Zum Hauptinhalt springen
Erste Schritte 5 Min Lesezeit

Belege hochladen und zuordnen

Wie du Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in epago hochlädst, kategorisierst und einem Vorgang zuordnest – GoBD-konform archiviert.

Überblick

Jeder Einnahme oder Ausgabe in deiner Buchhaltung muss ein Beleg zugrunde liegen – das schreibt die GoBD vor. In epago lädst du Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Belege direkt in die App hoch. Die Dateien werden GoBD-konform archiviert: unveränderlich gespeichert, 10 Jahre aufbewahrungspflichtig – und du kannst sie jederzeit einem Vorgang (Buchungssatz) zuordnen.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Du kannst folgende Dateitypen hochladen (max. 10 MB pro Datei):

  • PDF – für Rechnungen, Lieferscheine, Verträge
  • Bilder – JPG, JPEG, PNG, GIF, WEBP (z. B. Fotos von Kassenzettel)
  • Tabellen – Excel (.xlsx, .xls) und CSV

Tipp: Für Rechnungen empfiehlt sich PDF, weil das Format durchsuchbar und druckfertig ist. Handy-Fotos von Kassenbelegen als JPG oder PNG sind ebenfalls gültig, sofern der Beleg gut lesbar ist.

Beleg hochladen

  1. Öffne im Menü den Bereich Belege.
  2. Klicke oben rechts auf Beleg hochladen.
  3. Im Dialogfenster kannst du die Datei entweder per Drag & Drop in den gestrichelten Bereich ziehen oder über Datei auswählen aus deinem Gerät öffnen.
  4. Wähle eine Kategorie für den Beleg – etwa „Eingangsrechnung”, „Kontoauszug” oder „Vertrag”. Die Kategorie hilft dir später beim Filtern.
  5. Füge optional eine Beschreibung hinzu (z. B. „Rechnung Büromaterial”), trage das Belegdatum ein und vergib eine Belegnummer.
  6. Klicke auf Hochladen. Die Datei ist jetzt sicher gespeichert.

Verfügbare Kategorien:

KategorieBeispiele
EingangsrechnungLieferantenrechnungen, Dienstleistungsrechnungen
AusgangsrechnungRechnungen, die du an Kunden gestellt hast
Quittung / BelegKassenbelege, Tankquittungen
VertragMietverträge, Serviceverträge
KontoauszugMonatliche Kontoauszüge deiner Bank
SteuerdokumentSteuerbescheide, UStVA-Belege
SonstigesAlles, was keiner anderen Kategorie passt

Status: Neu und Erledigt

Nach dem Upload erscheint jeder Beleg in der Liste. Im Einfach-Modus siehst du zwei Status-Zustände:

  • Neu – der Beleg liegt vor, ist aber noch keinem Vorgang zugeordnet.
  • Erledigt – der Beleg ist einem Vorgang zugeordnet (im Profi-Modus: „Verbucht”).

Die Kennzahl-Karten am Seitenanfang zeigen dir auf einen Blick, wie viele Belege noch zuzuordnen sind. So behältst du den Überblick und weißt, wo noch Handlungsbedarf besteht.

Du kannst die Liste nach Kategorie und Status filtern, indem du auf die entsprechenden Filter-Schaltflächen unterhalb der Suchleiste klickst.

Beleg einem Vorgang zuordnen

Ein hochgeladener Beleg belegt (wortspieltechnisch passend), dass ein Vorgang (in der Buchhaltung: Buchungssatz) tatsächlich stattgefunden hat. So ordnest du ihn zu:

  1. Klicke in der Belegliste auf den gewünschten Beleg.
  2. In der Tabellenzeile erscheint die Aktion Zuordnen (im Profi-Modus: „Verbuchen”).
  3. Ein Erfassungsfenster öffnet sich – Datum, Beschreibung und Belegnummer werden automatisch aus dem Beleg vorausgefüllt.
  4. Trage den Betrag ein und wähle die Kategorie (Konto), z. B. 8200 Erlöse 19 % USt für eine Ausgangsrechnung mit Regelsteuersatz.
  5. Speichere den Vorgang. Der Beleg wechselt auf Erledigt und ist mit dem Vorgang verknüpft.

Hinweis: Du kannst einen Beleg auch erst hochladen und die Zuordnung später nachholen. Das ist nützlich, wenn du Belege sammelst und dann gesammelt verarbeitest.

Warum digitale Belege Papierbelege ersetzen können

Die GoBD erlaubt ausdrücklich die digitale Aufbewahrung statt Papier – unter einer Bedingung: Das Dokument muss unveränderlich gespeichert sein und jederzeit lesbar abgerufen werden können (sog. Revisionssicherheit).

epago erfüllt diese Anforderungen:

  • Hochgeladene Dateien werden unveränderlich gespeichert – nachträgliche Änderungen am Inhalt sind nicht möglich.
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (gemäß AO § 147).
  • Du kannst jeden Beleg jederzeit herunterladen – etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung.
  • Die Belegpflicht ist erfüllt, sobald ein digitaler Beleg mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft ist.

Praktische Empfehlung: Scanne Papierquittungen und Kassenzettel zeitnah ein (als JPG oder PDF) und lade sie direkt in epago hoch. So vermeidest du verblasste Thermodrucke und verlierst keine Belege mehr.

Beleg herunterladen oder archivieren

  • Download: Klicke in der Tabellenzeile auf das Download-Symbol. Die Originaldatei wird in deinen Download-Ordner gespeichert.
  • Archivieren: Über die Aktion „Archivieren” wird der Beleg aus der aktiven Liste ausgeblendet. Er bleibt aber GoBD-konform erhalten und kann nicht endgültig gelöscht werden, solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft.

Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar

belegpflicht gobd revisionssicherheit buchungssatz dokumentation geschaeftsvorfall