Rechnungen schreiben, erfassen und GoBD-konform stornieren
Ausgangs- und Eingangsrechnungen anlegen, verbuchen und bei Bedarf korrekt stornieren — so funktioniert die Faktura in epago.
Überblick
Die Faktura in epago umfasst zwei Bereiche: Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die du an Kunden stellst) und Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen, die du erhältst). Beide kannst du direkt in epago anlegen oder erfassen, mit einem Klick in die Buchhaltung übernehmen und den Zahlungseingang oder die Zahlung vermerken. Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, storniert epago sie nach den Regeln der GoBD — das Original bleibt dabei vollständig erhalten.
Ausgangsrechnungen anlegen
Ausgangsrechnungen findest du unter Faktura → Ausgangsrechnungen.
- Klicke oben rechts auf Rechnung erstellen.
- Wähle den Kunden aus der Kundenliste oder trage den Namen manuell ein.
- Füge Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis. epago berechnet Netto-, Steuer- und Bruttobetrag automatisch.
- Prüfe Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum.
- Klicke auf Speichern — die Rechnung erhält den Status Entwurf.
Entwurf → Buchen: Ein Entwurf wird erst dann buchhaltungsrelevant, wenn du auf Buchen klickst. Erst dann erzeugt epago automatisch den passenden Buchungssatz und trägt die Rechnung in die Buchhaltung ein. Im Einfach-Modus siehst du oben einen Hinweis: „Beim Buchen wird die Rechnung automatisch in deiner Buchhaltung erfasst.”
Eingangsrechnungen erfassen
Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen) findest du unter Faktura → Eingangsrechnungen.
- Klicke auf Rechnung erfassen.
- Wähle den Lieferanten aus.
- Trage Rechnungsdatum, Betrag und Umsatzsteuersatz ein. epago ermittelt die Vorsteuer (die Umsatzsteuer, die du vom Finanzamt zurückbekommst) automatisch.
- Speichere als Entwurf oder klicke sofort auf Buchen.
Nach dem Buchen erscheint die Rechnung in der Buchhaltung als Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Rechnungsstatus und unbezahlte Rechnungen
Jede Rechnung hat einen Status, der anzeigt, wo sie sich gerade befindet:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht verbucht, kann bearbeitet oder gelöscht werden |
| Gebucht | In der Buchhaltung festgeschrieben, nicht mehr bearbeitbar |
| Bezahlt | Zahlungseingang oder Zahlung wurde erfasst |
| Überfällig | Fälligkeitsdatum ist überschritten, Zahlung steht aus |
Im Einfach-Modus zeigt epago statt „Offene Forderungen” (Profi-Begriff) die Zahl der unbezahlten Rechnungen (Offene Posten ist der Fachbegriff). Du erkennst sie am KPI-Feld oben in der Rechnungsliste.
Zahlung erfassen: Klicke in der Tabelle auf das Zahlungssymbol neben einer gebuchten Rechnung und trage Betrag sowie Datum ein. epago markiert die Rechnung anschließend als bezahlt oder teilbezahlt.
Warum Rechnungen nicht einfach gelöscht werden können
Sobald eine Rechnung den Status Gebucht hat, ist sie Teil der Buchhaltung und unterliegt den Regeln der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese schreiben vor:
- Gebuchte Belege dürfen nicht gelöscht oder nachträglich geändert werden.
- Korrekturen erfolgen ausschließlich durch eine Stornobuchung (Gegenbuchung mit umgekehrten Beträgen).
- Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre.
Solange eine Rechnung noch im Status Entwurf ist, kannst du sie jederzeit bearbeiten oder löschen.
GoBD-konforme Stornierung — Schritt für Schritt
Wenn eine gebuchte Rechnung fehlerhaft ist — falscher Betrag, falscher Kunde, Doppelerfassung — stornierst du sie so:
- Öffne die Rechnungsliste (Ausgangs- oder Eingangsrechnungen).
- Klicke in der Zeile der betroffenen Rechnung auf Stornieren.
- Ein Dialogfenster zeigt dir die Rechnungsnummer, das Datum und den Bruttobetrag zur Bestätigung.
- Trage einen Storno-Grund ein (Pflichtfeld), z. B. „Falscher Betrag, Korrekturrechnung folgt”.
- Klicke auf Storno bestätigen.
Was passiert im Hintergrund:
- epago legt automatisch eine Stornorechnung an. Ihre Nummer lautet wie das Original mit dem Suffix
-S, zum BeispielRE-2026-00042-S. - Die Stornorechnung trägt das heutige Datum als Belegdatum — nicht das Datum der Originalrechnung. Das ist GoBD-Pflicht.
- Alle Beträge werden negiert: War die Originalrechnung 1.190,00 EUR brutto, lautet die Stornorechnung −1.190,00 EUR. Die buchhalterische Wirkung hebt sich auf.
- War die Originalrechnung bereits verbucht, erzeugt epago gleichzeitig eine Journal-Gegenbuchung, die den ursprünglichen Buchungssatz in der Buchhaltung aufhebt.
- Das Original erhält den Status Storniert und bleibt vollständig sichtbar. In der Liste erkennst du stornierte Rechnungen am
-S-Suffix der Stornorechnung.
Stornorechnungen selbst können nicht storniert werden. Wenn du eine Stornorechnung stornieren willst, liegt meist ein anderer Fehler vor — wende dich in diesem Fall an den Support.
Korrekturrechnung nach dem Storno
Der Storno macht die fehlerhafte Rechnung rückgängig, stellt aber keine neue Rechnung aus. Wenn du eine korrigierte Rechnung brauchst, legst du anschließend einfach eine neue Ausgangs- oder Eingangsrechnung an — mit den richtigen Daten. Verweise im Buchungstext auf die stornierte Belegnummer, damit die Verbindung nachvollziehbar bleibt, zum Beispiel: „Korrektur zu RE-2026-00042”.
Buchungsbeispiel: Ausgangsrechnung verbuchen (SKR03)
Du stellst eine Rechnung über 1.000,00 EUR netto plus 19 % Umsatzsteuer (190,00 EUR) = 1.190,00 EUR brutto.
epago erzeugt beim Buchen automatisch:
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 1400 | Forderungen aus L. u. L. | 1.190,00 EUR | |
| 8200 | Erlöse 19 % USt | 1.000,00 EUR | |
| 1776 | Umsatzsteuer 19 % | 190,00 EUR |
Nach Zahlungseingang auf dem Bankkonto:
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 1200 | Bank | 1.190,00 EUR | |
| 1400 | Forderungen aus L. u. L. | 1.190,00 EUR |