Buchführung

Offene Posten

Aktualisiert: 5. Januar 2026

Definition

Offene Posten sind in der Buchführung unbezahlte Rechnungen, die entweder von Kunden als [Forderungen](/lexikon/glossar/forderungen “Forderungen - Definition und Bedeutung”) oder an Lieferanten als [Verbindlichkeiten](/lexikon/glossar/verbindlichkeiten “Verbindlichkeiten - Definition und Bedeutung”) bestehen. Sie spiegeln finanzielle Verpflichtungen wider, die noch nicht erfüllt sind und sind ein wesentlicher Bestandteil des Forderungs- und Verbindlichkeitsmanagements.

Bedeutung in der Praxis

In der Praxis spielt die Verwaltung offener Posten eine zentrale Rolle für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs). Sie ermöglicht es, den Überblick über ausstehende Zahlungen zu behalten, was entscheidend für das Liquiditätsmanagement ist. Ein effektives Offene-Posten-Management hilft KMUs, Engpässe zu vermeiden und ihre Zahlungsfähigkeit sicherzustellen. Beispielsweise kann ein Unternehmen durch regelmäßige Überprüfung der offenen Posten schnell erkennen, welche Kunden noch nicht gezahlt haben und gegebenenfalls Zahlungserinnerungen versenden.

Für KMUs ist es besonders wichtig, dass sie ihre offenen Posten systematisch verwalten, um kurzfristige Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Durch den Einsatz einer OPOS-Liste, die alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten aufzeigt, können Unternehmen effizienter arbeiten und ihre Finanzplanung optimieren. Auch die Vermeidung von Mahngebühren und die Verbesserung der Kundenbeziehungen sind wesentliche Vorteile eines gut geführten Offene-Posten-Managements.

Ein weiterer praktischer Aspekt ist die Integration der Offene-Posten-Verwaltung in die Unternehmenssoftware. Moderne Buchhaltungsprogramme bieten Funktionen, die offene Posten automatisch verfolgen und deren Status aktualisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehler.

Rechtliche Grundlagen

Die Verwaltung offener Posten unterliegt in Deutschland den Grundsätzen [ordnungsmäßiger](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Buchführung ([GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”)). Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle lückenlos und korrekt zu erfassen. Offene Posten müssen daher zeitnah und vollständig dokumentiert werden, um der Nachweispflicht gegenüber Finanzbehörden zu genügen.

Gemäß § 238 HGB muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Dies schließt auch die korrekte Erfassung und Verwaltung offener Posten ein. Für das Geschäftsjahr 2024/2025 sind keine gravierenden Änderungen dieser Regelungen zu erwarten, allerdings sollten KMUs stets auf dem Laufenden bleiben, um Anpassungen in der Buchführung rechtzeitig umzusetzen.

Praxisbeispiele

Beispiel: Ausgangsrechnung an Kunden (Forderung)

Ein Unternehmen stellt eine Rechnung über 1.190,00 € (inkl. 19% USt) an einen Kunden. Der Kunde hat die Rechnung noch nicht bezahlt.
- [Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”): Soll Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 1200 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) an Erlöse 19% USt 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) und an [Umsatzsteuer](/lexikon/glossar/umsatzsteuer “Umsatzsteuer - Definition und Bedeutung”) 19% 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04).
- Beträge:
  - Forderungen: 1.190,00 €
  - Erlöse: 1.000,00 €
  - Umsatzsteuer: 190,00 €
Beispiel: Eingangsrechnung von Lieferanten (Verbindlichkeit)

Ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 595,00 € (inkl. 19% USt) von einem Lieferanten. Die Rechnung ist noch nicht bezahlt.
- Buchungssatz: Soll Wareneingang 19% [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und Bedeutung”) 3400 (SKR03) / 5400 (SKR04) und Vorsteuer 19% 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04).
- Beträge:
  - Wareneingang: 500,00 €
  - Vorsteuer: 95,00 €
  - Verbindlichkeiten: 595,00 €
Beispiel: Zahlung einer offenen Kundenrechnung

Der Kunde aus Beispiel 1 bezahlt die Rechnung über 1.190,00 €.
- Buchungssatz: Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04).
- Betrag: 1.190,00 €
Beispiel: Zahlung einer offenen Lieferantenrechnung

Das Unternehmen aus Beispiel 2 bezahlt die Rechnung über 595,00 €.
- Buchungssatz: Soll Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) an Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04).
- Betrag: 595,00 €

Häufige Fehler

Nicht regelmäßige Aktualisierung der OPOS-Liste, was zu einem verzerrten Bild der Unternehmensliquidität führen kann.
Versäumnis, rechtzeitig Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu versenden, was zu Liquiditätsengpässen führen kann.
Fehlende Integration der Offene-Posten-Verwaltung in die Buchhaltungssoftware, was den manuellen Verwaltungsaufwand erhöht.
Unzureichende Dokumentation der offenen Posten, was bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen kann.
Verwechslung von offenen Posten mit bereits gebuchten Zahlungen, was die Finanzplanung verfälscht.

Tipps für KMUs

Verwenden Sie eine zuverlässige Buchhaltungssoftware, die offene Posten automatisch aktualisiert und verfolgt.
Führen Sie regelmäßig eine Überprüfung der offenen Posten durch, um zeitnah auf ausstehende Zahlungen reagieren zu können.
Implementieren Sie einen klaren Prozess für das Mahnwesen, um Zahlungsverzögerungen zu minimieren.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der OPOS-Liste, um Fehler zu vermeiden.
Nutzen Sie die OPOS-Liste zur Optimierung Ihrer Liquiditätsplanung und zur Vermeidung von Engpässen.

Siehe auch

Offene Posten stehen in engem Zusammenhang mit der OPOS-Liste, die eine detaillierte Übersicht über alle offenen Posten bietet. Sie sind auch mit Forderungen und Verbindlichkeiten verbunden, da sie die nicht beglichenen Teile dieser Kategorien darstellen.