DATEV-Buchungsschlüssel: Vollständiger Praxisleitfaden

DATEV-Buchungsschlüssel sind das Herzstück der automatisierten Buchhaltung in Deutschland. Sie steuern, auf welche Konten gebucht wird, wie Umsatzsteuer behandelt wird und welche Zahlungsbedingungen gelten. Dieser Leitfaden erklärt die beiden Haupttypen – Automatikkonto-Funktionen und BU-Schlüssel – und zeigt, wie Sie sie korrekt in der Praxis einsetzen.

Das Wichtigste in Kürze

• Automatikkonto-Funktionen steuern die automatische Kontenfindung (z.B. welches Umsatzsteuerkonto verwendet wird)
• BU-Schlüssel (Buchungsschlüssel) kombinieren Steuersatz, Vorzeichen und Konto-Automatik in einem Code
• Standard-BU-Schlüssel wie 40 (Einkauf mit 19% VSt), 9 (Verkauf mit 19% USt) oder 14 (Verkauf mit 7% USt)
• Skonto-Schlüssel (z.B. 48, 19) buchen automatisch Erlös-/Aufwandsminderung und Steuerkorrektur
• Falsche Buchungsschlüssel führen zu fehlerhaften UStVA-Meldungen und können teure Steuerprüfungen auslösen

Was sind DATEV-Buchungsschlüssel?

Definition und Zweck

DATEV-Buchungsschlüssel sind numerische Codes (meist 1-2 Stellen), die bei jeder Buchung angegeben werden und automatisch folgende Informationen steuern:

1. Umsatzsteuer-/Vorsteuerbehandlung: Welcher Steuersatz gilt? (0%, 7%, 19%)
2. Automatikkonto-Findung: Auf welches Steuerkonto wird automatisch gebucht?
3. Vorzeichen: Soll oder Haben auf dem angegebenen Konto?
4. Besondere Buchungslogik: z.B. Skonto, innergemeinschaftlicher Erwerb, Reverse Charge

Die zwei Ebenen: Automatikkonto vs. BU-Schlüssel

Automatikkonto-Funktionen (im Kontenplan hinterlegt):

Konto 8400 "[Erlöse](/lexikon/glossar/erloese "Erlöse - Einnahmen aus dem Verkauf von Waren/Dienstleistungen") 19% USt" → Automatikkonto 1776 "USt 19%"
Konto [1200](/konten/1200-bank) "Bank" → Automatikkonto [3806](/konten/3806-umsatzsteuer-19) "Erhaltene Skonti 19% USt"

BU-Schlüssel (bei der Buchung gewählt):

BU-Schlüssel 9: Verkauf mit 19% USt (Bruttobetrag, Automatikkonto-Steuerung)
BU-Schlüssel 40: Einkauf mit 19% VSt (Bruttobetrag, Automatikkonto-Steuerung)
BU-Schlüssel 19: Skonto bei Verkauf mit 19% USt (Steuerkorrektur)

Standard-BU-Schlüssel im Überblick

Verkauf (Ausgangsrechnungen)

Schlüssel	Beschreibung	Steuersatz	Verwendung
9	Verkauf mit 19% USt	19%	Standardfall bei B2C/B2B-Verkäufen
14	Verkauf mit 7% USt	7%	Ermäßigte Waren (Lebensmittel, Bücher)
2	Steuerfrei ohne VSt-Abzug	0%	§4 Nr. 8-28 UStG (Versicherungen, etc.)
3	Innergemeinschaftliche Lieferung	0%	B2B in EU mit USt-ID-Prüfung
7	Nicht steuerbar	0%	Drittland, Kleinunternehmer
19	Skonto bei Verkauf mit 19% USt	19%	Automatische Steuerkorrektur

Einkauf (Eingangsrechnungen)

Schlüssel	Beschreibung	Steuersatz	Verwendung
40	Einkauf mit 19% VSt	19%	Standardfall bei Wareneinkauf
41	Einkauf mit 7% VSt	7%	Ermäßigte Waren
42	Innergemeinschaftlicher Erwerb 19%	19%	EU-Einkauf mit USt-Umkehr
43	Innergemeinschaftlicher Erwerb 7%	7%	EU-Einkauf ermäßigt
21	Reverse Charge 19%	19%	Bauleistungen, Metall, Gas
48	Skonto bei Einkauf mit 19% VSt	19%	Automatische Steuerkorrektur

Besondere Buchungsschlüssel

Schlüssel	Beschreibung	Anwendung
10	Steuerfreier innergemeinschaftlicher Erwerb	Neue Fahrzeuge, Schwellenerwerb
20	Einfuhrumsatzsteuer	Import aus Drittland
51	Anzahlungen erhalten (19%)	Vorauszahlungen mit USt-Entstehung
61	Anzahlungen geleistet (19%)	Vorauszahlungen mit VSt-Abzug

Automatikkonto-Funktionen: Die unsichtbare Logik

Wie Automatikkonten funktionieren

Jedes Konto im SKR03/04 kann mehrere Automatikkonto-Funktionen haben:

Konto 8400 "Umsatzerlöse 19% USt":
  - Automatikkonto 10: 1776 (USt 19%)
  - Automatikkonto 14: 1406 ([Forderungen](/lexikon/glossar/forderungen "Forderungen - Ansprüche aus Lieferungen und Leistungen") aus LuL)
  - Automatikkonto 18: 3806 (Erhaltene Skonti 19% USt)

Standard-Automatikkonto-Funktionen

Funktion	Nummer	Beschreibung	Beispiel
Umsatzsteuer 19%	10	USt-Konto für Verkauf	1776
Umsatzsteuer 7%	11	USt-Konto ermäßigt	1771
Vorsteuer 19%	40	VSt-Konto für Einkauf	1576
Debitor-Automatik	14	Kundenkonto bei Rechnung	1400
Skonto-Aufwandsminderung 19%	58	Aufwandsminderung bei Skonto	4736

Beispiel: Buchung mit Automatikkonto-Steuerung

Buchung: Ausgangsrechnung 1.190€ brutto (1.000€ netto + 190€ USt)

BU-Schlüssel: 9 (Verkauf 19% USt)
Konto: 8400 (Umsatzerlöse 19% USt)

Automatische Buchung:
Soll 1400 Forderungen LuL       1.190,00€  [Automatikkonto 14]
  Haben 8400 Umsatzerlöse           1.000,00€
  Haben 1776 USt 19%                   190,00€  [Automatikkonto 10]

Das System macht:

1. Prüft BU-Schlüssel 9 → “Verkauf mit 19% USt, Bruttobetrag”
2. Sucht Automatikkonto 10 (USt 19%) von Konto 8400 → findet 1776
3. Rechnet: 1.190€ / 1,19 = 1.000€ netto, 190€ USt
4. Bucht automatisch auf alle drei Konten

Praxis-Szenarien: Schritt für Schritt

Szenario 1: Warenverkauf mit Zahlung per Rechnung

Ausgangslage:

• Verkauf von Waren für 1.190€ brutto (19% USt)
• Kunde zahlt auf Rechnung (30 Tage Ziel)

Buchung 1: Rechnungsstellung

BU-Schlüssel: 9
Betrag: 1.190,00€
Konto: 8400 (Umsatzerlöse 19% USt)
Gegenkonto: 1400 (Forderungen)

→ Automatikkonto 10 (1776 USt 19%) wird angesprochen

Buchung 2: Zahlungseingang (30 Tage später)

BU-Schlüssel: 50 (Umbuchung ohne Steuer)
Betrag: 1.190,00€
Konto: 1200 (Bank)
Gegenkonto: 1400 (Forderungen)

Szenario 2: Einkauf mit Skonto

Ausgangslage:

• Wareneinkauf 5.950€ brutto (19% VSt)
• Zahlungsbedingung: 3% Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tagen
• Skonto genommen: 5.950€ × 3% = 178,50€

Buchung 1: Eingangsrechnung

BU-Schlüssel: 40 (Einkauf 19% VSt)
Betrag: 5.950,00€
Konto: [3400](/konten/3400-wareneingang "Konto 3400 - Wareneingang") (Wareneinkauf 19% VSt)
Gegenkonto: 1600 ([Verbindlichkeiten](/lexikon/glossar/verbindlichkeiten "Verbindlichkeiten - Schulden gegenüber Dritten") LuL)

→ Automatikkonto 40 (1576 VSt 19%) wird angesprochen
→ Nettobetrag: 5.000€, Vorsteuer: 950€

Buchung 2: Zahlung mit Skonto

BU-Schlüssel: 48 (Skonto Einkauf 19% VSt)
Betrag: 5.771,50€ (5.950€ - 178,50€)
Konto: 1600 (Verbindlichkeiten LuL)
Gegenkonto: 1200 (Bank)

→ Automatikkonto 58 (4736 Aufwandsminderung) → 150€ netto
→ Automatikkonto 40 (1576 VSt-Korrektur) → 28,50€

Was passiert automatisch:

Soll 1600 Verbindlichkeiten    5.950,00€
  Haben 1200 Bank                  5.771,50€
  Haben 4736 Aufwandsminderung      150,00€  [Automatikkonto 58]
  Haben 1576 Vorsteuer              28,50€  [Automatikkonto 40]

Szenario 3: Innergemeinschaftlicher Erwerb (EU-Einkauf)

Ausgangslage:

• Einkauf von Maschine aus Italien: 10.000€ netto
• Lieferant hat gültige USt-ID
• Reverse Charge: Deutsche Firma muss USt selbst berechnen

Buchung:

BU-Schlüssel: 42 (Innergemeinschaftlicher Erwerb 19%)
Betrag: 10.000,00€ (Nettobetrag)
Konto: 3425 (Wareneinkauf ig. Erwerb 19%)
Gegenkonto: 1600 (Verbindlichkeiten)

→ Automatikkonto 50 (1574 Abziehbare VSt ig. Erwerb) → 1.900€
→ Automatikkonto 60 (1774 USt ig. Erwerb) → 1.900€

Resultat:

Soll 3425 Wareneinkauf ig. Erwerb    10.000,00€
Soll 1574 VSt ig. Erwerb              1.900,00€
  Haben 1600 Verbindlichkeiten LuL    10.000,00€
  Haben 1774 USt ig. Erwerb            1.900,00€

USt-Voranmeldung:

• Zeile 89 (Bemessungsgrundlage ig. Erwerb): 10.000€
• Zeile 93 (USt ig. Erwerb): 1.900€
• Zeile 59 (Abziehbare VSt): 1.900€
• Zahllast-Effekt: 0€ (USt und VSt heben sich auf)

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Fehler 1: Falscher BU-Schlüssel bei Brutto/Netto

Problem:

Rechnung: 1.190€ brutto
Fehlerhaft: BU-Schlüssel 9 mit Betrag "1.000€"
→ System rechnet: 1.000€ / 1,19 = 840,34€ netto + 159,66€ USt

Richtig:

• BU-Schlüssel 9 = Bruttobetrag (1.190€ eingeben)
• System rechnet automatisch: 1.000€ netto + 190€ USt

Lösung: DATEV-Standardlogik verwenden - bei Schlüssel 9/40 immer Bruttobetrag eingeben!

Fehler 2: Skonto ohne Steuerkorrektur

Problem:

Fehlerhaft:
Soll 1600 Verbindlichkeiten    5.950,00€
  Haben 1200 Bank                  5.771,50€
  Haben 3804 Skontoertrag            178,50€  ← FALSCH: Keine Steuerkorrektur!

Richtig:

BU-Schlüssel 48 verwenden:
Soll 1600 Verbindlichkeiten    5.950,00€
  Haben 1200 Bank                  5.771,50€
  Haben 4736 Aufwandsminderung      150,00€
  Haben 1576 Vorsteuer (Korrektur)   28,50€

Folge des Fehlers:

• Vorsteuer zu hoch in UStVA gemeldet
• Finanzamt fordert Korrektur + ggf. Zinsen

Fehler 3: Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne USt-ID-Prüfung

Problem:

• BU-Schlüssel 42 verwendet, aber Lieferant hat keine gültige USt-ID
• Finanzamt erkennt Prüfung nicht an → volle deutsche USt fällig (19% auf Warenwert)

Lösung:

1. Vor Bestellung: USt-ID über BZSt-Online prüfen
2. Dokumentation: Qualifizierte Bestätigung ausdrucken und archivieren
3. Alternative: Bei fehlender USt-ID → Lieferant muss deutsche USt in Rechnung stellen

Fehler 4: Reverse Charge ohne Leistungsempfänger-Prüfung

Problem:

• Deutsche Baufirma bucht Subunternehmer-Rechnung mit BU-Schlüssel 40 (normale VSt)
• Reverse-Charge-Fall nicht erkannt → USt-Nachzahlung + Säumniszuschlag

Lösung:

1. §13b-Prüfung: Ist es eine Bauleistung/Gebäudereinigung/Metall etc.?
2. Empfänger-Status: Ist der Leistungsempfänger selbst Unternehmer dieser Branche?
3. Richtig buchen: BU-Schlüssel 21 (Reverse Charge 19%) + Hinweis auf Rechnung

Fehler 5: Steuersatz verwechselt (7% vs. 19%)

Typische Fälle:

• Bücher/Zeitschriften: 7% (nicht 19%)
• Hotelübernachtungen: 7% (aber Frühstück 19%)
• Blumen/Pflanzen: 7% (aber Floristik-Dienstleistung 19%)

Lösung: Im Zweifelsfall §12 UStG konsultieren oder Steuerberater fragen!

Checkliste für korrekte BU-Schlüssel-Verwendung

Bei jeder Buchung prüfen:

• Brutto oder Netto? → Bei Standard-Schlüsseln (9, 40) immer Bruttobetrag eingeben
• Richtiger Steuersatz? → 7% oder 19%? §12 UStG beachten
• EU oder Drittland? → Innergemeinschaftlich (BU 42/43) oder Import (BU 20)?
• Reverse Charge? → §13b-Prüfung durchführen (BU 21)
• Skonto gewährt/erhalten? → Steuer-Korrekturschlüssel (19, 48) verwenden
• Automatikkonto hinterlegt? → Im Kontenplan prüfen (z.B. Konto 8400 → Auto 10 = 1776)
• USt-ID geprüft? → Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen BZSt-Bestätigung vorhanden?
• Belegnummer korrekt? → Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern (GoBD)

Monatliche Kontrolle:

• USt-Voranmeldung plausibel? → Steuerkonten (1776, 1576) mit UStVA abgleichen
• Skonto-Konten korrekt? → Erlös-/Aufwandsminderung statt Ertrag/Aufwand
• Reverse-Charge-Buchungen komplett? → USt und VSt beide gebucht (Zahllast 0€)?

Jährliche Prüfung:

• Kontenstamm aktuell? → Automatikkonten auf Richtigkeit prüfen
• Neue Gesetze beachtet? → Steuersatzänderungen (z.B. Corona-Senkung 2020)
• Archivierung GoBD-konform? → USt-ID-Prüfungen, Rechnungen, Buchungsbelege

Fazit: Buchungsschlüssel als Automatisierungs-Tool

DATEV-Buchungsschlüssel sind mehr als nur Nummern – sie sind die Programmiersprache der deutschen Buchhaltung. Wer sie beherrscht, automatisiert 90% der Steuerlogik und vermeidet teure Fehler in der UStVA.

Die drei goldenen Regeln:

1. Bruttobetrag bei Standard-Schlüsseln (9, 40) – System rechnet Steuer automatisch
2. Skonto mit Steuerkorrektur (19, 48) – niemals als Ertrag/Aufwand buchen
3. Automatikkonten prüfen – im Kontenplan (SKR03/04) hinterlegt, nicht bei jeder Buchung neu eingeben

Wann zum Steuerberater?

• Erstmalige Buchung von Reverse Charge oder innergemeinschaftlichem Erwerb
• Unklare Steuersatz-Zuordnung (7% vs. 19%)
• Komplexe Fälle: Dreiecksgeschäfte, Konsignationslager, Reihengeschäfte

Mit diesem Leitfaden haben Sie das Fundament für fehlerfreie, GoBD-konforme Buchhaltung – effizient und rechtssicher.