Lieferantengutschrift buchen

Überblick

Eine Lieferantengutschrift wird gebucht, wenn ein Lieferant eine Gutschrift für bereits erhaltene Waren oder Dienstleistungen ausstellt. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Waren zurückgegeben wurden oder ein Preisnachlass gewährt wird. Die Buchung korrigiert die ursprüngliche Verbindlichkeit und mindert die Kosten sowie die abziehbare Vorsteuer.

Wann wird diese Buchung benötigt?

• Ein Lieferant gewährt einen Preisnachlass nach der Rechnungsstellung.
• Waren werden retourniert und der Kaufpreis wird gutgeschrieben.
• Eine Rechnung wurde storniert und eine Gutschrift ausgestellt.
• Es gibt eine Korrektur aufgrund von Qualitätsmängeln.

Buchungssatz

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1600 (SKR03) / 3300 (SKR04)	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	Brutto
3400 (SKR03) / 5400 (SKR04)	Wareneingang 19 % Vorsteuer		Netto
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %		USt

Wichtige Kontenreferenz:

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: SKR03=1600, SKR04=3300
• Wareneingang 19 % Vorsteuer: SKR03=3400, SKR04=5400
• Abziehbare Vorsteuer 19 %: SKR03=1576, SKR04=1406

Die Gutschrift ist die spiegelbildliche Buchung zur ursprünglichen Eingangsrechnung. Betrifft sie keine Ware, sondern eine Dienstleistung, wird statt des Wareneingangs das ursprünglich belastete Aufwandskonto entlastet. Bei 7 % Vorsteuer treten Wareneingang 7 % Vorsteuer (SKR03 3300 / SKR04 5300) und Abziehbare Vorsteuer 7 % (SKR03 1571 / SKR04 1401) an ihre Stelle.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Identifiziere die Gutschrift: Prüfe die erhaltene Gutschrift auf Korrektheit und Vollständigkeit. Notiere den Nettobetrag, die Vorsteuer und den Bruttobetrag.

2. Berechne die Beträge: Bestimme den Anteil der Vorsteuer (19%) aus dem Nettobetrag der Gutschrift.

3. Erfasse die Buchung: Buche den Bruttobetrag der Gutschrift auf das Verbindlichkeitskonto und den Nettobetrag auf das Wareneingangskonto. Die Vorsteuer wird auf das Vorsteuerkonto gebucht.

Praxisbeispiel mit Zahlen

Ausgangssituation: Ein Lieferant stellt eine Gutschrift über 1.190,00 € brutto (darin 190,00 € Umsatzsteuer) für retournierte Waren aus.

Berechnung:

• Nettobetrag: 1.000,00 €
• Vorsteuer (19% von 1.000,00 €): 190,00 €
• Bruttobetrag: 1.190,00 €

Buchung:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
1600 (SKR03) / 3300 (SKR04)	Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	1.190,00 €
3400 (SKR03) / 5400 (SKR04)	Wareneingang 19 % Vorsteuer		1.000,00 €
1576 (SKR03) / 1406 (SKR04)	Abziehbare Vorsteuer 19 %		190,00 €

Probe: 1.000,00 € + 190,00 € = 1.190,00 €. Soll und Haben stimmen überein.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur? Eine echte Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn stellt eigentlich der Kunde aus. Im Alltag ist mit „Lieferantengutschrift” aber die vom Lieferanten selbst ausgestellte Korrektur einer bereits gebuchten Rechnung gemeint, etwa wegen Retouren oder eines nachträglichen Preisnachlasses. Sie bezieht sich meist nur auf den zu korrigierenden Teilbetrag, nicht auf eine komplette Stornierung und Neuausstellung der Rechnung.

Wie wirkt sich die Gutschrift auf die Vorsteuer aus? Mit dem Nettobetrag sinkt auch der Vorsteueranteil. Die Korrektur mindert den Vorsteuerabzug in dem Voranmeldungszeitraum, in dem du die Gutschrift buchst - das kann ein anderer Zeitraum sein als der, in dem die ursprüngliche Rechnung erfasst wurde.

Muss ich die Gutschrift sofort buchen oder reicht eine Verrechnung mit der nächsten Rechnung? Buche die Gutschrift zeitnah als eigenen Geschäftsvorfall, sobald sie vorliegt. Eine spätere Zahlungsverrechnung mit einer künftigen Lieferantenrechnung ist ein separater Vorgang und ersetzt nicht die buchhalterische Erfassung der Gutschrift selbst.

Wichtige Hinweise

• Stelle sicher, dass die Gutschrift korrekt berechnet ist, bevor sie gebucht wird.
• Prüfe, ob die Gutschrift steuerlich relevant ist, insbesondere bei innergemeinschaftlichen Erwerben.
• Beachte, dass Gutschriften den Wareneinkauf und damit den Gewinn beeinflussen können.
• Halte Gutschrift und ursprüngliche Rechnung zusammen ab, damit der Zusammenhang später nachvollziehbar ist.
• Stelle sicher, dass die Vorsteuer korrekt abgezogen wird.

Häufige Fehler

• Fehlerhafte Vorsteuerberechnung: Stelle sicher, dass die Vorsteuer korrekt aus dem Nettobetrag berechnet wird.
• Falsche Kontierung: Vermeide es, die Beträge fälschlicherweise einem falschen Konto zuzuordnen.
• Nichtberücksichtigung der Gutschrift: Übersehe nicht, dass die Gutschrift die Verbindlichkeiten mindert.

Rechtliche Grundlagen

Ändert sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz, hat der leistende Unternehmer den Steuerbetrag und der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG). Die Berichtigung erfolgt in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist. Der Vorsteuerabzug selbst richtet sich nach § 15 UStG.

Tipps für die Praxis

• Überprüfe regelmäßig: Kontrolliere regelmäßig die Gutschriften und ihre Buchungen, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Dokumentiere genau: Halte alle Gutschriftendokumente sorgfältig fest, um bei einer Prüfung alle erforderlichen Informationen zur Hand zu haben.
• Nutze Buchhaltungssoftware: Automatisiere die Buchung, um Fehler zu vermeiden und Effizienz zu steigern.
• Schulung: Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter, die mit der Buchhaltung betraut sind, über die korrekte Vorgehensweise bei der Buchung von Gutschriften informiert sind.

Diese Vorlage hilft Dir, Lieferantengutschriften korrekt zu buchen und Fehler zu vermeiden, was zu einer präziseren Finanzbuchhaltung führt.

Rechtsquellen

Die folgenden BMF-Schreiben und Verwaltungsanweisungen bilden die rechtliche Grundlage für diesen Artikel:

• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) (01.10.2010 (laufend aktualisiert), BStBl I Sondernummer 1/2010)
• GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (28.11.2019, BStBl I 2019, 1269)
• BMF-Schreiben zu innergemeinschaftlichen Lieferungen (20.05.2022, BStBl I 2022, 738)

Kontonummern geprueft gegen DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Art.-Nr. 11174) und SKR 04 (Art.-Nr. 11175), Stand 2026, sowie buchungssatz.de am 2026-09-08.