Belege verwalten: Übersicht, Filter, Status und Archiv
Referenzartikel für das Belege-Modul in epago: Übersicht, Filteroptionen, Statuslogik, Kategorien, Archivierung und das Zusammenspiel mit Buchungen.
Überblick
Das Belege-Modul ist die zentrale Ablage für alle Dokumente deiner Buchhaltung: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge und mehr. Hier verwaltest du nicht nur neu hochgeladene Dateien, sondern siehst auch, welche Belege bereits einem Vorgang (Buchungssatz) zugeordnet sind und welche noch warten. Dieser Artikel erklärt die Bedienoberfläche, die Filteroptionen und die Statuslogik als Referenz – wie du einen Beleg zum ersten Mal hochlädst, beschreibt Belege hochladen und zuordnen.
Kennzahlen auf einen Blick
Oben auf der Seite zeigen vier Kacheln die wichtigsten Informationen:
| Kachel | Bedeutung |
|---|---|
| Belege gesamt | Alle hochgeladenen Dokumente, einschließlich archivierter Belege |
| Noch zuzuordnen (Profi: Unverbucht) | Belege ohne verknüpften Vorgang |
| Erledigt (Profi: Verbucht) | Belege, die mindestens einem Vorgang zugeordnet sind |
| Speicher | Gesamtgröße aller gespeicherten Dateien |
Die Kacheln zeigen jeweils auch den Anteil oder die Veränderung im laufenden Monat an.
Suche und Filter
Unterhalb der Kennzahlen findest du eine Suchleiste und eine Reihe von Filter-Schaltflächen (Pills).
Suchleiste: Du kannst nach Dateinamen, Beschreibung und Belegnummer suchen. Die Suche wirkt sofort – es gibt keine Suchen-Schaltfläche, die du drücken musst.
Kategorie-Filter: Klicke auf eine Kategorie-Schaltfläche, um die Liste auf diesen Typ einzuschränken. Ein erneuter Klick auf „Alle” hebt den Filter wieder auf.
| Kategorie | Typische Dokumente |
|---|---|
| Eingangsrechnung | Lieferantenrechnungen, Dienstleistungsrechnungen |
| Ausgangsrechnung | Rechnungen, die du an Kunden gestellt hast |
| Beleg | Kassenzettel, Tankquittungen |
| Vertrag | Mietverträge, Wartungsverträge |
| Kontoauszug | Monatliche Kontoauszüge |
| Steuer | Steuerbescheide, UStVA-Belege |
| Sonstiges | Alles, was keiner anderen Kategorie passt |
Status-Filter: Die letzte Schaltfläche durchläuft beim Klicken einen Drei-Schritt-Zyklus:
- Status: alle → alle Belege anzeigen
- Status: Neu (Profi: Offen) → nur Belege ohne zugeordneten Vorgang
- Status: Erledigt (Profi: Verbucht) → nur Belege mit verknüpftem Vorgang
Ein weiterer Klick springt wieder auf „alle”.
Kategorie- und Status-Filter lassen sich kombinieren. So kannst du zum Beispiel alle noch offenen Eingangsrechnungen anzeigen.
Statuslogik im Detail
Der Status eines Belegs ergibt sich automatisch aus der Verknüpfung mit Vorgängen – du stellst ihn nicht manuell ein.
Einfach-Modus:
- Neu – der Beleg liegt vor, wurde aber noch keinem Vorgang zugeordnet.
- Erledigt – der Beleg ist mit mindestens einem Vorgang verknüpft.
Profi-Modus (gleiche Logik, andere Bezeichnung):
- Offen entspricht „Neu”
- Verbucht entspricht „Erledigt”
Du kannst den Modus jederzeit über den Umschalter oben rechts in der Topbar wechseln. Die zugrundeliegenden Daten bleiben identisch – nur die Darstellung ändert sich. Mehr dazu erklärt Einfach- und Profi-Modus.
Aktionen in der Belegliste
Für jeden Beleg in der Tabelle stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Anzeigen – öffnet das Beleg-Detailfenster mit Metadaten (Kategorie, Datum, Beschreibung, Größe) und einer Vorschau.
- Zuordnen (Profi: Verbuchen) – öffnet das Buchungserfassungsfenster. Datum, Beschreibung und Belegnummer werden aus dem Beleg automatisch vorausgefüllt. Nach dem Speichern des Vorgangs wechselt der Beleg auf „Erledigt”.
- Herunterladen – lädt die Originaldatei auf dein Gerät herunter.
- Archivieren – blendet den Beleg aus der aktiven Liste aus (siehe nächster Abschnitt).
Archivierung
Ein Beleg kann archiviert, aber nicht endgültig gelöscht werden. Das ist kein Versehen, sondern gesetzliche Pflicht: Die GoBD und die Abgabenordnung (AO § 147) verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Was beim Archivieren passiert:
- Der Beleg verschwindet aus der normalen Listenansicht.
- Er bleibt GoBD-konform gespeichert und kann weiterhin heruntergeladen werden.
- Eine bestehende Verknüpfung mit einem Vorgang bleibt erhalten.
Wenn du versehentlich einen Beleg archivierst, wende dich an den Support – die Datei ist nicht verloren.
Zusammenspiel mit Buchungen
Belege und Vorgänge (Buchungssätze) sind in epago eng miteinander verknüpft:
- Ein Vorgang kann mit einem oder mehreren Belegen verknüpft sein.
- Umgekehrt kann ein Beleg mit genau einem Vorgang verknüpft sein (1:1-Beziehung).
- Die Verknüpfung entsteht, wenn du über die Aktion „Zuordnen” einen Vorgang direkt aus dem Beleg heraus erstellst.
- Du kannst einen Beleg auch nachträglich zuordnen: Lade ihn hoch, erledige die Buchung später.
Die Belegpflicht gilt als erfüllt, sobald ein digitaler Beleg mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft ist. Ohne Beleg ist ein Vorgang buchhaltungstechnisch unvollständig.
Hinweis: Gebuchte Vorgänge können nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden (GoBD-Immutabilität). Falls ein Vorgang falsch gebucht wurde, ist eine Stornobuchung erforderlich – der ursprüngliche Beleg bleibt dabei erhalten.
Siehe auch
- Belege hochladen und zuordnen – Schritt-für-Schritt-Anleitung zum ersten Upload und zur Zuordnung
- Buchen im Überblick – wie Vorgänge und Belege zusammenhängen
- Einfach- und Profi-Modus – was sich zwischen den Modi ändert
- GoBD – Glossar – gesetzliche Grundlagen zur digitalen Buchführung
- Belegpflicht – Glossar – was die Belegpflicht für dein Unternehmen bedeutet