Deine erste Buchung mit der Schnellerfassung
Wie du mit der Schnellerfassung im Einfach-Modus deinen ersten Vorgang in epago erfasst — Felder, Tastatur-Fluss, Entwurf vs. Festschreiben und ein konkretes Beispiel.
Überblick
Die Schnellerfassung ist das zentrale Werkzeug auf der Seite Vorgänge (Buchungen). Sie ermöglicht dir, einen einzelnen Geschäftsvorfall mit wenigen Tastatureingaben festzuhalten — ohne Buchhaltungskenntnisse vorauszusetzen. Du siehst die Maske nur im Einfach-Modus; sobald du in den Profi-Modus wechselst, erscheint stattdessen die DATEV-Stapelerfassung.
Die Felder der Schnellerfassung
Die Schnellerfassung besteht aus einer einzelnen Zeile mit diesen Feldern:
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datum | ja | Tag des Vorgangs (vorausgefüllt mit heute) |
| Beleg-Nr. | nein | Deine Rechnungs- oder Belegnummer, z. B. RE-2026-001 |
| Buchungstext | ja | Kurze Beschreibung, z. B. „Büromaterial Rechnung Müller” |
| Betrag (EUR) | ja | Bruttobetrag, Komma oder Punkt als Dezimalzeichen möglich |
| Soll-Konto | ja | Das Konto, das belastet wird (z. B. 1200 Bank) |
| Haben-Konto | ja | Das Konto, das erkannt wird (z. B. 8200 Erlöse 19 % USt) |
Direkt unterhalb der Felder zeigt epago eine Live-Vorschau des Buchungssatzes an, sobald du Konto, Gegenkonto oder Betrag eingetragen hast.
Komplett per Tastatur — der Enter-Fluss
Die Schnellerfassung ist von Anfang an auf Tastaturnutzung ausgelegt. Du brauchst die Maus nicht anzufassen:
- Datum —
Enter→ springt zu Beleg-Nr. - Beleg-Nr. —
Enter→ springt zu Buchungstext - Buchungstext —
Enter→ springt zu Betrag - Betrag —
Enter→ springt zu Soll-Konto - Soll-Konto (Kontoauswahl) — Konto auswählen → springt automatisch zu Haben-Konto
- Haben-Konto (Kontoauswahl) — Konto auswählen → der Vorgang ist bereit zum Buchen
Aus jedem Feld heraus kannst du mit ⌘ Return (Mac) bzw. Strg + Enter (Windows) sofort buchen. Esc leert das Formular, ohne etwas zu speichern.
Entwurf oder festschreiben?
Am Ende der Zeile findest du zwei Schaltflächen:
- Buchen ↵ — schreibt den Vorgang sofort fest (Status: gebucht). Er bekommt eine Buchungsnummer und kann danach nicht mehr bearbeitet werden — nur noch GoBD-konform storniert.
- Entwurf — speichert den Vorgang als Entwurf. Entwürfe tauchen in der Liste unter „Zu prüfen” auf und können noch geändert oder gelöscht werden, bis du sie festschreibst.
Wann Entwurf sinnvoll ist: Wenn du dir bei einem Konto noch nicht sicher bist oder den Beleg erst noch zuordnen möchtest. Im Einfach-Modus zeigt das KPI-Feld „Zu prüfen” die Anzahl offener Entwürfe.
Was ist eine Buchungsnummer?
Sobald du einen Vorgang festschreibst, bekommt er automatisch eine fortlaufende, lückenlose Buchungsnummer — zum Beispiel 1, 2, 3. Eine solche fortlaufende, lückenlose Nummerierung verlangen die GoBD als Pflichtbestandteil ordnungsmäßiger Buchführung. epago vergibt die Nummer automatisch und atomar in der Datenbank, sodass keine Nummer doppelt vergeben oder übersprungen werden kann.
Entwürfe erhalten noch keine Buchungsnummer; erst das Festschreiben löst die Vergabe aus.
Beispiel: Einnahme 119,00 EUR buchen
Du hast eine Rechnung gestellt und 119,00 EUR brutto (inkl. 19 % Umsatzsteuer) auf dein Konto erhalten.
Felder ausfüllen:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Datum | 12.06.2026 |
| Beleg-Nr. | RE-2026-042 |
| Buchungstext | Beratungsleistung Mustermann GmbH |
| Betrag | 119,00 |
| Soll-Konto | 1200 Bank |
| Haben-Konto | 8200 Erlöse 19 % USt |
Vorschau: 1200 Bank an 8200 Erlöse 19 % USt 119,00 EUR
Klicke auf Buchen ↵ oder drücke ⌘ Return. Der Vorgang erscheint sofort in der Sitzungsliste darunter mit Status „Gebucht”.
Hinweis zur Steuerautomatik: Die Schnellerfassung bucht den Bruttobetrag ohne automatischen Steuer-Split. Wenn du möchtest, dass epago die Umsatzsteuer (19,00 EUR) und die Netto-Erlöse (100,00 EUR) automatisch auf getrennte Konten aufteilt, nutze die Profi-Erfassung — dazu einfach auf den Link „Profi-Erfassung” unter dem Formular klicken oder oben rechts in den Profi-Modus wechseln.
Die Sitzungsliste
Nach jeder erfassten Buchung siehst du direkt darunter die Sitzungsliste — alle Vorgänge, die du in dieser Browser-Sitzung angelegt hast. Sie zeigt Buchungsnummer, Datum, Beleg, Konto, Gegenkonto und Status auf einen Blick. Gebuchte Vorgänge kannst du von hier aus direkt stornieren.