Ordnungsmäßigkeit

Definition

Ordnungsmäßigkeit bezieht sich auf die Einhaltung von festgelegten Standards und Vorschriften im Bereich der Buchführung und Steuererklärung. Im Kontext der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bedeutet dies, dass alle steuerlich relevanten Daten korrekt, vollständig und nachvollziehbar aufgezeichnet und aufbewahrt werden.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die Ordnungsmäßigkeit von zentraler Bedeutung, um steuerliche Risiken zu minimieren und der Finanzverwaltung im Falle einer Prüfung reibungslos alle erforderlichen Unterlagen vorlegen zu können. Ein Beispiel aus der Praxis ist die ordnungsgemäße Archivierung von elektronischen Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Rechnungen nicht nur korrekt erstellt, sondern auch für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unverändert gespeichert werden.

Ein weiterer Aspekt der Ordnungsmäßigkeit ist die Nachvollziehbarkeit der Buchführung. Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, alle Geschäftsvorfälle lückenlos zu dokumentieren. Dies umfasst sowohl die zeitgerechte Erfassung als auch die inhaltliche Richtigkeit der Daten. Beispielsweise bedeutet dies, dass Barverkaufsbelege zeitnah verbucht und mit den entsprechenden Zahlungseingängen abgeglichen werden müssen.

In der Praxis kann die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit eine Herausforderung sein, da sie eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der internen Prozesse erfordert. Unternehmen müssen regelmäßig überprüfen, ob ihre Buchführungspraktiken den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen der Ordnungsmäßigkeit sind in den GoBD verankert, die von der Finanzverwaltung herausgegeben wurden. Diese Grundsätze definieren die Anforderungen an die elektronische Buchführung und die Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung und keine gesetzliche Regelung, haben jedoch in der Praxis eine bindende Wirkung.

Die GoBD verlangen, dass alle steuerlich relevanten Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. Für die Jahre 2024/2025 gelten weiterhin die im Jahr 2015 eingeführten Grundsätze, die regelmäßig aktualisiert werden, um den technischen Entwicklungen Rechnung zu tragen.

Praxisbeispiele

Ein konkretes Beispiel aus dem Unternehmensalltag ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das die Anforderungen der GoBD erfüllt. Ein solches System hilft, elektronische Rechnungen und andere Dokumente geordnet und unveränderbar zu speichern und bei Bedarf schnell auffindbar zu machen.

Ein weiteres Beispiel ist die Nutzung von Kassensystemen, die GoBD-konform sind. Diese Systeme gewährleisten, dass alle Barverkäufe ordnungsgemäß erfasst und die entsprechenden Daten sicher gespeichert werden.

Häufige Fehler

Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation von Geschäftsvorfällen, was zu Lücken in der Buchführung führt. Ein weiterer Fehler ist die Speicherung elektronischer Dokumente auf ungesicherten Medien, was das Risiko von Datenverlusten erhöht. Ebenso kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen.

Tipps für KMUs

1. Implementieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem, das die Anforderungen der GoBD erfüllt.
2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zu den aktuellen Anforderungen der GoBD und der Ordnungsmäßigkeit.
3. Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung sicherzustellen.
4. Nutzen Sie GoBD-konforme Kassensysteme und Softwarelösungen.
5. Halten Sie sich stets über gesetzliche Änderungen und Anpassungen der GoBD auf dem Laufenden.

Siehe auch

Ordnungsmäßigkeit ist eng mit den GoBD verbunden, die als Leitlinie für die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Daten dienen. Die GoBD definieren die Rahmenbedingungen, unter denen die Ordnungsmäßigkeit im betrieblichen Alltag umgesetzt werden muss.