Kfz-Kosten mit privatem Nutzungsanteil buchen

Überblick

Wird ein Fahrzeug des Betriebsvermögens auch privat genutzt, werden die Kosten nicht gekürzt. Sie laufen in voller Höhe über die Fahrzeugkonten, und die private Nutzung wird separat als Entnahme gegengebucht. Diese Trennung ist wichtig: Der Betriebsausgabenabzug und die Privatnutzung sind zwei getrennte Vorgänge, die auch getrennt gebucht werden.

Wann wird diese Buchung benötigt?

1. Wenn ein Firmenfahrzeug sowohl für betriebliche als auch private Zwecke genutzt wird.
2. Bei der monatlichen Erfassung der laufenden Fahrzeugkosten.
3. Wenn der private Nutzungsanteil monatlich oder zum Jahresende abgerechnet wird.
4. Bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses, um den Betriebsausgabenabzug korrekt zu ermitteln.

Buchungssatz

Der Vorgang besteht aus zwei Buchungen.

1. Laufende Fahrzeugkosten (Tanken, Wartung, Reparatur):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4530 (SKR03) / 6530 (SKR04)	Laufende Fahrzeug-Betriebskosten	Netto
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %	USt
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		Brutto

2. Privater Nutzungsanteil als unentgeltliche Wertabgabe (hier für ein Einzelunternehmen, zur Kontenwahl siehe den Hinweis unter der Tabelle):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1881 (SKR03) / 2131 (SKR04)	Unentgeltliche Wertabgaben (nur Einzelunternehmen)	Entnahmewert brutto
8921 (SKR03) / 4645 (SKR04)	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Fahrzeug-Nutzung)		umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage
8924 (SKR03) / 4639 (SKR04)	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Fahrzeug-Nutzung)		nicht vorsteuerbelasteter Teil
1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)	Umsatzsteuer 19 %		USt auf die Bemessungsgrundlage

Wichtige Kontenreferenz:

• Laufende Fahrzeug-Betriebskosten: SKR03=4530, SKR04=6530
• Fahrzeugkosten (Sammelkonto): SKR03=4500, SKR04=6500
• Kfz-Steuer: SKR03=4510, SKR04=7685
• Fahrzeug-Versicherungen: SKR03=4520, SKR04=6520
• Abziehbare Vorsteuer 19 %: SKR03=1576, SKR04=1406
• Bank: SKR03=1200, SKR04=1800
• Unentgeltliche Wertabgaben (Vollhafter): SKR03=1880, SKR04=2130 und 2140
• Unentgeltliche Wertabgaben (nur Einzelunternehmen): SKR03=1881, SKR04=2131 und 2141
• Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Fahrzeug-Nutzung): SKR03=8921, SKR04=4645
• Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Fahrzeug-Nutzung): SKR03=8924, SKR04=4639

Welches Wertabgabekonto? DATEV führt die unentgeltlichen Wertabgaben in zwei Varianten, und sie unterscheiden sich am Bilanzposten, nicht am Sachverhalt:

Variante	SKR03	SKR04	Bezeichnung	Posten
Einzelunternehmen	1881	2131 und 2141	Unentgeltliche Wertabgaben (nur Einzelunternehmen)	Entnahmen
Vollhafter (OHG, KG, GbR)	1880	2130 und 2140	Unentgeltliche Wertabgaben	Kapitalanteil der persönlich haftenden Gesellschafter

Welche Variante gilt, entscheidet der Kontenplan des Betriebs. Bei einer Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG) trägt keine dieser Nummern den Sachverhalt: Dort gibt es keine Privatkonten. Die private Nutzung eines Firmenwagens durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer oder einen Arbeitnehmer ist eigenständig zu beurteilen (verdeckte Gewinnausschüttung oder Sachbezug, und umsatzsteuerlich regelmäßig ein entgeltlicher Umsatz statt einer unentgeltlichen Wertabgabe). Diese Vorlage deckt diesen Fall nicht ab.

Achtung bei den Nummern: 2130, 2131, 2140 und 2141 meinen nur im SKR04 die Wertabgaben. Im SKR03 ist 2130 ein reserviertes Konto ohne Bezeichnung, 2140 sind “Zinsähnliche Aufwendungen” und 2141 “Kreditprovisionen und Verwaltungskostenbeiträge”.

Achtung: Konto 4510 ist im SKR03 die Kfz-Steuer, nicht die Betriebskosten. Kfz-Steuer und Fahrzeugversicherung sind ohne Vorsteuer und laufen auf eigenen Konten.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Laufende Kosten voll buchen Tanken, Wartung, Reparaturen und Zubehör gehen mit dem Nettobetrag auf 4530 (SKR03) / 6530 (SKR04), die Vorsteuer auf 1576 (SKR03) / 1406 (SKR04). Es wird nichts gekürzt.

2. Kosten ohne Vorsteuer getrennt erfassen Kfz-Steuer und Fahrzeugversicherung enthalten keine Vorsteuer und gehören auf 4510 (SKR03) / 7685 (SKR04) bzw. 4520 (SKR03) / 6520 (SKR04).

3. Ertragsteuerlichen Entnahmewert ermitteln Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, sind für jeden Kalendermonat 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung und Umsatzsteuer anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Alternativ ist der Nachweis über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch möglich (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

4. Umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage bestimmen Sie ist eine eigene Größe. Der Regelfall steht in § 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG: maßgeblich sind die entstandenen Ausgaben, soweit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt haben, multipliziert mit dem privaten Nutzungsanteil. Kosten ohne Vorsteuer, etwa Kfz-Steuer und Versicherung, bleiben außen vor. Der ertragsteuerliche Entnahmewert ist dafür kein Ersatz. Als ausdrücklich bezeichnete Vereinfachung darf stattdessen vom 1-Prozent-Wert ausgegangen werden — dann aber gekürzt um einen pauschalen Abschlag von 20 Prozent für die nicht mit Vorsteuer belasteten Ausgaben. Der so ermittelte Betrag ist der Nettowert, die Umsatzsteuer kommt darauf.

5. Entnahme buchen Der Entnahmewert geht im Soll auf das Wertabgabekonto, die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage im Haben auf 8921 (SKR03) / 4645 (SKR04), der nicht vorsteuerbelastete Teil im Haben auf 8924 (SKR03) / 4639 (SKR04), die Umsatzsteuer im Haben auf 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04). Welches Wertabgabekonto das ist, hängt von der Rechtsform ab (siehe unten): 1881 (SKR03) / 2131 bzw. 2141 (SKR04) beim Einzelunternehmen, 1880 (SKR03) / 2130 bzw. 2140 (SKR04) beim Vollhafter.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein Firmenwagen mit einem inländischen Listenpreis von 30.000,00 € wird zu mehr als 50 Prozent betrieblich und daneben privat genutzt. Im Januar fallen 1.190,00 € brutto an laufenden Fahrzeugkosten an (Tanken und Wartung).

Berechnung der laufenden Kosten:

• Bruttobetrag: 1.190,00 €
• Vorsteuer (19 %): 1.190,00 € * 19/119 = 190,00 €
• Nettoaufwand: 1.000,00 €

Buchung 1 (laufende Kosten):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4530 (SKR03) / 6530 (SKR04)	Laufende Fahrzeug-Betriebskosten	1.000,00 €
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %	190,00 €
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		1.190,00 €

Berechnung des privaten Nutzungsanteils:

Ertragsteuerlich: 1 % von 30.000,00 € = 300,00 € je Monat (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Umsatzsteuerlich sind es zwei getrennte Wege. Der Regelfall (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG) leitet die Bemessungsgrundlage aus den vorsteuerbelasteten Ausgaben ab:

Position	Betrag im Monat	vorsteuerbelastet?
Kraftstoff, Wartung, Reparatur (netto)	200,00 €	ja
Anteilige Anschaffungskosten, auf 5 Jahre verteilt (netto)	500,00 €	ja
Kfz-Steuer und Versicherung	80,00 €	nein
Summe der vorsteuerbelasteten Ausgaben	700,00 €

Bei einem privaten Nutzungsanteil von 30 Prozent: 700,00 € * 30 % = 210,00 € Bemessungsgrundlage, Umsatzsteuer 210,00 € * 19 % = 39,90 €. Die Zahlen des Beispiels sind angenommen; der Nutzungsanteil ist nachzuweisen.

Die Vereinfachung nach der 1-Prozent-Regelung führt zu einem anderen Betrag: 300,00 € abzüglich des pauschalen Abschlags von 20 Prozent = 240,00 € Nettobemessungsgrundlage, Umsatzsteuer 240,00 € * 19 % = 45,60 €. Der ertragsteuerliche Wert von 300,00 € ist also nie unmittelbar die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage.

Das folgende Buchungsbeispiel rechnet mit der Vereinfachung. Der ertragsteuerliche Wert von 300,00 € teilt sich dabei auf:

• mit Umsatzsteuer belasteter Teil: 240,00 €, darauf 45,60 € Umsatzsteuer
• nicht mit Umsatzsteuer belasteter Teil: 60,00 € (der pauschale 20-Prozent-Abschlag)
• Entnahme insgesamt: 300,00 € + 45,60 € = 345,60 €

Buchung 2 (privater Nutzungsanteil):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1881 (SKR03) / 2131 (SKR04)	Unentgeltliche Wertabgaben (nur Einzelunternehmen)	345,60 €
8921 (SKR03) / 4645 (SKR04)	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Fahrzeug-Nutzung)		240,00 €
8924 (SKR03) / 4639 (SKR04)	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Fahrzeug-Nutzung)		60,00 €
1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)	Umsatzsteuer 19 %		45,60 €

Probe: 240,00 € + 60,00 € + 45,60 € = 345,60 €. Soll und Haben stimmen überein.

Für den nicht mit Umsatzsteuer belasteten Teil führt DATEV ein eigenes Ertragskonto: 8924 (SKR03) / 4639 (SKR04) “Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Fahrzeug-Nutzung)”. So bleibt der ertragsteuerliche Entnahmewert von 300,00 € in der Gewinnermittlung vollständig erfasst, ohne dass darauf Umsatzsteuer entsteht. Wird dagegen der Regelfall nach § 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG gerechnet, ergibt sich die Aufteilung aus dem Vergleich beider Werte und nicht aus dem 20-Prozent-Abschlag.

Wichtige Hinweise

• Die Kosten werden nicht gekürzt. Der private Anteil wird über eine Entnahme gegengebucht, nicht durch einen niedrigeren Aufwand.
• Ertragsteuerlicher Entnahmewert und umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage sind zwei verschiedene Größen und fallen regelmäßig auseinander.
• Die 1-Prozent-Regelung setzt eine betriebliche Nutzung von mehr als 50 Prozent voraus. Darunter ist der private Anteil anders zu ermitteln.
• Für Elektro- und Hybridfahrzeuge mindert § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG den anzusetzenden Listenpreis, je nach Anschaffungszeitraum, Emission, Reichweite und Preisgrenze. Prüfe die für Dein Fahrzeug einschlägige Variante am Gesetzestext. Umsatzsteuerlich gilt diese Begünstigung nicht. Sie steht im Einkommensteuergesetz und wirkt nur auf den ertragsteuerlichen Entnahmewert; für die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage ist vom ungeminderten Wert auszugehen.
• Die Vereinfachung über die 1-Prozent-Regelung gilt nicht automatisch für Arbeitnehmerfälle. Überlässt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Fahrzeug auch zur privaten Nutzung, liegt umsatzsteuerlich regelmäßig ein entgeltlicher Umsatz vor (Gegenleistung ist die Arbeitsleistung) und keine unentgeltliche Wertabgabe. Diese Vorlage deckt den Fall nicht ab.
• Die Vereinfachung setzt die 1-Prozent-Regelung voraus und damit eine betriebliche Nutzung von mehr als 50 Prozent. Bei einem Fahrtenbuch gilt sie nicht; dann ist die Bemessungsgrundlage aus den tatsächlichen vorsteuerbelasteten Ausgaben und dem nachgewiesenen Nutzungsanteil abzuleiten.
• Ein Fahrtenbuch lohnt sich, wenn der private Anteil gering ist. Es muss laufend und ordnungsgemäß geführt sein.

Häufige Fehler

• Die laufenden Kosten werden um den privaten Anteil gekürzt und zusätzlich eine Entnahme gebucht. Das erfasst den Privatanteil doppelt.
• Der Vorsteuerabzug wird anteilig gekürzt, obwohl das Fahrzeug dem Unternehmen zugeordnet ist. Der Privatanteil wird auf der Ausgangsseite über die unentgeltliche Wertabgabe erfasst.
• Der ertragsteuerliche 1-Prozent-Wert wird ungeprüft auch als umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage genommen. Selbst wenn die Vereinfachung genutzt wird, ist zuvor der pauschale Abschlag von 20 Prozent abzuziehen.
• Die Minderung des Listenpreises für Elektro- und Hybridfahrzeuge wird in die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage übernommen. Sie ist eine rein ertragsteuerliche Begünstigung.
• Ein Firmenwagen für einen Arbeitnehmer wird wie eine eigene Privatnutzung behandelt. Das ist umsatzsteuerlich regelmäßig ein entgeltlicher Umsatz, keine unentgeltliche Wertabgabe.
• Es wird auf Konto 4510 gebucht, weil der Name nach Betriebskosten klingt. Im SKR03 ist das die Kfz-Steuer.

Rechtliche Grundlagen

Nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen. Satz 3 lässt abweichend den Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen zu, wenn sie durch Belege und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Umsatzsteuerlich ist die Verwendung eines dem Unternehmen zugeordneten Gegenstands für Zwecke außerhalb des Unternehmens nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG steuerbar; die Bemessungsgrundlage ergibt sich aus § 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG. Der Vorsteuerabzug richtet sich nach § 15 UStG.

Die Vereinfachung, den ertragsteuerlichen 1-Prozent-Wert als Ausgangsgröße zu nehmen, lässt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 15.23 Abs. 5 zu — mit einem pauschalen Abschlag von 20 Prozent für die nicht mit Vorsteuern belasteten Ausgaben; der so ermittelte Betrag ist ein Nettowert. Sie setzt die 1-Prozent-Regelung voraus (mehr als 50 Prozent betriebliche Nutzung) und gilt nicht bei Führung eines Fahrtenbuchs und nicht für die Überlassung an Arbeitnehmer. Hinweis zur Quelle: Der Volltext des UStAE war am 18.09.2026 auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums nicht automatisiert abrufbar. Die Fundstelle 15.23 Abs. 5 und der Wortlaut stammen aus Sekundärquellen und sind vor einer Verwendung als Beleg am amtlichen Original gegenzulesen.

Wann die Umsatzsteuer entsteht, steht in § 13 Abs. 1 Nr. 2 UStG: “für Leistungen im Sinne des § 3 Abs. 1b und 9a mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem diese Leistungen ausgeführt worden sind.” Nicht einschlägig ist § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a oder b UStG — die beiden regeln die Entstehung nach vereinbarten bzw. vereinnahmten Entgelten, und eine unentgeltliche Wertabgabe hat kein Entgelt. Praktisch heißt das: Die Wertabgabe gehört in den Voranmeldungszeitraum ihrer Ausführung, unabhängig davon, ob der Betrieb nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten versteuert.

Tipps für die Praxis

• Führe ein Fahrtenbuch, wenn der private Anteil deutlich unter dem 1-Prozent-Wert liegt. Der Vergleich lohnt sich vor allem bei hohem Listenpreis.
• Buche die Entnahme monatlich mit, nicht erst zum Jahresende. Sonst fehlt sie in den Voranmeldungen.
• Halte Tankbelege, Werkstattrechnungen und die Zulassungsbescheinigung zusammen, der Listenpreis muss belegbar sein.
• Prüfe bei Elektro- und Hybridfahrzeugen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Minderung des Listenpreises noch vorliegen.

Rechtsquellen

Die folgenden Vorschriften und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG - Bewertung der privaten Kfz-Nutzung
• § 10 Abs. 4 UStG - Bemessungsgrundlage bei unentgeltlichen Wertabgaben
• § 13 Abs. 1 Nr. 2 UStG - Entstehung der Steuer bei unentgeltlichen Wertabgaben
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.