Daten löschen lassen: Antrag, Frist und was aufbewahrt bleiben muss
Wie du in epago die Löschung deiner Daten beantragst, was danach passiert, warum Buchungen und Belege trotzdem aufbewahrt werden und wie du den Antrag zurücknimmst.
Überblick
Du kannst jederzeit verlangen, dass wir deine Daten löschen (Art. 17 DSGVO). Den Antrag stellst du in epago unter Mein Konto → Daten & Export → Löschung beantragen. Was danach passiert, ist in zwei Teile geteilt, und dieser Artikel erklärt beide: Der eine Teil wird gelöscht, der andere darf es nicht — weil das Steuerrecht es verbietet.
Der wichtigste Satz vorweg: Lade dir deinen Komplett-Export herunter, bevor du den Antrag stellst. Sobald wir mit der Bearbeitung beginnen, ist dein Konto gesperrt, und dann kommst du an deine Daten nicht mehr selbst heran.
Was beim Antrag passiert
Wenn du auf Löschung beantragen klickst, geschehen drei Dinge:
- Der Antrag wird als Vorgang registriert. Er verschwindet nicht in einem Postfach.
- Die gesetzliche Frist beginnt zu laufen: ein Monat ab Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Innerhalb dieser Frist bekommst du eine Antwort — auch dann, wenn wir dem Antrag nicht in vollem Umfang nachkommen können (Art. 12 Abs. 4 DSGVO).
- Zusätzlich geht eine E-Mail an die verantwortliche Stelle, damit sich ein Mensch darum kümmert.
Den Stand siehst du danach auf derselben Seite: wann der Antrag eingegangen ist, wann die Frist endet und wie viele Tage noch bleiben.
Was gelöscht wird und was nicht
Deine Buchhaltung und dein Zugang sind zwei verschiedene Dinge.
Gelöscht wird alles, was kein Beleg und kein Nachweis ist. Dazu gehören Zugangsdaten und Geheimnisse (API-Schlüssel, hinterlegte Bankverbindungen, Portal-Zugänge, ein eigener KI-Schlüssel), Einstellungen, Protokolle und Vorlagen.
Nicht gelöscht werden darf, was du als Unternehmer aufbewahren musst. Das ist keine Entscheidung von epago, sondern Gesetz:
| Unterlagen | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 HGB |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Rechnungen (eigene Doppel und empfangene) | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO |
Die Frist läuft jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht oder der Beleg entstanden ist. Für Belege und Rechnungen sind es seit dem 01.01.2025 acht statt zehn Jahre.
Solange diese Pflicht besteht, entsteht für die betroffenen Daten gar kein Löschanspruch: Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO nimmt Verarbeitungen aus, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Es ist also nicht so, dass wir löschen dürften und es nicht täten.
Warum dein Konto dann gesperrt wird
Wenn wir deine Daten schon aufbewahren müssen, sollen sie wenigstens zu nichts anderem mehr benutzt werden. Genau das ist die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 Abs. 2 DSGVO: außer der reinen Speicherung passiert nichts mehr.
In epago heißt das: Sobald wir mit der Bearbeitung beginnen, ist dein Konto gesperrt — auch lesend. Du kannst keine Buchung mehr ansehen, keinen Bericht mehr aufrufen und keinen Export mehr ziehen. Der Login führt auf eine Seite, die dir den Stand deines Antrags zeigt.
Das ist ein bewusster Unterschied zu einer Sperre wegen einer offenen Rechnung: Dort bleiben Lesen, Auswerten und Exportieren offen, weil dich deine Aufbewahrungspflicht weiterhin trifft. Hier hast du selbst verlangt, dass wir aufhören.
Offen bleiben nur vier Wege:
- Abmelden.
- Der Stand deines Antrags samt Rücknahme.
- Kontakt zu uns über die Rückmeldefunktion.
- Zustimmungen (AGB, Datenschutz) widerrufen.
Den Antrag zurücknehmen
Solange der Vorgang nicht abgeschlossen ist, kannst du ihn jederzeit selbst zurücknehmen — auf der Sperrseite oder unter Mein Konto → Daten & Export. Die Sperre fällt sofort, und dein Konto ist wieder uneingeschränkt nutzbar. Es ist zu diesem Zeitpunkt nichts verloren.
Wenn du mit der Entscheidung nicht einverstanden bist
Unsere Rückmeldung nennt dir drei Dinge: was gelöscht wurde, was bleibt und warum. Bist du damit nicht einverstanden, kannst du dich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren oder gerichtlich vorgehen (Art. 12 Abs. 4 DSGVO). Schreib uns vorher gern — die meisten Rückfragen klären sich in einer Mail.
Häufige Fragen
Kann ich einzelne Buchungen löschen lassen? Nein. Eine gebuchte Buchung ist in epago unveränderlich und nicht löschbar (GoBD). Eine falsche Buchung wird storniert, nicht entfernt — die Gegenbuchung steht daneben, und beide bleiben sichtbar.
Ein Kunde von mir verlangt die Löschung seiner Daten aus meiner Buchhaltung. Was tue ich? Dieser Antrag ist an dich gerichtet, nicht an uns: Für die Daten, die du in epago eingibst, bist du der Verantwortliche. Auch hier gilt meist dieselbe Ausnahme — Name und Anschrift auf einer Rechnung sind Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG) und dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht entfernt werden.
Was passiert mit meinem Anmeldekonto und der Bezahlung? Der Anmeldedienst und der Zahlungsanbieter führen eigene Daten, mit eigenen Pflichten. Wir nennen dir in der Rückmeldung, was dort veranlasst wurde.
Läuft die Frist auch, wenn ich per E-Mail schreibe? Ja. Die Monatsfrist beginnt mit dem Eingang deines Antrags, egal auf welchem Weg er kommt. Der Weg über die App hat nur den Vorteil, dass deine Identität schon feststeht.