Konto 4260

Zusammenfassung

Das Konto 4260 “Instandhaltung betrieblicher Räume” ist ein Aufwandskonto im SKR03. Darauf buchst du laufende Ausgaben für Instandhaltung, Sanierung, Reparatur und Renovierung der Räume, die dein Betrieb nutzt. Es gehört zu den Raumkosten und läuft als Betriebsausgabe direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung. Im SKR04 entspricht ihm das Konto 6335 Instandhaltung betrieblicher Räume.

Verwendungszweck

Auf 4260 gehört alles, was den vorhandenen Zustand deiner Betriebsräume erhält oder wiederherstellt, ohne den Charakter des Gebäudes zu verändern:

• Maler- und Tapezierarbeiten in Büro, Werkstatt oder Lager
• Reparatur von Heizung, Sanitäranlagen, Elektroinstallation oder Fenstern
• Austausch schadhafter Bodenbeläge
• Instandsetzung von Türen, Schlössern, Rollläden
• Renovierung angemieteter Räume, die vertraglich dir obliegt

Es spielt keine Rolle, ob du Eigentümer der Räume bist oder Mieter. Entscheidend ist, dass die Maßnahme betrieblich veranlasst ist und den bestehenden Zustand erhält.

Nicht auf dieses Konto gehören Baumaßnahmen, die die nutzbare Fläche vergrößern, die Substanz wesentlich verbessern oder ein neues Bauteil schaffen. Solche Ausgaben sind Herstellungskosten und werden aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Ebenfalls nicht hierher gehören die Wartung und Reparatur von Maschinen oder Geschäftsausstattung.

Abgrenzung zu anderen Konten

• 4210 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter): die laufende Nutzungsgebühr für die Räume selbst, nicht deren Instandsetzung.
• 4240 Gas, Strom, Wasser: Energie- und Wasserverbrauch. Wird eine Heizung repariert, ist das 4260; der Gasverbrauch bleibt 4240.
• 4250 Reinigung: die regelmäßige Unterhaltsreinigung durch eigenes Personal oder eine Firma. Eine Grundreinigung nach einem Wasserschaden ist dagegen Instandsetzung.
• 4805 Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung: Reparaturen an beweglichen Wirtschaftsgütern wie Möbeln, Regalen oder Geräten.

Buchungsbeispiele

Malerarbeiten im Büro auf Rechnung

Soll	Haben	Betrag
4260 Instandhaltung betrieblicher Räume		2.000,00 EUR
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %		380,00 EUR
	1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen	2.380,00 EUR

Im SKR04 lautet die Buchung 6335 Instandhaltung betrieblicher Räume 2.000,00 EUR und 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 380,00 EUR an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2.380,00 EUR.

Heizungsreparatur per Bank bezahlt

Soll	Haben	Betrag
4260 Instandhaltung betrieblicher Räume		640,00 EUR
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %		121,60 EUR
	1200 Bank	761,60 EUR

Im SKR04 buchst du 6335 und 1406 an 1800 Bank.

Kleine Glaserrechnung bar bezahlt

Soll	Haben	Betrag
4260 Instandhaltung betrieblicher Räume		150,00 EUR
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %		28,50 EUR
	1000 Kasse	178,50 EUR

Der Beleg bleibt bis 250 EUR brutto eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, die ohne Angabe des Leistungsempfängers zum Vorsteuerabzug berechtigt. Im SKR04 lautet die Buchung 6335 und 1406 an 1600 Kasse.

Steuerliche Aspekte

Erhaltungsaufwand mindert den Gewinn sofort und in voller Höhe. Die in Rechnung gestellte Vorsteuer ist nach § 15 UStG abziehbar, soweit du steuerpflichtige Umsätze ausführst. Kleinunternehmer nach § 19 UStG (seit 2025 Grenzen 25.000 EUR im Vorjahr und 100.000 EUR im laufenden Jahr) buchen den Bruttobetrag auf 4260, weil ihnen kein Vorsteuerabzug zusteht.

Die wichtigste Grenze ist die zu den Herstellungskosten. Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen innerhalb von drei Jahren nach dem Kauf eines Gebäudes gelten als anschaffungsnahe Herstellungskosten, wenn sie ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Dann ist der Sofortabzug ausgeschlossen und die Kosten wandern in die Abschreibung. Jährlich üblich anfallende Erhaltungsarbeiten zählen ausdrücklich nicht dazu.

Handwerkerrechnungen sind nach § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren. Bei größeren Maßnahmen lohnt es sich, den Leistungsumfang im Angebot so zu beschreiben, dass die Abgrenzung zwischen Erhaltung und Erweiterung später nachvollziehbar bleibt.

Häufige Fehler

• Erweiterung als Reparatur gebucht. Ein zusätzlicher Anbau oder der erstmalige Einbau einer Klimaanlage ist Herstellungsaufwand, kein Fall für 4260.
• Die 15-Prozent-Grenze übersehen. Wer kurz nach dem Gebäudekauf umfangreich saniert, verliert den Sofortabzug rückwirkend.
• Privat genutzte Räume mitgebucht. Renovierungskosten für den privaten Wohnbereich gehören nicht in den Betrieb, auch nicht anteilig ohne saubere Aufteilung.
• Reparaturen an Maschinen auf 4260. Diese gehören auf 4805 beziehungsweise das passende Reparaturkonto für bewegliche Wirtschaftsgüter.
• Anzahlungen an Handwerker als Aufwand gebucht. Vor der Leistung ist eine Anzahlung eine Forderung, kein Aufwand.

FAQ

Welches Konto entspricht 4260 im SKR04?

Im SKR04 buchst du Instandhaltung betrieblicher Räume auf 6335. Inhalt und Abgrenzung sind identisch, nur die Nummer unterscheidet sich, weil der SKR04 nach Prozessen und der SKR03 nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut ist.

Zählt die Renovierung angemieteter Räume auch auf 4260?

Ja. Wenn du als Mieter Schönheitsreparaturen oder Instandsetzungen selbst trägst, ist das Erhaltungsaufwand deines Betriebs und gehört auf 4260. Baust du dagegen dauerhafte Einbauten in fremde Räume ein, entsteht ein eigenes Wirtschaftsgut, das aktiviert wird.

Wie unterscheide ich Erhaltungs- von Herstellungsaufwand?

Erhaltungsaufwand hält den bisherigen Zustand aufrecht oder stellt ihn wieder her. Herstellungsaufwand erweitert das Gebäude, schafft etwas Neues oder hebt den Standard deutlich an, etwa wenn Heizung, Fenster, Sanitär und Elektrik gemeinsam auf ein höheres Niveau gebracht werden. Im Zweifel entscheidet die Gesamtbetrachtung der Maßnahme, nicht die einzelne Rechnung.

Quelle: DATEV-Kontenrahmen SKR 03, Art.-Nr. 11174 (bzw. SKR 04, Art.-Nr. 11175), Stand 2026; Kontozweck geprueft gegen buchungssatz.de am 2026-09-08.