Warenrückgabe/Gutschrift an Kunde buchen

Überblick

Bei der Buchung einer Warenrückgabe oder Gutschrift an einen Kunden handelt es sich um die Korrektur eines bereits getätigten Verkaufs. Diese Buchung wird benötigt, wenn ein Kunde Waren zurückgibt und der ursprüngliche Verkauf rückgängig gemacht oder angepasst werden muss.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Ein Kunde gibt defekte Ware zurück und erhält eine Gutschrift.
• Eine Bestellung wurde versehentlich doppelt ausgeführt und eine Rückabwicklung ist erforderlich.
• Der Kunde storniert die Bestellung nach Lieferung, und die Ware wird zurückgesandt.
• Der Kunde erhält eine Gutschrift aufgrund von Vertragswidrigkeiten oder Kulanz.

Buchungssatz

Die Gutschrift ist die spiegelbildliche Buchung zur Ausgangsrechnung.

Wichtige Kontenreferenz:

• Erlöse 19 % USt: SKR03=8400, SKR04=4400
• Erlöse 7 % USt: SKR03=8300, SKR04=4300
• Umsatzsteuer 19 %: SKR03=1776, SKR04=3806
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: SKR03=1400, SKR04=1200

Soll die Rückgabe in der Auswertung sichtbar bleiben statt den Erlös still zu kürzen, führt DATEV dafür die Konten Erlösschmälerungen (SKR03 8700 / SKR04 4700). Der Buchungssatz ist derselbe, nur mit dem Schmälerungskonto anstelle des Erlöskontos. Achtung bei der Nummer 1200: Im SKR04 ist das die Forderung, im SKR03 die Bank.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Identifiziere die Rückgabe: Bestimme, welche Rechnung die Rückgabe betrifft und welche Produkte zurückgesandt wurden.
2. Berechne die Gutschrift: Errechne den Betrag der Gutschrift, inklusive Umsatzsteuer.
3. Buchung im System: Erstelle die Buchung im Buchhaltungssystem:
   • Buche den Nettoverkaufspreis auf das Konto Erlöse 19% USt (SKR03: 8400 / SKR04: 4400).
   • Buche die zugehörige Umsatzsteuer auf das Konto Umsatzsteuer 19% (SKR03: 1776 / SKR04: 3806).
   • Reduziere die Forderungen gegenüber dem Kunden auf dem Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (SKR03: 1400 / SKR04: 1200) um den Gesamtbetrag.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation:
Ein Kunde gibt Ware im Wert von 1.000,00 € netto zurück. Die ursprüngliche Rechnung lautete über 1.190,00 € brutto.

Berechnung:

• Netto-Warenwert: 1.000,00 €
• Umsatzsteuer (19 % von 1.000,00 €): 190,00 €
• Gutschriftsbetrag brutto: 1.190,00 €

Buchung:

Probe: 1.000,00 € + 190,00 € = 1.190,00 €. Soll und Haben stimmen überein. Hat der Kunde bereits gezahlt und bekommt das Geld zurück, steht im Haben statt der Forderung das Bankkonto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04).

Wichtige Hinweise

• Stelle sicher, dass die ursprüngliche Rechnung korrekt identifiziert wird, um Fehler zu vermeiden.
• Überprüfe, ob die Umsatzsteuer korrekt berechnet wurde.
• Die Umsatzsteuerkorrektur gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem die Rückgabe stattfindet, nicht in den der ursprünglichen Rechnung.
• Zusätzlich zur Erlösbuchung ist die zurückgenommene Ware wieder im Bestand zu erfassen, wenn du eine Bestandsführung hast.

Häufige Fehler

• Falsche Zuordnung der Rückgabe zu einer Rechnung: Dies kann zu Diskrepanzen in der Buchhaltung führen.
• Fehlerhafte Umsatzsteuerberechnung: Achte darauf, dass der Steuersatz korrekt angewendet wird.
• Unvollständige Buchung: Stelle sicher, dass alle Teile der Buchung (Netto und Steuer) erfasst werden.

Rechtliche Grundlagen

Mit der Rückgabe ändert sich die Bemessungsgrundlage des ursprünglichen Umsatzes. Nach § 17 Abs. 1 UStG hat der leistende Unternehmer den geschuldeten Steuerbetrag zu berichtigen, der Leistungsempfänger seinen Vorsteuerabzug, jeweils in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist. Die Gutschrift muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten und auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen.

Tipps für die Praxis

• Nutze Buchhaltungssoftware, um Buchungen automatisch zu generieren und Fehler zu minimieren.
• Halte regelmäßige Schulungen für dein Team ab, um sicherzustellen, dass alle mit den Prozessen vertraut sind.
• Führe regelmäßige Abstimmungen der Konten durch, um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
• Dokumentiere alle Korrekturen und Gutschriften sorgfältig, um eine nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten.

Diese Anleitung sollte dir helfen, Warenrückgaben und Gutschriften korrekt zu buchen und dabei die gesetzlichen Anforderungen zu beachten. Nutze sie als Leitfaden, um deinen Buchhaltungsprozess effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.