DATEV-Buchungsschlüssel: Vollständiger Praxisleitfaden
Umfassender Guide zu DATEV-Buchungsschlüsseln: Automatikkonto-Funktionen, BU-Schlüssel für Umsatzsteuer und Zahlungsbedingungen, praktische Anwendung und häufige Fehler in der digitalen Buchhaltung.
Überblick
DATEV-Buchungsschlüssel sind das Herzstück der automatisierten Buchhaltung in Deutschland. Sie steuern, auf welche Konten gebucht wird, wie Umsatzsteuer behandelt wird und welche Zahlungsbedingungen gelten.
Dieser Leitfaden erklärt die beiden Haupttypen – Automatikkonto-Funktionen und BU-Schlüssel – und zeigt mit praktischen Buchungsbeispielen, wie Sie sie korrekt in SKR03 und SKR04 einsetzen.
Das Wichtigste in Kürze
- ✓ Automatikkonto-Funktionen steuern die automatische Kontenfindung (z.B. welches USt-Konto verwendet wird)
- ✓ BU-Schlüssel kombinieren Steuersatz, Vorzeichen und Konto-Automatik in einem Code
- ✓ Standard-Schlüssel: 9 (Verkauf 19%), 40 (Einkauf 19%), 42 (ig. Erwerb)
- ✓ Skonto-Schlüssel (48, 19) buchen automatisch Erlös-/Aufwandsminderung und Steuerkorrektur
- ✓ Falsche Buchungsschlüssel führen zu fehlerhaften UStVA-Meldungen
Was sind DATEV-Buchungsschlüssel?
Definition und Zweck
DATEV-Buchungsschlüssel sind numerische Codes (meist 1-2 Stellen), die bei jeder Buchung angegeben werden und automatisch folgende Informationen steuern:
| Funktion | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer-Behandlung | Welcher Steuersatz gilt? | 0%, 7%, 19% |
| Automatikkonto-Findung | Auf welches Steuerkonto wird gebucht? | 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) |
| Vorzeichen | Soll oder Haben? | Aktivmehrung/-minderung |
| Besondere Buchungslogik | Spezielle Steuerbehandlung | Skonto, Reverse Charge, ig. Erwerb |
Die zwei Ebenen: Automatikkonto vs. BU-Schlüssel
Automatikkonto-Funktionen sind im Kontenplan hinterlegt und definieren die Beziehung zwischen Sachkonten und Steuerkonten:
| Sachkonto | SKR03 | SKR04 | Automatikkonto (USt 19%) |
|---|---|---|---|
| Erlöse 19% USt | 8400 | 4400 | → 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) |
| Bank | 1200 | 1800 | → Skonto-Konto bei Zahlungseingang |
BU-Schlüssel werden bei der Buchung gewählt und aktivieren die entsprechende Automatik:
| BU-Schlüssel | Bedeutung | Betrag |
|---|---|---|
| 9 | Verkauf mit 19% USt | Bruttobetrag |
| 40 | Einkauf mit 19% VSt | Bruttobetrag |
| 19 | Skonto bei Verkauf 19% | Skontobetrag |
Standard-BU-Schlüssel im Überblick
Verkauf (Ausgangsrechnungen)
| Schlüssel | Beschreibung | Steuersatz | Verwendung |
|---|---|---|---|
| 9 | Verkauf mit 19% USt | 19% | Standardfall bei B2C/B2B-Verkäufen |
| 14 | Verkauf mit 7% USt | 7% | Ermäßigte Waren (Lebensmittel, Bücher) |
| 2 | Steuerfrei ohne VSt-Abzug | 0% | §4 Nr. 8-28 UStG (Versicherungen, Heilbehandlungen) |
| 3 | Innergemeinschaftliche Lieferung | 0% | B2B in EU mit USt-ID-Prüfung |
| 7 | Nicht steuerbar | 0% | Drittland-Export, Kleinunternehmer |
| 19 | Skonto bei Verkauf 19% USt | 19% | Automatische Steuerkorrektur bei Zahlungseingang |
Einkauf (Eingangsrechnungen)
| Schlüssel | Beschreibung | Steuersatz | Verwendung |
|---|---|---|---|
| 40 | Einkauf mit 19% VSt | 19% | Standardfall bei Wareneinkauf |
| 41 | Einkauf mit 7% VSt | 7% | Ermäßigte Waren |
| 42 | Innergemeinschaftlicher Erwerb 19% | 19% | EU-Einkauf mit Reverse Charge |
| 43 | Innergemeinschaftlicher Erwerb 7% | 7% | EU-Einkauf ermäßigt |
| 21 | Reverse Charge 19% | 19% | Bauleistungen §13b UStG, Metall, Gas |
| 48 | Skonto bei Einkauf 19% VSt | 19% | Automatische Steuerkorrektur bei Zahlung |
Besondere Buchungsschlüssel
| Schlüssel | Beschreibung | Typische Anwendung |
|---|---|---|
| 10 | Steuerfreier ig. Erwerb | Neue Fahrzeuge, Schwellenerwerb |
| 20 | Einfuhrumsatzsteuer | Import aus Drittland (Zoll) |
| 51 | Anzahlungen erhalten (19%) | Vorauszahlungen mit USt-Entstehung |
| 61 | Anzahlungen geleistet (19%) | Vorauszahlungen mit VSt-Abzug |
Automatikkonto-Funktionen erklärt
Wie Automatikkonten funktionieren
Jedes Konto im SKR03/SKR04 kann mehrere Automatikkonto-Funktionen haben. Diese sind im Kontenplan hinterlegt und werden durch den BU-Schlüssel aktiviert:
Beispiel: Konto 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) “Erlöse 19% USt”:
- → Automatikkonto 10: 1776 / 3806 (USt 19%)
- → Automatikkonto 14: 1400 / 1200 (Forderungen aus LuL)
- → Automatikkonto 18: 8720 / 4730 (Erlösschmälerungen bei Skonto)
Standard-Automatikkonto-Funktionen
| Funktion | Nr. | Beschreibung | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|---|---|
| Umsatzsteuer 19% | 10 | USt-Konto für Verkauf | 1776 | 3806 |
| Umsatzsteuer 7% | 11 | USt-Konto ermäßigt | 1771 | 3801 |
| Vorsteuer 19% | 40 | VSt-Konto für Einkauf | 1576 | 1406 |
| Vorsteuer 7% | 41 | VSt-Konto ermäßigt | 1571 | 1401 |
| Debitor-Automatik | 14 | Kundenkonto bei Rechnung | 1400 | 1200 |
| Kreditor-Automatik | 54 | Lieferantenkonto bei Rechnung | 1600 | 3300 |
| Skonto-Erlösminderung | 18 | Erlösschmälerung 19% | 8720 | 4730 |
| Skonto-Aufwandsminderung | 58 | Aufwandsminderung 19% | 4736 | 6856 |
Praxis-Szenarien mit Buchungsbeispielen
Szenario 1: Warenverkauf mit Rechnung (BU 9)
Ausgangslage: Verkauf von Waren für 1.190,00 € brutto (1.000,00 € netto + 190,00 € USt 19%). Der Kunde zahlt auf Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel.
Buchung bei Rechnungsstellung:
| Konto | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Forderungen aus LuL | 1400 | 1200 | 1.190,00 € | |
| Erlöse 19% USt | 8400 | 4400 | 1.000,00 € | |
| Umsatzsteuer 19% | 1776 | 3806 | 190,00 € |
BU-Schlüssel 9: System erkennt Bruttobetrag, berechnet automatisch 1.190 € / 1,19 = 1.000 € netto und 190 € USt. Automatikkonto 10 (USt 19%) und 14 (Forderungen) werden angesprochen.
Buchung bei Zahlungseingang (30 Tage später):
| Konto | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Bank | 1200 | 1800 | 1.190,00 € | |
| Forderungen aus LuL | 1400 | 1200 | 1.190,00 € |
Szenario 2: Einkauf mit Skonto (BU 40 + 48)
Ausgangslage: Wareneinkauf 5.950,00 € brutto (5.000,00 € netto + 950,00 € VSt 19%). Zahlungsbedingung: 3% Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tagen.
Buchung bei Rechnungseingang:
| Konto | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Wareneingang 19% VSt | 3400 | 5400 | 5.000,00 € | |
| Vorsteuer 19% | 1576 | 1406 | 950,00 € | |
| Verbindlichkeiten LuL | 1600 | 3300 | 5.950,00 € |
Buchung bei Zahlung mit Skonto (3% = 178,50 €):
Skonto-Berechnung:
- Brutto-Skonto: 5.950,00 € × 3% = 178,50 €
- Netto-Skonto: 150,00 €
- VSt-Korrektur: 28,50 €
- Zahlbetrag: 5.771,50 €
| Konto | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Verbindlichkeiten LuL | 1600 | 3300 | 5.950,00 € | |
| Bank | 1200 | 1800 | 5.771,50 € | |
| Erhaltene Skonti 19% | 4736 | 6856 | 150,00 € | |
| Vorsteuer 19% (Korrektur) | 1576 | 1406 | 28,50 € |
BU-Schlüssel 48: Aktiviert automatisch Aufwandsminderung (Funktion 58) und Vorsteuerkorrektur (Funktion 40). Die Habenbuchung auf 1576/1406 korrigiert die ursprünglich zu hoch gebuchte Vorsteuer.
Szenario 3: Innergemeinschaftlicher Erwerb (BU 42)
Ausgangslage: Einkauf einer Maschine aus Italien für 10.000,00 € netto. Der italienische Lieferant hat eine gültige USt-ID, daher greift das Reverse-Charge-Verfahren.
Buchung:
| Konto | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Wareneinkauf ig. Erwerb 19% | 3425 | 5425 | 10.000,00 € | |
| VSt ig. Erwerb 19% | 1574 | 1404 | 1.900,00 € | |
| Verbindlichkeiten LuL | 1600 | 3300 | 10.000,00 € | |
| USt ig. Erwerb 19% | 1774 | 3804 | 1.900,00 € |
BU-Schlüssel 42: Aktiviert sowohl Vorsteuer (Funktion 50) als auch Umsatzsteuer (Funktion 60) für innergemeinschaftlichen Erwerb. Das Ergebnis: 1.900 € VSt und 1.900 € USt heben sich auf → Zahllast-Effekt = 0 €.
Auswirkung auf UStVA:
- Zeile 89: Bemessungsgrundlage ig. Erwerb: 10.000,00 €
- Zeile 93: USt ig. Erwerb: 1.900,00 €
- Zeile 59: Abziehbare VSt: 1.900,00 €
Häufige Fehler und Lösungen
Fehler 1: Brutto/Netto-Verwechslung
❌ Falsch
Rechnung: 1.190 € brutto
BU-Schlüssel 9 mit Betrag “1.000 €”
→ System rechnet: 840,34 € netto + 159,66 € USt
✓ Richtig
BU-Schlüssel 9 mit Betrag “1.190 €”
→ System rechnet: 1.000 € netto + 190 € USt
Lösung: Bei Standard-Schlüsseln (9, 40) immer Bruttobetrag eingeben!
Fehler 2: Skonto ohne Steuerkorrektur
❌ Falsch
Skonto als sonstiger Ertrag gebucht ohne Vorsteuerkorrektur
→ Vorsteuer in UStVA zu hoch!
✓ Richtig
BU-Schlüssel 48 verwenden
→ Automatische Aufwandsminderung + VSt-Korrektur
Folge des Fehlers: Finanzamt fordert Korrektur der Vorsteuer + ggf. Zinsen nach §233a AO.
Fehler 3: Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne USt-ID-Prüfung
Problem: BU-Schlüssel 42 verwendet, aber Lieferant hat keine gültige USt-ID. Finanzamt erkennt ig. Erwerb nicht an → volle deutsche USt fällig (zusätzlich zur italienischen).
Lösung:
- Vor Bestellung: USt-ID über BZSt-Online prüfen
- Dokumentation: Qualifizierte Bestätigung ausdrucken und 10 Jahre archivieren
- Alternative: Bei fehlender USt-ID muss Lieferant deutsche USt berechnen
Fehler 4: Reverse Charge bei Bauleistungen vergessen
Problem: Deutsche Baufirma bucht Subunternehmer-Rechnung mit BU 40 (normale VSt) statt BU 21.
Prüfschema für §13b UStG:
- Ist es eine Bauleistung, Gebäudereinigung, Metalllieferung oder Gaslieferung?
- Ist der Leistungsempfänger selbst Unternehmer dieser Branche?
- Steht “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” auf der Rechnung?
→ Falls ja: BU-Schlüssel 21 verwenden!
Fehler 5: 7% vs. 19% verwechselt
| Produkt/Leistung | Steuersatz | Hinweis |
|---|---|---|
| Bücher, Zeitschriften | 7% | Auch E-Books seit 2020 |
| Hotelübernachtung | 7% | Aber Frühstück = 19%! |
| Lebensmittel (Supermarkt) | 7% | Verzehr vor Ort = 19% |
| Blumen/Pflanzen | 7% | Floristik-Dienstleistung = 19% |
| Taxi (bis 50 km) | 7% | Über 50 km = 19% |
Lösung: Im Zweifelsfall §12 UStG konsultieren oder Steuerberater fragen!
Checkliste für korrekte BU-Schlüssel
Bei jeder Buchung prüfen
- Brutto oder Netto? Bei Standard-Schlüsseln (9, 40) immer Bruttobetrag
- Richtiger Steuersatz? 7% oder 19%? §12 UStG beachten
- EU oder Drittland? Innergemeinschaftlich (BU 42/43) oder Import (BU 20)?
- Reverse Charge? §13b-Prüfung durchführen (BU 21)
- Skonto erhalten/gewährt? Steuer-Korrekturschlüssel (19, 48) verwenden
- Automatikkonto hinterlegt? Im Kontenplan prüfen
- USt-ID geprüft? Bei ig. Lieferungen BZSt-Bestätigung vorhanden?
- Belegnummer korrekt? Fortlaufende Nummern (GoBD)
Monatliche Kontrolle
- USt-Voranmeldung plausibel? Steuerkonten mit UStVA-Kennziffern abgleichen
- Skonto-Konten korrekt? Erlös-/Aufwandsminderung statt Ertrag/Aufwand
- Reverse-Charge-Buchungen komplett? USt und VSt beide gebucht?
Jährliche Prüfung
- Kontenstamm aktuell? Automatikkonten auf Richtigkeit prüfen
- Neue Gesetze beachtet? Steuersatzänderungen, neue §13b-Fälle
- Archivierung GoBD-konform? USt-ID-Prüfungen, Rechnungen, Buchungsbelege
Fazit
DATEV-Buchungsschlüssel sind mehr als nur Nummern – sie sind die Programmiersprache der deutschen Buchhaltung. Wer sie beherrscht, automatisiert 90% der Steuerlogik und vermeidet teure Fehler in der UStVA.
Die drei goldenen Regeln
- 1. Bruttobetrag bei Standard-Schlüsseln (9, 40) – System rechnet Steuer automatisch
- 2. Skonto mit Steuerkorrektur (19, 48) – niemals als Ertrag/Aufwand buchen
- 3. Automatikkonten prüfen – im Kontenplan hinterlegt, nicht manuell eingeben
Wann zum Steuerberater?
- • Erstmalige Buchung von Reverse Charge oder innergemeinschaftlichem Erwerb
- • Unklare Steuersatz-Zuordnung (7% vs. 19%)
- • Komplexe Fälle: Dreiecksgeschäfte, Konsignationslager, Reihengeschäfte
Mit diesem Leitfaden haben Sie das Fundament für fehlerfreie, GoBD-konforme Buchhaltung – effizient und rechtssicher.
Rechtsquellen
BMF-Schreiben & Verwaltungsanweisungen
01.10.2010 (laufend aktualisiert) · BStBl I Sondernummer 1/2010
Stand: Dezember 2025 · PDF-Download
28.11.2019 (geändert 11.03.2024) · BStBl I 2019, 1269
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