Revisionssicherheit

Definition

Revisionssicherheit bezeichnet die Eigenschaft eines digitalen Dokumentenmanagementsystems, bei dem die Aufbewahrung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten so erfolgt, dass sie im Nachhinein nicht unbemerkt verändert werden können. Dies gewährleistet, dass steuerrelevante Daten jederzeit nachvollziehbar und manipulationssicher sind.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist Revisionssicherheit von zentraler Bedeutung, um den Anforderungen der Finanzbehörden zu entsprechen. Sie stellt sicher, dass alle steuerrelevanten Unterlagen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vollständig, richtig und zeitgerecht dokumentiert sind. Ein Beispiel aus der Praxis wäre die digitale Erfassung von Eingangsrechnungen: Hierbei muss gewährleistet sein, dass einmal erfasste Daten nicht ohne Protokollierung verändert werden können.

In der Praxis bedeutet dies auch, dass ein revisionssicheres System Zugriffe auf Dokumente protokolliert und dokumentiert, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Dies bietet nicht nur Schutz vor Manipulationen, sondern auch wertvolle Informationen im Falle von internen oder externen Prüfungen.

Für viele KMUs ist die Umstellung auf ein revisionssicheres System eine Herausforderung, da die bestehenden Prozesse und IT-Infrastruktur angepasst werden müssen. Es bietet jedoch auch Chancen zur Effizienzsteigerung, da papierbezogene Prozesse automatisiert und optimiert werden können.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Anforderungen an die Revisionssicherheit sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt. Diese legen fest, dass elektronische Dokumente nicht nur unveränderbar, sondern auch jederzeit verfügbar und lesbar sein müssen.

Aktuell, im Jahr 2024/2025, gelten die GoBD als maßgebliche Richtlinie, die für Unternehmen aller Größen verbindlich sind. Besonders für KMUs ist es wichtig, die GoBD-konformen Anforderungen zu beachten, um bei einer Betriebsprüfung keine Schwierigkeiten zu bekommen. Relevante Paragraphen umfassen unter anderem § 147 der Abgabenordnung (AO), der die Aufbewahrungspflichten von Buchungsbelegen regelt.

Praxisbeispiele

1. Ein kleines Einzelhandelsunternehmen nutzt ein digitales Kassensystem, das alle Transaktionen revisionssicher erfasst. Bei einer Betriebsprüfung kann das Unternehmen nachweisen, dass alle Kassenvorgänge unverändert und vollständig archiviert sind.

2. Ein mittelständisches Produktionsunternehmen setzt ein Dokumentenmanagementsystem ein, das alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen revisionssicher speichert und die Zugriffe protokolliert. Somit kann bei einer internen Revision nachvollzogen werden, wer welche Änderungen an den Dokumenten vorgenommen hat.

3. Ein Dienstleistungsunternehmen digitalisiert seine Personalakten und speichert sie in einem revisionssicheren Archivierungssystem. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Daten für Prüfungen durch das Finanzamt oder andere Behörden jederzeit verfügbar sind.

Häufige Fehler

1. Verwendung von Systemen, die keine vollständige Protokollierung der Änderungen gewährleisten.
2. Fehlende regelmäßige Überprüfung der Revisionssicherheit der eingesetzten Softwarelösungen.
3. Unzureichende Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Anforderungen der Revisionssicherheit.
4. Unsachgemäße oder fehlende Dokumentation von Zugriffsrechten und -protokollen.
5. Verwechslung zwischen Datensicherung und Revisionssicherheit; nicht jedes Backup-System ist revisionssicher.

Tipps für KMUs

1. Investieren Sie in ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem, das die Anforderungen der GoBD erfüllt.
2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, um Bewusstsein und Verständnis für die Bedeutung von Revisionssicherheit zu schaffen.
3. Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um die Einhaltung der Revisionssicherheitsanforderungen zu überprüfen.
4. Dokumentieren Sie alle Prozesse und Zugriffsrechte sorgfältig, um im Falle einer Prüfung gut vorbereitet zu sein.
5. Nutzen Sie die Unterstützung von IT-Dienstleistern, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Siehe auch

Revisionssicherheit ist eng mit den GoBD verbunden, die als Leitlinien für die ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung elektronischer Dokumente dienen. Beide Begriffe betonen die Wichtigkeit der Integrität und Nachvollziehbarkeit von steuerrelevanten Daten. Während die GoBD den Rahmen vorgeben, stellt die Revisionssicherheit sicher, dass diese Anforderungen in der Praxis umgesetzt werden.