Geschäftsvorfall

Definition

Ein Geschäftsvorfall ist ein Ereignis, das finanzielle Auswirkungen auf ein Unternehmen hat und in der Buchhaltung erfasst wird. Er betrifft Vermögenswerte, Schulden oder das Eigenkapital und führt zu einer Änderung der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung.

Bedeutung in der Praxis

Geschäftsvorfälle sind das Herzstück der Buchführung und bilden die Grundlage für die Erstellung von Jahresabschlüssen. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die korrekte Erfassung solcher Vorfälle entscheidend, um finanzielle Transparenz zu gewährleisten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ein Geschäftsvorfall kann beispielsweise der Verkauf eines Produkts, der Einkauf von Waren oder die Zahlung von Gehältern sein.

In der Praxis müssen KMUs sicherstellen, dass jeder Geschäftsvorfall zeitnah und korrekt erfasst wird. Ein Beispiel ist die Rechnungserstellung: Sobald eine Ware verkauft wird, muss die Rechnung als Geschäftsvorfall verbucht werden. Dies erfordert ein strukturiertes System, in dem alle Belege geordnet und nachvollziehbar abgelegt werden. Der Nutzen einer genauen Erfassung zeigt sich nicht nur in der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch in der Möglichkeit, die finanzielle Lage des Unternehmens jederzeit im Blick zu haben.

Rechtliche Grundlagen

Geschäftsvorfälle müssen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dokumentiert werden. Diese Regelungen stellen sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt, vollständig und nachvollziehbar erfasst werden.

Die GoBD, zuletzt aktualisiert in 2023, legt fest, dass Geschäftsvorfälle zeitnah, d.h. in der Regel innerhalb von zehn Tagen, erfasst werden müssen. Außerdem müssen die Buchungen mit einem Beleg belegt sein, um die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Angaben zu gewährleisten. Diese gesetzlichen Anforderungen gelten auch für 2024/2025 und sind für die steuerliche Anerkennung von großer Bedeutung.

Praxisbeispiele

1. Wareneinkauf: Ein Unternehmen kauft Waren im Wert von 5.000 Euro. Dieser Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung als Erhöhung des Warenbestands und als Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten erfasst.

2. Gehaltszahlung: Die monatliche Gehaltszahlung an die Mitarbeiter wird als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht und gleichzeitig als Abgang in der Kasse oder auf dem Bankkonto erfasst.

3. Kundenzahlung: Ein Kunde bezahlt eine offene Rechnung über 2.000 Euro. Dieser Eingang wird in der Buchhaltung als Erhöhung des Bankguthabens und als Reduzierung der Forderungen erfasst.

Häufige Fehler

1. Fehlende Belege: Geschäftsvorfälle werden ohne die entsprechenden Belege erfasst, was zu Problemen bei einer steuerlichen Prüfung führen kann.
2. Unvollständige Erfassung: Nicht alle relevanten Informationen werden erfasst, was die Aussagekraft der Buchführung mindert.
3. Unklarer Buchungstext: Fehlende oder missverständliche Buchungstexte können die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle erschweren.
4. Ungenaues Timing: Geschäftsvorfälle werden nicht zeitnah erfasst, was zu Verzögerungen und Ungenauigkeiten in den Finanzberichten führen kann.
5. Fehlende Abstimmung: Konten werden nicht regelmäßig abgestimmt, was zu Unstimmigkeiten in den Finanzaufstellungen führen kann.

Tipps für KMUs

1. Regelmäßige Schulungen: Schulungen für Mitarbeiter zur korrekten Erfassung von Geschäftsvorfällen können Fehler reduzieren.
2. Klare Prozesse: Etablieren Sie klare und einfache Prozesse zur Belegerfassung und -ablage.
3. Software nutzen: Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die GoBD-konform ist und die Erfassung von Geschäftsvorfällen erleichtert.
4. Externe Beratung: Ziehen Sie bei Unsicherheiten externe Buchhaltungs- oder Steuerberatung hinzu.
5. Regelmäßige Kontenabstimmung: Führen Sie regelmäßig Kontenabstimmungen durch, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Siehe auch

Ein Geschäftsvorfall führt in der Buchhaltung zur Erstellung eines Buchungssatzes. Der Buchungssatz gibt an, welche Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen sind und in welcher Weise sie sich ändern (Soll an Haben).