Anzahlung von Kunden buchen

Überblick

Bei dieser Buchung geht es um die Erfassung von Anzahlungen, die Dein Unternehmen von Kunden erhält. Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung für eine zukünftige Lieferung oder Leistung. Diese Buchung wird benötigt, um den Geldfluss korrekt abzubilden und die Umsatzsteuer vorab zu erfassen.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Du erhältst eine Anzahlung für eine maßgeschneiderte Bestellung, die Du erst in einigen Monaten liefern wirst.
• Ein Kunde zahlt einen Teilbetrag für ein Projekt, das über mehrere Monate läuft.
• Anzahlungen für größere Bau- oder Installationsprojekte, die über einen längeren Zeitraum abgewickelt werden.
• Bei Bestellungen, die speziell für den Kunden hergestellt werden und nicht umgetauscht werden können.

Buchungssatz

Es gibt zwei gängige Kontenrahmen in Deutschland: SKR03 und SKR04. Die folgende Tabelle zeigt den Buchungssatz für beide Kontenrahmen. DATEV führt die erhaltenen Anzahlungen getrennt nach Steuersatz, für 19 % sind das die Konten 1718 (SKR03) und 3272 (SKR04):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank	Brutto
1718 (SKR03) / 3272 (SKR04)	Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt (Verbindlichkeiten)		Netto
1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)	Umsatzsteuer 19 %		USt

Wichtige Kontenreferenz:

• Bank: SKR03=1200, SKR04=1800
• Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt (Verbindlichkeiten): SKR03=1718, SKR04=3272
• Umsatzsteuer 19 %: SKR03=1776, SKR04=3806

Für den Bilanzausweis der Anzahlungen ohne Steuersatzbezug gibt es zusätzlich Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (SKR03 1710 / SKR04 3250).

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Prüfen, ob eine Anzahlung eingegangen ist: Überprüfe den Geldeingang auf Deinem Bankkonto und identifiziere den Betrag als Anzahlung.
2. Bestimme den Umsatzsteueranteil: Ziehe die Umsatzsteuer vom Gesamtbetrag ab, um den Nettozahlungsbetrag zu ermitteln.
3. Erstelle den Buchungssatz: Bilde den Buchungssatz, indem Du den Nettobetrag auf das Konto „Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt“ (SKR03: 1718 / SKR04: 3272) und die Umsatzsteuer auf das Konto „Umsatzsteuer 19 %“ (SKR03: 1776 / SKR04: 3806) buchst.
4. Anzahlungsrechnung ausstellen: Der Kunde braucht eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer, sonst kann er seinerseits keine Vorsteuer ziehen.
5. Bei der Schlussrechnung verrechnen: Die bereits versteuerte Anzahlung wird in der Schlussrechnung offen abgesetzt und das Anzahlungskonto aufgelöst.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein Kunde leistet eine Anzahlung von 1.190,00 € für eine Sonderanfertigung, die in sechs Monaten geliefert wird.

Berechnung:

• Bruttobetrag: 1.190,00 €
• Umsatzsteuer (19 %): 1.190,00 € * 19/119 = 190,00 €
• Nettobetrag: 1.190,00 € - 190,00 € = 1.000,00 €

Buchung:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank	1.190,00 €
1718 (SKR03) / 3272 (SKR04)	Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt (Verbindlichkeiten)		1.000,00 €
1776 (SKR03) / 3806 (SKR04)	Umsatzsteuer 19 %		190,00 €

Probe: 1.000,00 € + 190,00 € = 1.190,00 €. Soll und Haben stimmen überein.

Wichtige Hinweise

• Die Anzahlung muss in der Bilanz als Verbindlichkeit geführt werden, bis die Leistung erbracht wurde.
• Halte die Umsatzsteuer auf Anzahlungen separat, um spätere Korrekturen zu vermeiden.
• Stelle sicher, dass alle Anzahlungen mit den entsprechenden Aufträgen verknüpft sind.

Häufige Fehler

• Falsche Umsatzsteuerberechnung: Aus einem Bruttobetrag wird die Umsatzsteuer mit 19/119 herausgerechnet. Wer stattdessen 19 % auf den Bruttobetrag rechnet, meldet zu viel Umsatzsteuer an.
• Nicht zugeordnete Anzahlungen: Vermeide Buchungen ohne Zuordnung zu einem Projekt oder Auftrag.
• Verwechslung von Anzahlungen und Abschlagszahlungen: Diese unterscheiden sich, da Abschlagszahlungen Teilrechnungen für bereits erbrachte Leistungen sind.

Rechtliche Grundlagen

Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG entsteht die Umsatzsteuer bei einer Anzahlung bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Teilentgelt vereinnahmt wurde. Die Leistung muss dafür noch nicht erbracht sein. Bis zur Leistungserbringung ist die Anzahlung handelsrechtlich eine Verbindlichkeit.

Tipps für die Praxis

• Verwende ein gutes Buchhaltungsprogramm, um die Zuordnung von Anzahlungen zu erleichtern.
• Überprüfe regelmäßig die offenen Anzahlungen und gleiche sie mit den abgeschlossenen Aufträgen ab.
• Dokumentiere alle Kundenzahlungen sorgfältig, um bei Rückfragen oder Prüfungen gut vorbereitet zu sein.
• Halte die Kommunikation mit Deinen Kunden klar und verständlich, um Missverständnisse bei Anzahlungen zu vermeiden.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.