Abstimmung und Saldenabgleich
Wie du auf der Seite Abstimmung deine Buchhaltung gegen die Auswertung aus dem alten System, gegen den Jahresabschluss und gegen interne Regeln prüfst.
Überblick
Nach einer Datenübernahme oder am Jahresende willst du wissen, ob dein Bestand in epago wirklich dem entspricht, was in deinem bisherigen System oder in deinem Jahresabschluss steht. Genau dafür gibt es Buchhaltung → Abstimmung (Route /abstimmung).
Die Seite hat drei Reiter und ist eine reine Prüfansicht: sie liest nur, sie bucht nichts und ändert nichts an deinen Daten. Alle Beträge sind Euro.
| Reiter | Wofür |
|---|---|
| SuSa-Abgleich | Salden oder Verkehrszahlen aus dem alten System gegen epago |
| Eröffnungsbilanz | Jahresabschluss, E-Bilanz oder Saldenliste gegen die gebuchte EB |
| Plausibilitäten | interne Prüfungen ohne externe Datei |
SuSa-Abgleich: gegen das alte System prüfen
Lade die Summen- und Saldenliste aus deinem bisherigen System als CSV hoch, entweder per Drag & Drop in die Ablagefläche oder per Klick. Erlaubt sind .csv und .txt.
epago erkennt das Format selbst und versteht:
- die Summen- und Saldenliste aus Lexware Office, Lexware oder DATEV,
- eine einfache Liste aus Konto, Bezeichnung und Saldo,
- den Export Konten (das Konten-Journal), also genau die Datei, die du auch für die Übernahme benutzt.
Der Konten-Export ist der praktisch wichtigere Weg, weil nicht jeder Lexware-Office-Tarif die Auswertung „Summen und Salden” anbietet.
Stichtag oder Zeitraum
Was epago von dir wissen will, hängt am erkannten Format:
- Saldenliste: ein Stichtag. Verglichen werden alle Buchungen bis einschließlich dieses Tages. Steht der Stichtag in der Datei, übernimmt epago ihn und sagt „Aus deiner Datei erkannt”.
- Konten-Journal: ein Zeitraum von/bis. epago liest ihn aus der Datei und zeigt daneben, wie viele Buchungen, Zeilen und Konten drinstecken.
Beim Konten-Journal vergleicht epago je Konto Soll minus Haben im Zeitraum, also die Verkehrszahlen, nicht die Salden. Die Datei wird dabei mit derselben Regel umgerechnet wie beim Import: die Spiegelzeilen auf den Sammelkonten laufen also auf beiden Seiten über die Personenkonten.
Wichtig zu wissen: Beim Konten-Journal stammen beide Seiten aus derselben Quelle. Der Abgleich prüft damit, ob deine Übernahme vollständig ist und nichts doppelt importiert wurde. Er prüft nicht, ob deine bisherige Buchhaltung fachlich richtig gebucht war.
Kommst du aus der Datenübernahme über Übernahme prüfen oder Abgleich öffnen in der Jahresliste, ist das Jahr schon vorbelegt. Dann musst du nur noch dieselbe Export-Datei ablegen, mit der du das Jahr übernommen hast.
Für importierte Altjahre gilt: lade die Auswertung per 31.12. hoch. So siehst du, ob die Übernahme exakt dem Stand deines alten Systems entspricht und keine Vorträge doppelt drin sind.
Das Ergebnis lesen
Über der Tabelle steht eine Leiste mit sechs Zahlen und einem Gesamturteil:
| Wert | Bedeutung |
|---|---|
| Übereinstimmung | Konten, bei denen beide Seiten gleich sind |
| Abweichungen | Konten, die es auf beiden Seiten gibt, aber mit unterschiedlichem Wert |
| Nur Quelle | Konten, die in deiner Datei stehen, aber in epago nicht bebucht sind |
| Nur epago | Konten, die in epago bebucht sind, aber in deiner Datei fehlen |
| Summe Quelle / Summe epago | die Gesamtsummen beider Seiten |
| Gesamturteil | „Alles stimmt überein” oder „n Konten prüfen” |
Darunter schaltest du zwischen Alle und Nur Probleme um. Die Tabelle zeigt je Zeile Konto, Bezeichnung, Saldo Quelle, Saldo epago, Differenz und Status.
So liest du die typischen Fälle:
- Nur Quelle: ein Teil der Übernahme ist nicht angekommen, oder das Konto heißt in epago anders (andere Nummer im Kontenrahmen).
- Nur epago: in epago ist etwas gebucht, das es in der Quelle nicht gibt. Häufigste Ursache: ein doppelter Import oder eine Buchung, die du in epago selbst erfasst hast.
- Abweichung mit kleiner Differenz: meist Rundung oder eine einzelne fehlende Zeile.
- Abweichung genau um den doppelten Wert: ein Beleg oder eine Datei wurde zweimal importiert.
- Abweichung genau um den Anfangsbestand: der Saldenvortrag ist doppelt oder gar nicht drin.
Neben jeder Abweichung steht ein KI fragen-Einstieg. Er übergibt Konto, beide Salden und die Differenz als Kontext an den Copilot, statt dich in einen leeren Chat zu schicken.
Konnte epago Zeilen nicht als Konto-Saldo lesen (etwa Summen- oder Kopfzeilen), erscheint eine Warnung mit der Anzahl. Prüfe dann, ob wirklich alle Konten erfasst wurden. Ebenso weist epago aus, gegen welche Spalte deiner Liste verglichen wurde.
Entwürfe zählen mit. Ein frisch importiertes Jahr besteht bis zum Festschreiben aus Entwürfen, und die sollen im Abgleich sichtbar sein.
Eröffnungsbilanz abgleichen
Im zweiten Reiter vergleichst du deine gebuchte Eröffnungsbilanz mit der Quelle.
- Trage das Geschäftsjahr ein. Verglichen wird die Buchung mit der Referenz „EB-JJJJ”.
- Lade die Quelle hoch: Jahresabschluss als PDF, E-Bilanz als XML oder XBRL, oder eine Saldenliste als CSV. Maximal 10 MB.
PDF und XML liest epago mit KI-Unterstützung aus. Ist die automatische Bilanz-Erkennung auf dem Server nicht eingerichtet, sagt epago das und verweist auf den CSV-Weg, der ohne KI funktioniert.
Status der Buchung
Bevor du Zahlen bewertest, schau auf den Status der EB-Buchung. epago blendet dazu eine Hinweisbox ein:
- Festgeschrieben: alles normal, der Vergleich ist aussagekräftig.
- Entwurf: Entwürfe zählen nicht in die Salden und erscheinen nicht auf den Kontenblättern. Schreibe die EB fest, damit sie wirkt.
- Storniert: die Eröffnungsbilanz wirkt nicht mehr. Die Tabelle zeigt die alten, nicht mehr wirksamen Zeilen. Buche die EB neu, bevor du das Ergebnis bewertest.
- Nicht gebucht: für das Jahr gibt es keine EB. Die Tabelle listet deshalb alles als „Nur Quelle”. Erfasse die Anfangsbestände unter Datenübernahme.
Die Summenleiste zeigt zusätzlich zu den vier Statuszahlen die Soll- und Haben-Summe der Quelle und das Urteil Aktiva = Passiva. Geht schon die Quelle nicht auf, ist die Datei die Fehlerquelle, nicht deine Buchung.
Plausibilitäten: Prüfung ohne Datei
Der dritte Reiter braucht keinen Upload. Ein Klick auf Jetzt prüfen schaut in deinen Buchungsbestand. Auch das ist rein lesend.
Geprüft wird:
| Prüfung | Erwartung |
|---|---|
| Soll gleich Haben je Monat | jeder Monat geht in sich auf (doppelte Buchführung) |
| Saldenvortragskonten | 9000, 9050 und 9060 netten in Summe auf null |
| Eröffnungsbilanzkonto (9008) | Saldo null, die EB war also ausgeglichen |
| Bebuchte Konten ohne Kontenplan-Eintrag | jedes bebuchte Konto steht auch im Kontenplan |
Die Toleranz beträgt einen Cent, damit reine Rundungseffekte keinen Alarm auslösen.
Jede Prüfung erscheint als Karte mit „In Ordnung” oder „Warnung”. Über „Details anzeigen” klappst du die betroffenen Monate, Konten und Beträge auf. Neben jeder Warnung steht wieder der KI fragen-Einstieg mit dem Befund als Kontext.
Wenn ein Monat nicht aufgeht, hilft der Kontenblick zuerst: die Detailzeile nennt Soll, Haben und Differenz des Monats, damit du weißt, wo du im Journal suchen musst.
In welcher Reihenfolge prüfen
- Plausibilitäten zuerst. Sie brauchen keine Datei und finden die groben Sachen (unausgeglichene Monate, Konten außerhalb des Kontenplans).
- Eröffnungsbilanz danach. Stimmt der Startwert nicht, stimmt hinterher gar nichts.
- SuSa-Abgleich zum Schluss, Jahr für Jahr. Damit weist du nach, dass die Übernahme vollständig ist.
Siehe auch
- Daten übernehmen: DATEV- und Lexoffice-Import - der Import, den du hier prüfst
- Konten und Kontenrahmen - warum Kontonummern zwischen Systemen abweichen
- Berichte verstehen - die Auswertungen, die auf abgestimmten Zahlen aufbauen
- Kontenabstimmung und Saldenvortragsprüfung - der fachliche Hintergrund