Dokumentation
Definition
Die Dokumentation im steuerlichen und buchhalterischen Kontext bezieht sich auf die systematische Erfassung, Aufbewahrung und Bereitstellung von geschäftlichen Unterlagen und Informationen. Sie stellt sicher, dass alle steuerlich relevanten Vorgänge nachvollziehbar und überprüfbar sind.
Bedeutung in der Praxis
Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die ordnungsgemäße Dokumentation ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung und Steuererklärung. Eine lückenlose und gut strukturierte Dokumentation ermöglicht es, bei einer Betriebsprüfung schnell und effizient alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise sollte ein Unternehmen alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen klar und nachvollziehbar archivieren. Dies betrifft sowohl digitale als auch physische Dokumente. Eine ordnungsgemäße Dokumentation hilft zudem, interne Prozesse zu optimieren und die finanzielle Transparenz zu erhöhen. Ein weiteres Beispiel ist die Erfassung von Geschäftsvorfällen im [Kassenbuch](/lexikon/glossar/kassenbuch “Kassenbuch - Definition und Bedeutung”); hier müssen alle Einnahmen und Ausgaben detailliert und zeitnah dokumentiert werden, um eine korrekte Buchführung zu gewährleisten.
Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Grundlagen für die Dokumentation in Deutschland sind in den Grundsätzen zur [ordnungsmäßigen](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ([GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”)) festgelegt. Diese Grundsätze verlangen, dass alle steuerlich relevanten Unterlagen nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig sind. Laut GoBD müssen die Dokumente zudem jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein. Die rechtliche Lage 2025 sieht vor, dass die Dokumentation digitaler Prozesse und Unterlagen verstärkt im Fokus steht, um die Effizienz und Transparenz zu erhöhen.
Praxisbeispiele
Beispiel 1: Kauf von Büromaterial
Ein Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von 119,00 € (inkl. 19% USt). Die Buchung lautet:
| Konto | [SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”) | [SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”) |
|---|---|---|
| Büromaterial (Aufwand) | 4930 | 6800 |
| [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und Bedeutung”) 19% | 1576 | 1406 |
| Bank | 1200 | 1800 |
[Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”): Soll 4930 (SKR03) / 6800 (SKR04) Büromaterial an Haben 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank 119,00 €
Beispiel 2: Verkauf von Waren
Ein Unternehmen verkauft Waren im Wert von 1.190,00 € (inkl. 19% USt). Die Buchung lautet:
| Konto | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Bank | 1200 | 1800 |
| Erlöse 19% USt | 8400 | 4400 |
| [Umsatzsteuer](/lexikon/glossar/umsatzsteuer “Umsatzsteuer - Definition und Bedeutung”) 19% | 1776 | 3806 |
Buchungssatz: Soll 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank an Haben 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) Erlöse 19% USt 1.190,00 €
Beispiel 3: Abschreibung einer EDV-Software
Ein Unternehmen schreibt eine EDV-Software (Digital-AfA, Nutzungsdauer 1 Jahr) ab. Anschaffungskosten: 1.200,00 €.
| Konto | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Abschreibungen auf Sachanlagen | 4830 | 6220 |
| EDV-Software | 0027 | 0135 |
Buchungssatz: Soll 4830 (SKR03) / 6220 (SKR04) Abschreibungen auf Sachanlagen an Haben 0027 (SKR03) / 0135 (SKR04) EDV-Software 1.200,00 €
Häufige Fehler
- Unvollständige oder fehlerhafte Belegaufbewahrung, die bei einer Prüfung zu Problemen führen kann.
- Fehlende zeitnahe Dokumentation von Geschäftsvorfällen, was die Nachvollziehbarkeit erschwert.
- Unzureichende digitale Archivierung, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Fehlinterpretation der GoBD, insbesondere bezüglich der Unveränderbarkeit von Dokumenten.
- Vernachlässigung der regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentationsprozesse.
Tipps für KMUs
- Investieren Sie in eine zuverlässige Buchhaltungssoftware, die GoBD-konform ist und die Dokumentation effizient unterstützt.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit der Dokumentation geschult sind und die gesetzlichen Anforderungen kennen.
- Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um die Vollständigkeit und Richtigkeit der Dokumentation zu überprüfen.
- Nutzen Sie Cloud-Lösungen zur sicheren und flexiblen Archivierung von Dokumenten.
- Halten Sie sich über aktuelle gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden, um Ihre Dokumentationsprozesse entsprechend anzupassen.
Wichtige Hinweise zu aktuellen Regelungen (Stand 2025):
- Digital-AfA (BMF 22.02.2021): Software/Hardware Nutzungsdauer = 1 Jahr
- GWG-Grenze: 800,00 € netto (Sofortabschreibung)
- Sammelposten: 250,00 € - 1.000,00 €
- Kleinunternehmergrenze: 22.000,00 € Vorjahr
Siehe auch
Der Begriff “Dokumentation” hängt eng mit der GoBD zusammen, die die gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung regelt. Die Belegpflicht ist ebenfalls von Bedeutung, da sie die Notwendigkeit zur Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten unterstreicht, um die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen zu gewährleisten.