Aufgaben und Datenqualität: Was noch zu tun ist
Was auf der Aufgaben-Seite steht, wie die zehn Datenqualitätsprüfungen deinen Bestand automatisch durchsuchen und wie du jeden Befund direkt mit der KI klärst und entscheidest.
Überblick
Die Seite Aufgaben (/aufgaben, im Menü direkt unter der Übersicht) sammelt alles, was in deiner Buchhaltung gerade Aufmerksamkeit braucht — in zwei Bereichen: oben deine konkreten Aufgaben (offene Entwürfe, fällige Meldungen, überfällige Rechnungen), darunter der aufklappbare Bereich Datenqualität, der deinen kompletten Buchungs- und Belegbestand live nach Auffälligkeiten durchsucht. Für jeden Befund gilt derselbe Grundsatz: du bekommst nicht nur eine Meldung, sondern kannst die KI fragen, was sie bedeutet, und direkt entscheiden, was damit passiert.
Aufgaben: was konkret ansteht
Oben auf der Seite gruppiert epago deine Aufgaben nach Themen — nur Gruppen mit tatsächlichen Einträgen werden angezeigt:
| Gruppe | Typische Aufgaben |
|---|---|
| Einrichtung | fehlende Einrichtungsschritte |
| Buchungen | offene Entwürfe, fällige Serienrechnungen |
| Belege | Belege ohne Zuordnung, neue Belege im Postfach, Störungen beim automatischen Einsammeln |
| Geld | überfällige Ausgangsrechnungen, fällige Eingangsrechnungen |
| Steuern | fällige Umsatzsteuer-Voranmeldung |
Oben rechts zeigen drei Zähler-Chips („dringend”, „offen”, „Hinweise”), wie viele Aufgaben in welcher Dringlichkeit anstehen. Ist nichts offen, steht dort „Alles erledigt, nichts offen.”
Aufgaben zurückstellen oder ausblenden: Zu jeder Aufgabe gehört die Möglichkeit, sie später zu erledigen („Später erinnern”, mit Schnellwahl 7/30/90 Tage) oder dauerhaft als „passt so” auszublenden (mit Pflicht-Begründung). Ausgeblendete Aufgaben verschwinden nicht spurlos: Der Schalter „Auch Ausgeblendete zeigen” oben rechts holt sie mit Zähler zurück, falls du eine Entscheidung revidieren willst.
Altjahre: Ist mindestens ein Geschäftsjahr bei dir bereits abgeschlossen, erscheint zusätzlich der Schalter „Auch Altjahre zeigen”. Befunde aus abgeschlossenen Jahren zählen nicht mehr zum aktiven Handlungsbedarf — das Jahr ist ja unwiderruflich festgeschrieben —, bleiben aber über diesen Schalter jederzeit einsehbar.
Datenqualität: was automatisch geprüft wird
Der Bereich Datenqualität rechnet bei jedem Aufruf live über deinen gesamten Bestand — es wird nichts gespeichert und nichts an deinen Buchungen verändert. Ein Klick auf „Erneut prüfen” stößt die Prüfung erneut an. Aktuell führt epago zehn Prüfungen:
| Prüfung | Worauf sie hinweist |
|---|---|
| Aufwand oder Ertrag ohne Beleg | Gebuchte Vorgänge auf Aufwands- oder Ertragskonten ohne verknüpften Beleg im Archiv (Bank- und Steuerbuchungen bewusst ausgenommen) |
| Belege ohne Buchung | Belege im Archiv, die keiner Buchung zugeordnet sind |
| Unklare Buchungstexte | Buchungstexte, die auf einen ungeklärten Vorgang hindeuten oder ganz fehlen |
| Konten ohne Einordnung | Beim Import angelegte Konten, die noch als „Neutral” eingestuft sind und damit in Bilanz und GuV fehlen |
| Buchungsdatum außerhalb des Geschäftsjahres | Buchungen in einem Jahr, in dem sonst kaum gebucht wurde — häufig ein Tippfehler im Datum |
| Entwürfe seit über 30 Tagen | Entwürfe, die seit mehr als 30 Tagen unverbucht liegen und noch in keine Auswertung einfließen |
| Mögliche Kursdifferenz bei Fremdwährungsbelegen | Der gebuchte Euro-Betrag weicht vom Belegbetrag ab, umgerechnet zum EZB-Referenzkurs des Belegtags |
| OSS-Rechnung auf einem inländischen Erlöskonto | Ein als EU-Fernverkauf gekennzeichneter Umsatz, der nicht auf dem OSS-Erlöskonto gebucht ist |
| Steuerfreier Umsatz auf einem 19-%-Erlöskonto | Ein steuerfreier Steuerfall (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Kleinunternehmer), der auf einem satzgebundenen Erlöskonto liegt |
| Korrektur prüfen (§ 17 UStG) | Vorgänge, bei denen sich Rechnung und Zahlung unterscheiden und die eine Korrektur nach § 17 UStG nahelegen — dieselbe Ableitung nutzt auch der Ist-Abgleich der UStVA |
Jede Prüfung mit Treffern zeigt eine aufklappbare Liste der Einzelbefunde mit Link zum betroffenen Vorgang oder Beleg.
Der KI-Loop: Erklären, Entscheiden, Umsetzen
Jeder einzelne Befund trägt einen Chip „KI fragen”. Ein Klick öffnet den Copilot direkt mit diesem Befund als Kontext — du bekommst also nicht eine allgemeine Erklärung, sondern eine, die deinen konkreten Vorgang kennt. Auf die Erklärung folgt immer eine Handlungsoption, keine Erklärung bleibt einfach so stehen: die KI schlägt vor, was jetzt zu tun ist (zum Beispiel einen Beleg nachreichen, einen Entwurf korrigieren oder — bei bereits gebuchten Vorgängen mit fehlerhafter Kontierung — einen Storno).
Für drei besonders häufige Fälle gibt es zusätzlich einen eigenen Aktionsbutton, der direkt ein Arbeitspanel öffnet:
- Belege einsammeln — für Aufwand/Ertrag ohne Beleg
- KI-Buchung der Belege — für Belege ohne Buchung
- KI-Prüfung der Entwürfe — für liegengebliebene Entwürfe
Jede über die KI vorgeschlagene Änderung läuft über den normalen Bestätigungsflow: Sie wird als Entwurf oder als Stornovorschlag angelegt und erst nach deiner ausdrücklichen Bestätigung tatsächlich gebucht. GoBD-relevante Buchungen bleiben also unangetastet, bis du zustimmst — genau wie bei jeder anderen KI-Aktion in epago.
Siehe auch
- Belege verwalten — Filter, Detailpanel und Belegtyp im Detail
- Buchen im Überblick — Entwürfe, Buchungsstapel und Storno
- Konten und Kontenrahmen verstehen — Kontotypen und Einordnung
- Ist-Versteuerung — der Abgleich der Vereinnahmung und § 17 UStG
- Jahresabschluss vorbereiten — was mit Befunden aus abgeschlossenen Jahren passiert
- Dashboard verstehen — woher die Aufgaben-Kachel auf der Übersicht ihre Zahlen nimmt