Privatentnahme buchen

Überblick

Bei der Buchung von Privatentnahmen geht es darum, Gelder zu erfassen, die ein Unternehmer aus dem Geschäft für private Zwecke entnimmt. Diese Buchung ist notwendig, um die finanzielle Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Mitteln zu gewährleisten. Eine korrekte Erfassung ist essenziell, um den Überblick über die Unternehmensfinanzen zu behalten.

Wann wird diese Buchung benötigt?

1. Wenn der Inhaber eines Einzelunternehmens Geld für private Ausgaben vom Geschäftskonto abhebt.
2. Bei der Entnahme von Bargeld aus der Kasse für persönliche Zwecke.
3. Wenn ein Firmenwagen privat genutzt wird. Diese Nutzungsentnahme wird allerdings über ein eigenes Konto für unentgeltliche Wertabgaben erfasst, nicht über das Geldkonto.
4. Bei der Entnahme von Waren für den privaten Gebrauch. Anders als die Geldentnahme ist das nach § 3 Abs. 1b UStG umsatzsteuerpflichtig, wenn die Ware zum Vorsteuerabzug berechtigt hat.

Buchungssatz

Wichtige Kontenreferenz:

• Privatentnahmen allgemein: SKR03=1800, SKR04=2100
• Bank: SKR03=1200, SKR04=1800
• Kasse (bei Barentnahme): SKR03=1000, SKR04=1600
• Privateinlagen (Gegenrichtung): SKR03=1890, SKR04=2180

Vorsicht bei der Nummer 1800: Im SKR03 sind das die Privatentnahmen, im SKR04 die Bank. Die SKR04-Nummer 2180 sind die Privateinlagen, nicht die Entnahmen.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Identifiziere die Entnahme: Bestimme, welcher Betrag und in welcher Form (Bargeld, Überweisung) die Entnahme erfolgt ist.
2. Bereite den Buchungssatz vor: Nutze das Konto 1800 (SKR03) / 2100 (SKR04) “Privatentnahmen allgemein” im Soll und das Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) “Bank” im Haben. Bei einer Barentnahme tritt die Kasse 1000 (SKR03) / 1600 (SKR04) an die Stelle der Bank.
3. Buchung durchführen: Trage den Betrag in der Buchhaltungssoftware ein, um die Entnahme korrekt zu dokumentieren.
4. Beleg aufbewahren: Stelle sicher, dass du einen Beleg oder eine Dokumentation der Entnahme für die Buchhaltung aufbewahrst.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Der Inhaber eines Einzelunternehmens entnimmt 1.000,00 € von seinem Geschäftskonto für private Zwecke.

Berechnung:

• Entnommener Betrag: 1.000,00 €. Eine Geldentnahme ist umsatzsteuerlich unbeachtlich, es fällt keine Umsatzsteuer an.

Buchung:

Wichtige Hinweise

• Achte darauf, dass Privatentnahmen regelmäßig und nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Stelle sicher, dass die Entnahmen im Einklang mit der finanziellen Lage des Unternehmens stehen.
• Berücksichtige, dass wiederholte hohe Privatentnahmen die Liquidität des Unternehmens beeinträchtigen können.
• Bewahre den Eigenbeleg zu jeder Entnahme auf, Kontoauszug allein genügt nicht als Begründung.
• Vermeide Verwechslungen zwischen privaten und geschäftlichen Mitteln.

Häufige Fehler

• Fehlende Dokumentation: Alle Entnahmen müssen mit Belegen oder Dokumentationen nachweisbar sein.
• Falsche Kontenwahl: Stelle sicher, dass die richtigen Konten für die Buchung verwendet werden, um Fehler zu vermeiden.
• Unregelmäßige Buchung: Privatentnahmen sollten zeitnah und regelmäßig gebucht werden, um den Überblick zu behalten.

Rechtliche Grundlagen

Entnahmen sind nach § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG alle Wirtschaftsgüter, die der Steuerpflichtige dem Betrieb für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke entnommen hat. Nach § 4 Abs. 1 Satz 1 EStG wird der Gewinn um den Wert der Entnahmen erhöht. Eine Entnahme ist also keine Betriebsausgabe und mindert den Gewinn nicht, sie mindert nur das Eigenkapital. Die Entnahme von Gegenständen kann nach § 3 Abs. 1b UStG umsatzsteuerpflichtig sein, eine reine Geldentnahme dagegen nicht.

Tipps für die Praxis

• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig alle Privatentnahmen, um die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu gewährleisten.
• Klare Trennung: Halte private und geschäftliche Finanzen strikt getrennt, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Buchhaltungssoftware nutzen: Setze auf eine Buchhaltungssoftware, die es dir ermöglicht, Privatentnahmen effizient und korrekt zu erfassen.
• Budgetierung: Plane Privatentnahmen im Voraus und integriere sie in deine finanzielle Planung, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
• BMF-Schreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung (19.06.2018, BStBl I 2018, 699)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.