OPOS-Liste

Definition

Eine OPOS-Liste, kurz für “Offene Posten Liste”, ist ein buchhalterisches Dokument, das alle unbezahlten Rechnungen eines Unternehmens auflistet. Sie zeigt sowohl [Forderungen](/lexikon/glossar/forderungen “Forderungen - Definition und Bedeutung”) an Kunden als auch [Verbindlichkeiten](/lexikon/glossar/verbindlichkeiten “Verbindlichkeiten - Definition und Bedeutung”) gegenüber Lieferanten an und ist ein wichtiges Instrument zur Überwachung der Liquidität.

Bedeutung in der Praxis

In der Praxis ist die OPOS-Liste ein essenzielles Werkzeug für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), um den Überblick über ihre finanziellen Verpflichtungen zu behalten. Sie ermöglicht es, Zahlungsströme effizient zu steuern und rechtzeitig auf Außenstände zu reagieren. Zum Beispiel kann ein Geschäftsführer eines kleinen Einzelhandelsunternehmens mithilfe der OPOS-Liste schnell erkennen, welche Kunden ihre Rechnungen noch nicht bezahlt haben und entsprechende Maßnahmen einleiten, wie z.B. Zahlungserinnerungen versenden oder das Mahnwesen aktivieren.

Die regelmäßige Pflege und Aktualisierung der OPOS-Liste hilft auch, Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Ein mittelständischer Produktionsbetrieb kann so beispielsweise vorausschauend planen und sicherstellen, dass genügend finanzielle Mittel vorhanden sind, um laufende Kosten und Lieferantenrechnungen zu decken. Durch die Überwachung der offenen Posten kann das Unternehmen zudem seine Bonität bei Banken und Investoren verbessern, da es seine Zahlungsströme transparent und nachvollziehbar darstellt.

Ein weiterer praktischer Nutzen der OPOS-Liste liegt in der Unterstützung bei der Jahresabschlusserstellung. Da sie eine detaillierte Auflistung aller offenen Forderungen und Verbindlichkeiten enthält, erleichtert sie dem Buchhalter die Kontenabstimmung und sorgt für eine korrekte Darstellung der finanziellen Lage des Unternehmens.

Rechtliche Grundlagen

Die Erstellung und Führung einer OPOS-Liste ist nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben, jedoch ergeben sich aus den Grundsätzen [ordnungsmäßiger](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Buchführung ([GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”)) Anforderungen an die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen. Die GoBD verlangen, dass alle buchhalterischen Unterlagen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind.

Für die OPOS-Liste bedeutet dies, dass sie regelmäßig aktualisiert werden muss und alle relevanten Informationen wie Fälligkeitstermine, Beträge und Kundendetails enthalten sollte. Zudem ist zu beachten, dass die Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB und § 147 AO erfüllt werden, was eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für buchhalterische Unterlagen vorsieht.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Kunde zahlt Rechnung nicht

Ein Dienstleistungsunternehmen stellt eine Rechnung über 1.000,00 € an einen Kunden. Der Kunde zahlt nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist.

• [Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”): Soll Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1400 ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 1200 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) an Erlöse 19% USt 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) in Höhe von 1.000,00 €

Beispiel 2: Lieferantenrechnung wird beglichen

Ein Handelsunternehmen erhält eine Rechnung von einem Lieferanten über 500,00 € und begleicht diese per Banküberweisung.

• Buchungssatz: Soll Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1600 (SKR03) / 3300 (SKR04) an Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) in Höhe von 500,00 €

Beispiel 3: Anzahlung von einem Kunden erhalten

Ein Unternehmen erhält eine Anzahlung von einem Kunden für eine zukünftige Leistung.

• Buchungssatz: Soll Bank 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) an Erhaltene Anzahlungen 1718 (SKR03) / 3270 (SKR04)

Ein Bauunternehmen integriert die OPOS-Liste in sein Controlling-System, um Projektkosten besser zu überwachen und sicherzustellen, dass Subunternehmer pünktlich bezahlt werden, was die Projektabwicklung effizienter gestaltet.

Häufige Fehler

Ein häufiger Fehler ist, die OPOS-Liste nicht regelmäßig zu aktualisieren, was zu einem verzerrten Bild der finanziellen Lage führt. Ein weiteres Missverständnis besteht darin, die Liste nur als Übersicht der Forderungen und nicht auch der Verbindlichkeiten zu nutzen. Manche Unternehmen vernachlässigen es zudem, die OPOS-Liste mit dem Mahnwesen zu verknüpfen, was die Einleitung von Mahnverfahren verzögert. Ein weiterer Fehler ist, ungenaue oder unvollständige Daten zu erfassen, was die Aussagekraft der Liste beeinträchtigt. Schließlich kann eine mangelnde Integration der OPOS-Liste in das Gesamtsystem der Buchführung zu Inkonsistenzen führen.

Tipps für KMUs

Aktualisieren Sie die OPOS-Liste regelmäßig, idealerweise wöchentlich, um stets einen aktuellen Überblick zu haben. Verknüpfen Sie die OPOS-Liste mit Ihrem Mahnwesen, um säumige Zahler effizient zu adressieren. Nutzen Sie die OPOS-Liste, um Ihre Liquiditätsplanung zu optimieren und rechtzeitig Finanzlücken zu erkennen. Sorgen Sie für vollständige und genaue Dateneingabe, um die Aussagekraft der OPOS-Liste zu gewährleisten. Integrieren Sie die OPOS-Liste in Ihre Buchhaltungssoftware, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und Fehler zu minimieren.

Siehe auch

Die OPOS-Liste steht in enger Verbindung mit den Begriffen Offene Posten und Mahnwesen. Während die OPOS-Liste eine Übersicht über sämtliche unbezahlte Rechnungen bietet, beschreibt der Begriff “Offene Posten” die einzelnen, noch nicht beglichenen Rechnungen. Das Mahnwesen umfasst die Prozesse und Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen, um ausstehende Zahlungen einzufordern.