Ist-Versteuerung

Definition

Die Ist-Versteuerung ist ein Verfahren der Umsatzsteuererhebung, bei dem die Steuer erst mit tatsächlichem Zahlungseingang fällig wird. Im Gegensatz zur Soll-Versteuerung, bei der die Steuer mit Rechnungsstellung entsteht, bietet die Ist-Versteuerung für Unternehmen einen Liquiditätsvorteil.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die Ist-Versteuerung besonders vorteilhaft, da sie die Liquiditätsbelastung reduziert. Unternehmen müssen die Umsatzsteuer erst an das Finanzamt abführen, wenn sie die Zahlung von ihren Kunden erhalten haben. Dies ist besonders hilfreich, wenn Kunden verspätet zahlen oder wenn lange Zahlungsziele vereinbart sind.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt im Januar eine Rechnung über 10.000 € inklusive Umsatzsteuer. Bei der Ist-Versteuerung muss der Betrieb die Umsatzsteuer erst abführen, wenn der Kunde im März zahlt. Dies verbessert die Liquidität des Betriebs und reduziert das Risiko von Vorfinanzierungen.

Ein weiterer Vorteil ist die einfachere Abstimmung von Einnahmen und Ausgaben. Da die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang berücksichtigt wird, passt sich der steuerliche Aufwand direkt den tatsächlichen Geldflüssen an, was die Buchhaltung vereinfacht und das Risiko von Zahlungsengpässen mindert.

Rechtliche Grundlagen

Die Ist-Versteuerung ist in § 20 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Sie steht Unternehmen offen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat (§ 20 Satz 1 Nr. 1 UStG, Grenze seit 01.01.2024, davor 600.000 €). Daneben können Unternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind, sowie Freiberufler die Methode wählen (§ 20 Satz 1 Nr. 2 und 3 UStG).

Die Ist-Versteuerung muss beim Finanzamt beantragt werden; das Finanzamt gestattet sie. Die Gestattung bezieht sich grundsätzlich auf das volle Kalenderjahr und gilt, bis sie widerrufen oder zurückgenommen wird. Eine jährliche Neubeantragung ist nicht vorgesehen; maßgeblich sind Beginn, Umfang und eine etwaige Befristung des konkreten Bescheids (UStAE 20.1).

Was die Ist-Versteuerung nicht ändert: § 20 UStG betrifft nur die eigenen Lieferungen und sonstigen Leistungen. Anzahlungen werden bei beiden Besteuerungsarten schon mit der Vereinnahmung versteuert (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Innergemeinschaftliche Lieferungen werden auch bei Ist-Versteuerung nicht nach Zahlungseingang, sondern nach § 18b Satz 2 UStG im Voranmeldungszeitraum der Rechnungsausstellung gemeldet, spätestens in dem Zeitraum, in dem der auf die Lieferung folgende Monat endet. Der eigene Vorsteuerabzug bleibt rechnungsbasiert (§ 15 UStG). Ab dem 01.01.2028 ändert sich das für die Kunden eines Ist-Versteuerers: Bei Rechnungen, die nach dem 31.12.2027 ausgestellt werden, ist die Vorsteuer aus Leistungen eines Ist-Versteuerers erst mit der Zahlung abziehbar, und die Rechnung muss einen Hinweis auf die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten tragen (JStG 2024, BGBl. 2024 I Nr. 387, Art. 27 und 56).

Praxisbeispiele

1. Einzelhändler: Ein kleiner Einzelhändler in Berlin, der 2024 einen Umsatz von 500.000 € erzielte, kann 2025 die Ist-Versteuerung wählen. Er zahlt Umsatzsteuer erst, wenn die Kunden ihre Rechnungen begleichen, was seine Liquidität deutlich verbessert.

   Beispielbuchung (Zahlungseingang vom Kunden): Soll Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank an Haben Konto 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) Erlöse 19% USt und Konto 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) Umsatzsteuer 19%

2. Freiberufliche Grafikdesignerin: Eine freiberufliche Grafikdesignerin, die auf Projektbasis arbeitet, stellt ihren Kunden Rechnungen mit langen Zahlungszielen. Durch die Ist-Versteuerung muss sie die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang abführen, was ihr hilft, laufende Ausgaben besser zu decken.

   Beispielbuchung (Zahlungseingang vom Kunden): Soll Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank an Haben Konto 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) Erlöse 19% USt und Konto 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) Umsatzsteuer 19%

3. Handwerksbetrieb: Ein Handwerksbetrieb, der regelmäßig große Projekte bearbeitet, nutzt die Ist-Versteuerung, um erst dann Umsatzsteuer zu zahlen, wenn die Kunden ihre Zahlungen leisten, was die finanzielle Planung erleichtert und Zinskosten für Vorfinanzierungen vermeidet.

   Beispielbuchung (Zahlungseingang vom Kunden): Soll Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) Bank an Haben Konto 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) Erlöse 19% USt und Konto 1776 (SKR03) / 3806 (SKR04) Umsatzsteuer 19%

Häufige Fehler

1. Fehlende Antragstellung: Unternehmen vergessen, die Ist-Versteuerung beim Finanzamt zu beantragen, obwohl sie berechtigt sind.
2. Falsche Umsatzgrenze: Die Umsatzgrenze von 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr wird nicht korrekt berechnet. Die Kleinunternehmergrenze (25.000 € im Vorjahr, § 19 UStG seit 2025) ist hier irrelevant, da sie sich auf die Umsatzsteuerpflicht generell bezieht, nicht auf die Wahl der Versteuerungsart.
3. Verwechslung mit Soll-Versteuerung: Manche Unternehmen führen irrtümlich Umsatzsteuer nach Rechnungsstellung ab, obwohl sie zur Ist-Versteuerung berechtigt sind.
4. Falscher Wechsel: Beim Wechsel zwischen Soll und Ist dürfen Umsätze weder doppelt erfasst werden noch unversteuert bleiben (§ 20 Satz 3 UStG). Maßgeblich ist, wann die Leistung ausgeführt wurde: Ein unter Ist ausgeführter Umsatz bleibt auch nach einem Rückwechsel zu Soll bis zur Zahlung ist-versteuert, ein bereits nach Soll versteuerter Umsatz löst bei späterer Zahlung keine zweite Steuer aus (UStAE 13.6 Abs. 3).
5. Fehlerhafte Buchhaltung: Unkorrekte Erfassung von Zahlungseingängen, was zu fehlerhaften Steuerdeklarationen führt.

Tipps für KMUs

1. Prüfung der Berechtigung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Voraussetzungen für die Ist-Versteuerung erfüllt und beantragen Sie diese rechtzeitig beim Finanzamt.
2. Kontinuierliche Umsatzkontrolle: Überwachen Sie regelmäßig Ihren Jahresumsatz, um die Berechtigung für die Ist-Versteuerung nicht zu verlieren.
3. Schulungen: Investieren Sie in Schulungen für Ihr Buchhaltungspersonal, um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.
4. Software nutzen: Implementieren Sie Buchhaltungssoftware, die speziell auf Ist-Versteuerung ausgelegt ist, um den Prozess zu automatisieren.
5. Beratung in Anspruch nehmen: Ziehen Sie bei Unsicherheiten einen Steuerberater hinzu, um von deren Fachwissen und Erfahrung zu profitieren.

Siehe auch

Die Soll-Versteuerung ist das Gegenstück zur Ist-Versteuerung, bei der die Umsatzsteuer mit Rechnungsstellung fällig wird. Unternehmen, die die Soll-Versteuerung nutzen, müssen ihre Liquidität anders planen, da sie die Steuer bereits abführen müssen, bevor der Kunde bezahlt hat.