Bankumsätze zuordnen und buchen
Wie du abgerufene Bankumsätze kontierst, einen Beleg dazu findest, im Stapel durchgehst und mit Buchungsregeln wiederkehrende Zahlungen automatisch vorschlagen lässt.
Überblick
Ein abgerufener Bankumsatz ist noch keine Buchung. Er sagt nur: an diesem Tag hat sich der Kontostand um diesen Betrag verändert. Welches Konto dahintersteckt, entscheidest du. Genau dafür gibt es Finanzen → Umsätze zuordnen (Route /bank-umsaetze).
epago schlägt dir ein Konto vor, sucht den passenden Beleg und baut den Buchungssatz zusammen. Gebucht wird erst, wenn du bestätigst. Auch eine Buchungsregel bucht nie von selbst, sie füllt nur den Vorschlag aus.
Die vier Status eines Umsatzes
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| neu | frisch abgerufen, noch nicht angesehen |
| gesehen | angesehen, aber noch nicht gebucht |
| gebucht | es gibt eine Journalbuchung dazu |
| ignoriert | bewusst zurückgestellt, taucht in der Arbeitsliste nicht mehr auf |
Über die Filterleiste oberhalb der Tabelle wechselst du zwischen Neu, Ohne Beleg, Gesehen, Gebucht, Ignoriert und Alle. Jeder Reiter trägt seine Anzahl. Standard ist „Neu”. Über die Kontenleiste darüber blendest du einzelne Bankkonten ein oder aus, „Alle” zeigt wieder sämtliche Konten.
Das Suchfeld filtert nach Gegenpartei, Verwendungszweck und Betrag, allerdings nur innerhalb der gerade geladenen Seite (50 Umsätze).
Einen Umsatz zuordnen
Klicke auf eine Tabellenzeile. Rechts öffnet sich das Kontierungs-Panel mit Gegenpartei, Datum, Bankkonto und Betrag im Kopf.
Kontierung
- Konto ist das Konto, das du suchst (bei einer Ausgabe zum Beispiel ein Aufwandskonto). Ein Klick auf das Feld öffnet die Kontosuche mit Volltextsuche über deinen Kontenplan und einer Häufigkeitsliste der Konten, die du sonst benutzt. Fehlt ein Konto, kannst du es direkt aus der Suche heraus anlegen.
- Gegenkonto ist das Sachkonto deines Bankkontos. Es ist fest vorgegeben und stammt aus der Kontokachel unter Banken. Fehlt es, erklärt eine Warnkarte den Weg dorthin, und Buchen ist gesperrt.
- Kostenstelle ist optional.
- Buchungstext kannst du frei überschreiben.
Steht rechts oben im Kartenkopf ein Chip wie „92 % sicher”, stammt der Kontovorschlag aus einer Regel oder aus deiner Buchungshistorie (siehe unten).
Steuer
Unter dem Block Betrag und Buchung siehst du den Buchungssatz in Kurzform und wählst den Steuersatz. Der Bankbetrag ist immer der Bruttobetrag, deshalb ist die Basis gesperrt.
In zwei Fällen ist auch die Steuerauswahl gesperrt, und der Grund steht daneben:
- Forderungsausgleich: ein Eingang auf einem Debitoren-/Forderungskonto ist die Bezahlung einer Rechnung, die Umsatzsteuer ist dort schon gebucht. Sie ein zweites Mal zu buchen wäre falsch.
- Automatikkonto: solche Konten tragen ihren Steuerschlüssel selbst, eine abweichende Auswahl würde epago beim Buchen ablehnen.
Die angezeigte Kurzform ist bewusst nur eine Anzeige. Gebucht wird immer mit getrennter Steuerzeile, also mit drei Zeilen bei 19 % oder 7 %. Der Hinweis steht direkt unter dem Block.
Umsatz aufteilen
Gehört ein Umsatz auf mehrere Konten (etwa eine Sammelzahlung), klicke auf Umsatz aufteilen. Du bekommst mindestens zwei Positionen mit je eigenem Konto, Betrag und Steuersatz. Die Fußzeile zeigt laufend die Summe deiner Positionen gegen den Bankbetrag und beziffert die Differenz, solange sie nicht null ist. Jede Position wird einzeln gebucht, ebenfalls mit getrennter Steuerzeile.
Beleg finden und zuordnen
Die Karte Beleg zeigt „fehlt” oder „zugeordnet”. Du hast drei Wege:
- Beleg suchen öffnet die Trefferliste. epago sucht nicht verknüpfte Belege im Zeitfenster von 14 Tagen um den Umsatz und sortiert sie nach Übereinstimmung in Prozent (Betrag, Datum, Name der Gegenpartei). Du schließt entweder mit Zuordnen und buchen ab oder mit Nur zuordnen, dann merkt sich das Panel den Beleg und du kontierst weiter.
- Automatisch finden übernimmt einen eindeutigen Treffer über 80 % sofort, ohne dass du in die Suchsicht wechseln musst.
- Im Postfach suchen lassen öffnet das Upload-Panel, über das du fehlende Belege nachreichst oder aus dem Beleg-Postfach holst.
Der Knopf „Eigenbeleg” ist noch inaktiv („Bald verfügbar”).
Auf der Übersichtsseite Banken gibt es dafür zusätzlich die rote Karte Ohne Beleg mit dem Knopf Belege einsammeln, die dieselbe Strecke für alle belegfreien Umsätze auf einmal öffnet. Zur Belegpflicht siehe auch die Anleitung zu den Belegen.
Buchen, überspringen, ignorieren
Am Fuß des Panels stehen:
- Buchen und weiter schreibt die Buchung fest und springt auf den nächsten Umsatz. Der gebuchte Umsatz fällt aus dem Filter „Neu” heraus, deshalb rückt die Liste nach.
- Überspringen geht zum nächsten Umsatz, ohne etwas zu ändern.
- Ignorieren legt den Umsatz zur Seite, zum Beispiel bei einer privaten Abbuchung, die du gesondert behandelst. Über Wieder aufnehmen holst du ihn zurück.
Bei einem bereits gebuchten Umsatz zeigt das Panel „Dieser Umsatz ist gebucht.” und bietet Buchung stornieren an. Das ist der einzige Weg zurück: eine festgeschriebene Buchung bekommt nach GoBD eine Gegenbuchung und bleibt erhalten, ein Entwurf wird gelöscht. Danach steht der Umsatz wieder auf „gesehen” und kann neu gebucht werden.
Findet epago etwas, das nicht passt, kommst du über KI fragen direkt mit dem konkreten Befund als Kontext in den Copilot. Die Antwort endet mit Handlungsoptionen („Zur Kontosuche”, „So buchen”), nicht mit einer Erklärung ins Leere.
Stapel: viele Umsätze hintereinander
Für mehrere Umsätze am Stück klickst du oben rechts auf Stapel starten. Der Stapel (/bank-stapel, kein eigener Menüpunkt) enthält alle Umsätze im Status „neu” und „gesehen”, bewusst ohne die ignorierten.
Links kontierst du wie im Panel. Rechts steht zusätzlich:
- Ähnliche Umsätze: so wurde bisher gebucht listet frühere Buchungen desselben Partners mit Datum, Konto und Betrag.
- Die Regel-Fußzeile schlägt vor, den Partner künftig immer auf das gerade gewählte Konto zu buchen, und nennt beides beim Namen („Regel anlegen: ‚REWE’ immer auf …”).
- Der KI-Einstieg mit denselben Handlungsoptionen wie im Panel.
Im Kopf laufen ein Fortschrittsbalken und die Zählung („Umsatz 3 von 24 · 21 verbleiben”). Für die Belegsuche wechselt der Stapel zurück in die Umsatzliste, „Automatisch finden” funktioniert direkt im Stapel.
Buchungsregeln
Eine Regel erkennt wiederkehrende Umsätze und setzt automatisch einen Kontovorschlag. Gebucht wird dadurch nichts.
Regel direkt aus dem Stapel anlegen
Hast du im Stapel ein Konto gewählt, klickst du auf Regel erstellen. Der Dialog ist vorbefüllt: Name und Erkennungsmerkmal kommen aus dem Partnernamen, das Zielkonto aus deiner Kontierung, der Steuerschlüssel optional dazu. Erkennungsfeld („Zahlungsempfänger/-sender enthält”) und Bedingung stehen hier fest, beides kannst du im vollen Formular ändern.
Regel in den Einstellungen anlegen
Der vollständige Weg führt über Einstellungen → Buchungsregeln, Knopf Neue Regel. Dort stellst du ein:
| Feld | Auswahl |
|---|---|
| Feld | Zahlungsempfänger/-sender, Verwendungszweck, IBAN der Gegenpartei, Betrag |
| Bedingung | enthält, beginnt mit, ist gleich, regulärer Ausdruck, Betrag zwischen |
| Wert | der Suchtext, bei „Betrag zwischen” stattdessen Betrag ab / Betrag bis |
| Richtung | Eingang, Ausgang oder beides |
| Ziel-Sachkonto | Pflichtfeld, ohne Zielkonto entsteht nie ein Vorschlag |
| Steuerschlüssel | optional, wirkt erst beim Verbuchen des Vorschlags |
| Kostenstelle, Buchungstext-Vorlage | optional |
Die Tabelle zeigt je Regel Bedingung, Ziel und Trefferzahl. Über den Schalter setzt du eine Regel inaktiv, über Löschen entfernst du sie. Bereits gesetzte Vorschläge bleiben dabei stehen, neue Umsätze bekommen nur keinen Vorschlag mehr durch diese Regel.
Woher der Vorschlag kommt
epago hat zwei Quellen und eine feste Rangfolge:
- Regel. Trifft eine Regel, gewinnt sie immer. Passen mehrere, entscheidet die Priorität, bei Gleichstand die zuerst geprüfte. Konfidenz: 100 %.
- Historie. Ohne Regeltreffer schaut epago, auf welches Konto du frühere Umsätze desselben Partners gebucht hast. Ein exakter Namenstreffer zählt stärker als ein Teiltreffer, und je öfter dasselbe Konto vorkam, desto höher die Konfidenz (ein Treffer ergibt 60 %, fünf und mehr Treffer 100 %).
Regeln setzen ihren Vorschlag nur auf Umsätze im Status „neu” und „gesehen”. Ein gebuchter Umsatz ist unveränderlich, ein ignorierter ist deine bewusste Entscheidung.
Beim Buchen merkt sich epago das Konto, das du tatsächlich gewählt hast, nicht den verworfenen Vorschlag. So lernt die Historie aus deiner Entscheidung.
Grenzen
- Es gibt keine Auto-Buchung. Jede Buchung entsteht nach deiner Bestätigung.
- Die Suche in der Umsatzliste läuft nur über die geladene Seite, nicht über den gesamten Bestand.
- Der Beleg-Abgleich sucht in einem Fenster von 14 Tagen um das Umsatzdatum. Ein Beleg mit weit abweichendem Datum taucht dort nicht auf, den ordnest du über die Belegseite zu.
Siehe auch
- Bankkonto verbinden - Voraussetzung für diese Seite
- Buchen im Überblick - wie Buchungen in epago grundsätzlich entstehen
- Belege hochladen und zuordnen - Belege nachreichen
- Abstimmung und Saldenabgleich - prüfen, ob am Ende alles zusammenpasst