Kasse und Kassenbuch
Wie du in epago eine Kasse anlegst, Bareinnahmen und Barausgaben erfasst, den Kassensturz protokollierst und warum eine Kassenzeile nie gelöscht werden kann.
Überblick
Das Kassenbuch ist die Grundaufzeichnung deines Bargeldverkehrs. § 146 Abs. 1 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. In epago findest du es unter Finanzen → Kasse (Route /cash).
Zwei Dinge unterscheiden die Kasse vom Rest der App:
- Eine Kassenzeile entsteht sofort als feste Buchung. Einen Entwurfszustand gibt es hier bewusst nicht.
- Jede Kassenzeile erzeugt zugleich eine Journalbuchung. Du erfasst also nicht doppelt: Kassenbuch und Buchhaltung bleiben von selbst synchron.
Was epago nicht ist: ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO. Wenn du eine Registrierkasse oder ein Kassensystem im Einsatz hast, bleibt das dein führendes System. Das epago-Kassenbuch ist die Buchführungsseite dazu, kein Kassensystem-Ersatz.
Kasse anlegen
Solange keine Kasse existiert, zeigt die Seite „Noch keine Kasse angelegt.”.
- Klicke auf Anfangsbestand erfassen.
- Trage Name der Kasse ein (Vorschlag: „Hauptkasse”), den Anfangsbestand in Euro und den Stichtag, ab dem du das Kassenbuch führst.
- Klicke auf Kasse anlegen.
Das Sachkonto setzt epago selbst passend zu deinem Kontenrahmen: 1000 Kasse bei SKR03, 1600 bei SKR04 und SKR05. Du kannst es nicht überschreiben, damit die Kasse immer auf dem richtigen Bestandskonto landet.
Du kannst mehrere Kassen führen (etwa Hauptkasse und eine Filialkasse). Ab der zweiten Kasse erscheint oben rechts ein Auswahlfeld, und die Seite arbeitet immer auf der gewählten Kasse.
Die Kennzahlen
| Karte | Was drinsteht |
|---|---|
| Kassenbestand | Bargeld in der Kasse laut Kassenbuch, serverseitig fortgeschrieben |
| Bewegungen (Monat) | Einlagen und Entnahmen des laufenden Monats, getrennt ausgewiesen |
| Letzte Zählung | Datum und gezählter Betrag der letzten Kassenzählung, mit Differenz-Chip |
Weicht die letzte Zählung ab, steht neben dem Chip ein KI fragen-Einstieg, der die Differenz mit Zählwert und Buchbestand als Kontext an den Copilot übergibt.
Kassenbewegung erfassen
Klicke oben rechts auf Kassenbewegung. Der Dialog „Kassenbewegung erfassen” fragt:
- Richtung: Ein (Bargeld kommt rein) oder Aus (Bargeld geht raus).
- Datum und Betrag.
- Vorgang: der Text, der im Kassenbuch steht, zum Beispiel „Büromaterial” oder „Tageseinnahme”.
- Gegenkonto: über die Suche nach Kontonummer oder Bezeichnung. Konten, die du häufig benutzt, stehen oben.
- Steuersatz: bei einer Einlage die Umsatzsteuer, bei einer Entnahme die Vorsteuer. Ist das Gegenkonto ein Automatikkonto, ist die Auswahl gesperrt, weil das Konto seinen Schlüssel selbst mitbringt.
- Beleg (optional): eine Auswahlliste der zuletzt hochgeladenen, noch nicht verknüpften Belege. Fehlt der Beleg, kannst du ihn später auf der Belege-Seite nachreichen.
Mit Kassenbewegung buchen ist die Zeile im Kassenbuch und die zugehörige Journalbuchung erledigt.
Bank und Kasse: über Geldtransit
Erkennt epago am Vorgangstext einen Bankbezug („Einzahlung zur Bank”, „Geldautomat”), schlägt es das Geldtransitkonto deines Kontenrahmens an (SKR03 1280 „Verrechnungskonto Geldtransit”, SKR04 und SKR05 1460 „Geldtransit”). Ein Klick übernimmt es. Erzwungen wird nichts, du kannst auch ein anderes Konto wählen.
Der Umweg über Geldtransit ist Absicht: Abhebung und Gutschrift stehen selten am selben Tag in beiden Büchern, und ein direkter Buchungssatz Kasse an Bank würde genau dort Differenzen erzeugen.
Was epago beim Erfassen ablehnt
Drei fachliche Sperren greifen serverseitig, unabhängig davon, was im Formular steht:
- Negativer Bestand. Eine Kasse kann rechnerisch nicht weniger als null Euro enthalten. Kommt das vor, fehlt in aller Regel eine Einlage.
- Rückdatierung. Ein Datum vor der zuletzt gebuchten Zeile ist gesperrt, sonst wäre die Reihenfolge nicht mehr chronologisch.
- Zukunft. Eine Barbewegung, die noch nicht stattgefunden hat, gehört nicht ins Kassenbuch.
In diesen Fällen schließt der Dialog und die Seite zeigt oben ein Hinweisband mit der Meldung des Servers. Daneben stehen KI fragen (mit dem Befund als Kontext) und Eingaben weiter bearbeiten, das den Dialog mit deinen unveränderten Eingaben wieder öffnet.
Kassenzählung (Kassensturz)
Über Kassenzählung protokollierst du, was tatsächlich in der Kasse liegt.
- Trage die Stückelung ein, getrennt nach Scheinen und Münzen. epago rechnet die Summe live mit.
- Darunter stehen Gezählt, Buchbestand und die Differenz.
- Trage ein, wer gezählt hat, und optional eine Notiz.
- Speichern.
Maßgeblich ist immer der Buchbestand, den epago beim Speichern selbst ermittelt, nicht die Vorschau im Dialog. Weicht er ab, springt der Dialog in den Schritt Differenz bestätigen und zeigt das tatsächliche Ergebnis.
Bei einer Differenz entscheidest du dort:
- Differenz buchen: ein Fehlbetrag läuft als Aufwand gegen die Kasse, ein Überschuss als Ertrag. In beiden Fällen ohne Umsatzsteuer, denn eine Kassendifferenz ist kein Umsatz.
- Nur protokollieren: die Zählung wird festgehalten, der Buchbestand bleibt stehen.
Warum nichts gelöscht wird
Eine gebuchte Kassenzeile lässt sich weder ändern noch löschen. Für eine Korrektur klickst du in der Zeile auf das Storno-Symbol. Der Dialog sagt, was passiert: epago schreibt eine Gegenzeile mit eigener Nummer und heutigem Datum und storniert die gespiegelte Journalbuchung mit. Optional gibst du einen Grund an.
Beide Zeilen bleiben im Kassenbuch stehen, die stornierte trägt den Chip „storniert”. Das ist keine Umständlichkeit, sondern die Anforderung der GoBD: eine einmal erfasste Aufzeichnung muss nachvollziehbar bleiben.
Der fortgeschriebene Bestand je Zeile kommt ebenfalls aus der Datenbank und wird nie im Browser nachgerechnet.
Kassenbuch exportieren
Kassenbuch exportieren liefert die gewählte Kasse als CSV mit denselben Spalten wie die Tabelle: Datum, Nummer, Vorgang, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Einnahme, Ausgabe, Bestand und Status, aufsteigend nach Nummer.
Der Export enthält immer das vollständige Kassenbuch. Die Tabelle auf der Seite zeigt dagegen die letzten 500 Bewegungen; ist dieses Fenster voll, sagt die Fußzeile das ausdrücklich, und die Monatskennzahl bezieht sich dann ebenfalls nur auf diese Zeilen.
Ein Export je Kasse ist Absicht: ein Kassenbuch ist immer das Buch einer Kasse, mehrere Kassen in einer Datei hätten weder eine durchgehende Nummernfolge noch einen sinnvollen fortgeschriebenen Bestand.
Belege nicht vergessen
Zeilen ohne Beleg tragen in der Tabelle den Chip Beleg fehlt. Über den Link „fehlende Belege ergänzen” in der Fußzeile kommst du direkt zu den Belegen. Auch für Barzahlungen gilt die Belegpflicht. Ein abfotografierter Kassenzettel reicht, solange er lesbar ist.
Siehe auch
- Belege hochladen und zuordnen - Kassenbelege digital ablegen
- Bankumsätze zuordnen und buchen - die Gegenseite beim Geldtransit
- Kassenbuch führen: GoBD-konform - die rechtlichen Anforderungen im Detail
- Berichte verstehen - wo die Kassenbewegungen in den Auswertungen landen