
4100Erlöse Leistungen 19 %1.000,00 EUR
3806Umsatzsteuer 19 %190,00 EUR

Nach Zahlungseingang:

KontoBezeichnungSollHaben
1800Bank1.190,00 EUR
1200Forderungen aus L. u. L.1.190,00 EUR

Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar

forderungen offene-posten vorsteuer umsatzsteuer gobd buchungssatz