Reisekosten Mitarbeiter buchen

Überblick

Bei der Buchung von Reisekosten für Mitarbeiter handelt es sich um die Erfassung von Ausgaben, die durch Dienstreisen entstehen. Diese Buchungen werden benötigt, um die Reisekosten im Unternehmen korrekt zu erfassen und steuerlich geltend zu machen.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Wenn ein Mitarbeiter auf eine Dienstreise geschickt wird und dabei Kosten für Transport, Unterkunft oder Verpflegung anfallen.
• Bei der Erstattung von Reisekosten, die der Mitarbeiter vorgestreckt hat.
• Wenn Reisekosten im Rahmen von Projekten oder Kundenaufträgen anfallen.
• Bei der monatlichen Abrechnung von gesammelten Reisekosten einer Abteilung oder eines Projekts.

Buchungssatz

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4660 (SKR03) / 6650 (SKR04)	Reisekosten Arbeitnehmer	Netto
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %	USt
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		Brutto

Wichtige Kontenreferenz:

• Reisekosten Arbeitnehmer: SKR03=4660, SKR04=6650
• Reisekosten Unternehmer: SKR03=4670, SKR04=6670
• Abziehbare Vorsteuer 19 %: SKR03=1576, SKR04=1406
• Abziehbare Vorsteuer 7 %: SKR03=1571, SKR04=1401
• Bank: SKR03=1200, SKR04=1800

Reist der Unternehmer selbst, gehören die Kosten auf 4670 (SKR03) / 6670 (SKR04). DATEV führt für Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungsaufwand jeweils eigene Unterkonten, wenn die Kosten getrennt ausgewertet werden sollen.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Belege sammeln und prüfen
   Sammle alle Belege der Reisekosten, einschließlich Rechnungen für Transport, Unterkunft und Verpflegung. Prüfe, ob alle Belege den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

2. Vorsteuer berechnen
   Berechne die abziehbare Vorsteuer aus den Bruttobeträgen der Belege. Bei 19% MwSt. entspricht dies 19/119 des Bruttobetrags.

3. Buchung erfassen
   Erfasse die Gesamtbeträge der Reisekosten und der Vorsteuer auf den entsprechenden Konten. Die Zahlung erfolgt in der Regel über das Bankkonto.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation:
Ein Mitarbeiter hat eine Dienstreise unternommen. Die belegten Kosten für Fahrt und Übernachtung betragen 1.000,00 € brutto, die Rechnungen weisen 19 % Umsatzsteuer aus.

Berechnung:

• Bruttobetrag: 1.000,00 €
• Abziehbare Vorsteuer: 1.000,00 € * 19/119 = 159,66 €
• Nettoaufwand: 1.000,00 € - 159,66 € = 840,34 €

Buchung:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4660 (SKR03) / 6650 (SKR04)	Reisekosten Arbeitnehmer	840,34 €
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %	159,66 €
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		1.000,00 €

Probe: 840,34 € + 159,66 € = 1.000,00 €. Soll und Haben stimmen überein.

Wichtige Hinweise

• Achte darauf, dass alle Belege vollständig und korrekt sind, um Probleme bei der Steuerprüfung zu vermeiden.
• Bei Übernachtungen im Inland gilt für die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung der ermäßigte Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 1 UStG). Für Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, etwa das Frühstück, gilt das nicht (Satz 2), dort bleibt es bei 19 %. Die Hotelrechnung weist beides getrennt aus, buche die Vorsteuer entsprechend auf 1571 (SKR03) / 1401 (SKR04) und 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04).
• Aus ausländischen Rechnungen gibt es keinen deutschen Vorsteuerabzug. Der Bruttobetrag ist dann Aufwand, eine Erstattung läuft über das Vorsteuervergütungsverfahren.
• Verpflegungspauschalen werden ohne Rechnung erstattet. Aus ihnen gibt es keinen Vorsteuerabzug, sie werden mit dem vollen Betrag als Aufwand gebucht.
• Bewahre die Belege zur Reisekostenabrechnung acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO).
• Prüfe, ob es interne Richtlinien für die Kostenübernahme gibt.
• Stelle sicher, dass die Reisekostenabrechnung zeitnah erfolgt.

Häufige Fehler

• Fehlende oder unvollständige Belege: Achte darauf, dass alle relevanten Belege vorliegen und den Anforderungen entsprechen.
• Falsche Vorsteuerberechnung: Stelle sicher, dass die Vorsteuer korrekt berechnet wird, insbesondere bei gemischten Steuersätzen.
• Nicht zeitgerechte Buchung: Buche die Reisekosten zeitnah, um die Liquidität und Budgetierung genau im Blick zu behalten.

Rechtliche Grundlagen

Nach § 3 Nr. 16 EStG sind Vergütungen steuerfrei, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, soweit sie die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen. Wird mehr erstattet, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Vorsteuerabzug aus den Belegen richtet sich nach § 15 UStG.

Tipps für die Praxis

• Digitale Tools verwenden: Nutze Softwarelösungen zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Reisekosten, um den Prozess zu erleichtern.
• Schulung der Mitarbeiter: Sorge dafür, dass Mitarbeiter über die Anforderungen an Reisekostenbelege informiert sind.
• Regelmäßige Überprüfung: Führe regelmäßige Kontrollen der Reisekostenabrechnungen durch, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Klare Richtlinien: Erstelle klare Richtlinien für die Erstattung und Dokumentation von Reisekosten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• BMF-Schreiben zu Reisekosten (25.11.2020, BStBl I 2020, 1228)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.