Kassenführung

Definition

Kassenführung bezeichnet die ordnungsgemäße Erfassung aller Bargeldbewegungen im Unternehmen. Es umfasst sowohl die tägliche Erfassung von Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch als auch die Sicherung der Daten nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und den GoBD.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die Kassenführung ein wesentlicher Bestandteil der Finanzbuchhaltung. Eine sorgfältige Kassenführung stellt sicher, dass alle Bargeldtransaktionen transparent und nachvollziehbar sind. Dies ist besonders wichtig, um bei Betriebsprüfungen keine Beanstandungen zu riskieren.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Einzelhändler notiert täglich die Bareinnahmen und -ausgaben in einem Kassenbuch. Dieses dient als Grundlage für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Eine lückenhafte oder fehlerhafte Kassenführung kann zu Schätzungen durch das Finanzamt führen, was oft zu Steuernachzahlungen führt.

In der Gastronomiebranche ist die Kassenführung ebenfalls von großer Bedeutung. Hierbei müssen alle Barzahlungen von Kunden, sowie Trinkgelder, korrekt erfasst werden. Eine ordnungsgemäße Kassenführung hilft, den Überblick über den Bargeldbestand zu behalten und Fehler zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Anforderungen an die Kassenführung sind in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) festgelegt. Diese Grundsätze verlangen, dass alle Kasseneinträge vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen.

Laut den aktuellen Regelungen für 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme manipulationssicher sind. Das bedeutet, dass nachträgliche Änderungen an den Kasseneinträgen dokumentiert werden müssen. Zudem sind die Aufbewahrungsfristen für Kassenunterlagen von zehn Jahren zu beachten.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Bareinzahlung eines Kunden

Ein Kunde zahlt eine Rechnung bar. Der Buchungssatz lautet:

Soll Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) an Haben Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 (SKR03) / 1200 (SKR04)

Beispiel 2: Bareinkauf von Büromaterial

Büromaterial wird bar bezahlt. Der Buchungssatz lautet:

Soll Büromaterial 4930 (SKR03) / 6805 (SKR04) an Haben Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04)

Beispiel 3: Private Barentnahme

Der Unternehmer entnimmt Bargeld für private Zwecke. Der Buchungssatz lautet:

Soll Privatentnahmen 1800 (SKR03) / 2180 (SKR04) an Haben Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04)

Häufige Fehler

• Nicht zeitgerechte Erfassung: Verzögerungen bei der Erfassung von Bartransaktionen können zu Unstimmigkeiten führen.
• Fehlende Belege: Oft werden Zahlungen ohne Belege verbucht, was zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen kann.
• Unvollständige Einträge: Unzureichend dokumentierte Kasseneinträge erschweren die Nachvollziehbarkeit.
• Manipulation von Kassendaten: Änderungen an den Kasseneinträgen ohne Dokumentation der Gründe und des Zeitpunkts sind rechtlich problematisch.

Tipps für KMUs

• Regelmäßige Schulungen: Mitarbeiter sollten regelmäßig in der ordnungsgemäßen Kassenführung geschult werden.
• Digitale Systeme nutzen: Moderne Kassensysteme erleichtern die Einhaltung der GoBD und bieten Manipulationssicherheit.
• Tägliche Kassenführung: Halten Sie alle Bargeldbewegungen täglich fest, um die Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
• Externe Kontrolle: Lassen Sie Ihre Kassenführung regelmäßig von einem Steuerberater überprüfen.
• Belegorganisation: Sorgen Sie für eine ordentliche Ablage aller Belege, um bei Prüfungen schnell alle Nachweise bereitstellen zu können.

Siehe auch

Der Begriff “Kassenführung” ist eng mit dem Kassenbuch verknüpft, das die Grundlage für die Kassenführung bildet. Die GoBD GoBD setzen die rechtlichen Rahmenbedingungen für die ordnungsgemäße Kassenführung.