Anzahlung an Lieferanten buchen

Überblick

Bei der Buchung “Anzahlung an Lieferanten” geht es darum, eine Vorauszahlung für eine bestellte Ware oder Dienstleistung zu erfassen. Diese Buchung wird benötigt, um die Liquidität eines Unternehmens zu steuern und um sicherzustellen, dass Lieferanten rechtzeitig bezahlt werden, was oft erforderlich ist, um günstige Konditionen zu sichern.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Du bestellst eine größere Menge Waren und der Lieferant verlangt eine Anzahlung, um die Bestellung zu bestätigen.
• Dein Unternehmen sichert sich Rabatte oder bessere Konditionen durch Vorauszahlungen.
• Bei Projektgeschäften, bei denen Lieferanten Zahlungen im Voraus zur Deckung ihrer eigenen Kosten benötigen.
• Wenn du eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen möchtest und die Anzahlung als Vertrauensbeweis dient.

Buchungssatz

Die Buchung erfolgt auf folgende Konten (Beispiel):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1518 (SKR03) / 1186 (SKR04)	Geleistete Anzahlungen, 19 % Vorsteuer	Netto
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %	USt
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		Brutto

Wichtige Kontenreferenz:

• Geleistete Anzahlungen, 19 % Vorsteuer: SKR03=1518, SKR04=1186
• Abziehbare Vorsteuer 19 %: SKR03=1576, SKR04=1406
• Bank: SKR03=1200, SKR04=1800

Für Anzahlungen mit 7 % Vorsteuer gelten SKR03 1511 / SKR04 1181, die Vorsteuer läuft dann über 1571 (SKR03) / 1401 (SKR04).

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Identifikation der Anzahlung: Prüfe die Bestellung und den Vertrag, um den Anzahlungsbetrag und die enthaltene Umsatzsteuer zu ermitteln.
2. Berechnung der Umsatzsteuer: Bestimme die Vorsteuer, die auf die Anzahlung entfällt. Bei einem Steuersatz von 19% berechnest du die Vorsteuer als 19/119 des Bruttobetrags der Anzahlung.
3. Buchung erfassen: Trage den Nettobetrag der Anzahlung auf das Konto “1518 (SKR03) / 1186 (SKR04) Geleistete Anzahlungen, 19 % Vorsteuer” und die berechnete Vorsteuer auf das Konto “1576 (SKR03) / 1406 (SKR04) Abziehbare Vorsteuer 19 %” ein. Der Gesamtbetrag wird vom Bankkonto “1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank” abgebucht.
4. Anzahlung später verrechnen: Trifft die Schlussrechnung ein, wird die geleistete Anzahlung gegen die Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen aufgelöst, damit der Vorgang nicht doppelt im Aufwand landet.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Dein Unternehmen bestellt Waren im Wert von 10.000 € netto. Der Lieferant verlangt eine Anzahlung von 3.000 € brutto.

Berechnung:

• Bruttoanzahlung: 3.000 €
• Vorsteuer (19%): 3.000 € * 19/119 = 478,99 €
• Nettoanzahlung: 3.000 € - 478,99 € = 2.521,01 €

Buchung (SKR03/SKR04):

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1518 (SKR03) / 1186 (SKR04)	Geleistete Anzahlungen, 19 % Vorsteuer	2.521,01 €
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %	478,99 €
1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)	Bank		3.000,00 €

Probe: 2.521,01 € + 478,99 € = 3.000,00 €. Soll und Haben stimmen überein.

Wichtige Hinweise

• Stelle sicher, dass der Anzahlungssatz und die enthaltene Umsatzsteuer korrekt im Vertrag dokumentiert sind.
• Bewahre den Zahlungsbeleg und die Rechnung des Lieferanten sorgfältig auf.
• Prüfe regelmäßig, ob die Lieferung erfolgt ist, um die Anzahlung korrekt abzurechnen.

Häufige Fehler

• Falsche Berechnung der Vorsteuer: Aus einem Bruttobetrag wird die Vorsteuer mit 19/119 herausgerechnet, nicht mit 19 % auf den Bruttobetrag.
• Vorsteuerabzug ohne Anzahlungsrechnung: Ohne eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer gibt es keinen Vorsteuerabzug.
• Verwechslung der Konten: Stelle sicher, dass du die richtigen Konten verwendest, um eine korrekte Buchführung zu gewährleisten.
• Vernachlässigung der Dokumentation: Fehlende oder unklare Belege können bei einer Prüfung zu Problemen führen.

Rechtliche Grundlagen

Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG entsteht die Umsatzsteuer bei einer Anzahlung schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Teilentgelt vereinnahmt wurde, also vor der Leistung. Spiegelbildlich ist die Vorsteuer nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG bereits abziehbar, sobald die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist.

Tipps für die Praxis

• Verwende Buchhaltungssoftware, um die Berechnung und Buchung von Anzahlungen zu automatisieren und Fehler zu vermeiden.
• Halte regelmäßige Rücksprachen mit deinem Lieferanten, um über den Status der Lieferung informiert zu sein.
• Plane Anzahlungen im Budget ein, um die Liquidität deines Unternehmens zu sichern.
• Achte darauf, dass alle relevanten Informationen im Vertrag enthalten sind, um Missverständnisse zu vermeiden.

Mit dieser Vorlage bist du gut gerüstet, um Anzahlungen an Lieferanten korrekt zu buchen und sicherzustellen, dass deine Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.