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Rechnungen 7 Min Lesezeit

Serienrechnungen und Mahnungen

Wie du wiederkehrende Rechnungen als Serie anlegst, wann epago sie erzeugt und wie du zu einer überfälligen Rechnung eine Mahnung in drei Stufen erstellst.

Überblick

Zwei Aufgaben, die sich sonst jeden Monat wiederholen, nimmt dir epago ab:

  • Serienrechnungen erzeugen wiederkehrende Rechnungen (Wartung, Miete, Abo) selbstständig nach Takt.
  • Mahnungen erstellst du in drei Stufen zu einer überfälligen Ausgangsrechnung.

Beides findest du unter Belege: Serienrechnungen unter /serien, die Mahnung als Zeilenaktion in der Faktura (/faktura).

Serienrechnungen

Die Übersicht

Der Seitenkopf fasst zusammen: „Dauerbelege · n aktiv · nächster Lauf TT.MM.JJJJ”. Darunter stehen zwei Kennzahlen:

  • Monatlich wiederkehrend: die Summe netto je Monat aus allen aktiven Vorlagen.
  • Nächster Lauf: wann epago das nächste Mal Rechnungen erzeugt.

Über Lauf vorschauen klappt eine Liste der anstehenden Läufe bis zum nächsten Monatsersten auf, mit Vorlage, Kunde, Betrag und Datum.

Die Tabelle Dauerbelege zeigt je Vorlage: Nummer, Leistung, Kunde, Takt, nächste Fälligkeit, Betrag (netto), Laufzeitende und Status.

Serie anlegen

Klicke auf Serie anlegen. Der Editor öffnet sich im Serien-Modus. Du trägst ein:

  • Takt: monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
  • Erster Lauf und optional Läuft bis.
  • Empfänger (Kunde) und die Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis netto und Umsatzsteuersatz.

Eine Serie ist eine Vorlage, kein Beleg. Sie bekommt deshalb auch keine fortlaufende Belegnummer, die gibt es erst für die daraus erzeugten Rechnungen.

Serie bearbeiten, pausieren, beenden

In der Tabellenzeile stehen drei Aktionen:

  • Bearbeiten (Stift) öffnet den Dialog „Serienrechnung bearbeiten” mit Vorlagenname, Empfänger, Positionen, Intervall, Start- und Enddatum sowie dem Schalter Automatisch verbuchen.
  • Pausieren / Aktivieren hält die Serie an, ohne sie zu verlieren. Eine pausierte Serie erzeugt nichts und zeigt keine nächste Fälligkeit.
  • Löschen deaktiviert die Vorlage. Sie bleibt als „beendet” in der Liste stehen und erzeugt keine weiteren Rechnungen mehr. Der Bestätigungsdialog sagt das ausdrücklich, denn hart gelöscht wird hier nichts.

Wann der Lauf passiert

epago prüft täglich früh morgens automatisch, welche Vorlagen fällig sind, und erzeugt daraus Rechnungen. Danach rückt die Vorlage auf das nächste Fälligkeitsdatum vor. Liegt das neue Datum hinter dem Enddatum, wird die Serie beendet.

Zwei Dinge dazu:

  • Keine Doppelerzeugung. Läuft die Automatik durch einen Wiederholversuch zweimal, greift nur der erste Lauf. Dieselbe Fälligkeit kann nicht zwei Rechnungen erzeugen.
  • Kein automatisches Nachholen. Scheitert die Erzeugung einer einzelnen Rechnung, holt der nächste Lauf sie nicht selbst nach. Das ist Absicht: lieber eine Rechnung von Hand nachlegen, als deinem Kunden eine Rechnung doppelt zu schicken. Auf /aufgaben erscheint dafür der Eintrag „Serienrechnung fällig”.

Was aus dem Lauf herauskommt

Die erzeugten Rechnungen landen als Entwurf in der Faktura, das steht auch als Hinweis über der Tabelle. Du kontrollierst sie und schreibst sie fest.

Steht bei der Vorlage Automatisch verbuchen auf an, wird die erzeugte Rechnung direkt gebucht, ohne manuelle Freigabe. Nimm das nur für Serien, die sich nie ändern.

Mahnungen

Wann du mahnen kannst

Die Mahn-Aktion (Glocken-Symbol) erscheint in der Faktura-Tabelle nur, wenn alle Bedingungen erfüllt sind:

  • Es ist eine Ausgangsrechnung (kein Angebot, kein Auftrag, keine Gutschrift).
  • Sie ist nicht storniert und selbst keine Stornorechnung.
  • Der Zahlungsstatus ist offen, teilweise bezahlt, überfällig oder bereits gemahnt.

Eine bezahlte Rechnung lässt sich nicht mahnen.

Über den Filter Überfällige oder die Kachel Überfällig oben auf der Faktura-Seite bekommst du genau die Rechnungen, um die es geht. Dieselbe Zahl steht auf dem Dashboard im Direkteinstieg unter „Offene Posten klären”, und je überfälliger Rechnung entsteht auf /aufgaben ein Eintrag.

Mahnung erstellen

  1. Klicke in der Zeile auf das Glocken-Symbol. Der Dialog „Mahnung erstellen” nennt Rechnungsnummer und Kunde.
  2. Wähle die Mahnstufe: 1. Mahnung (Erinnerung), 2. Mahnung oder 3. Mahnung (Letzte).
  3. Trage die Mahngebühr in Euro ein. Vorbelegt sind 0 EUR bei Stufe 1, 5 EUR bei Stufe 2 und 10 EUR bei Stufe 3. Du kannst den Wert überschreiben.
  4. Mahnung erzeugen.

epago legt daraufhin einen eigenen Beleg vom Typ Mahnung an, verknüpft ihn mit der Ursprungsrechnung und setzt deren Zahlungsstatus auf „gemahnt”. Die Ursprungsrechnung bleibt unverändert bestehen, sie wird durch das Mahnen weder storniert noch neu ausgestellt.

Der Mahntext

Der Text kommt aus deinen Textbausteinen (Einstellungen → Textbausteine), und zwar aus dem ersten Baustein zur passenden Mahnstufe. Hast du keinen hinterlegt, benutzt epago einen Standardtext mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.

Lege dir die drei Bausteine einmal an, dann klingen deine Mahnungen so, wie du mit deinen Kunden sprichst, und nicht wie ein Serienbrief.

Gebühr und Positionen

  • Mit Mahngebühr enthält die Mahnung eine Position „Mahngebühr (n. Mahnung)” mit dem eingetragenen Betrag und 0 % Umsatzsteuer.
  • Ohne Gebühr (Standard bei Stufe 1) enthält sie eine Position „Zahlungserinnerung zu RE-…” über 0,00 EUR.

Verzugszinsen rechnet epago nicht aus, die trägst du bei Bedarf selbst als weitere Position nach.

Was der Versand kann

Per E-Mail verschicken kannst du aus epago Rechnungen und Gutschriften. Die Mahnung selbst gehört derzeit nicht zu den versendbaren Belegarten. Du erzeugst sie in epago und schickst sie über deinen eigenen Weg raus.

Grenzen

  • Es gibt keinen automatischen Mahnlauf, der alle überfälligen Rechnungen auf einmal anmahnt. Jede Mahnstufe entscheidest du je Rechnung.
  • epago berechnet keine Verzugszinsen und keine Mahnfristen.
  • Der Serien-Lauf startet ausschließlich zeitgesteuert. Einen Knopf „jetzt erzeugen” gibt es nicht, nur die Vorschau auf die anstehenden Läufe.

Siehe auch

Verwandte Begriffe im Glossar

mahnwesen offene-posten forderungen gobd