Herstellungskosten

Definition

Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die im Rahmen der Eigenproduktion eines Unternehmens anfallen, um einen Vermögensgegenstand fertigzustellen. Dazu zählen Materialkosten, Fertigungskosten und angemessene Teile der Material- und Fertigungs-Gemeinkosten.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sind die Herstellungskosten von großer Bedeutung, da sie direkten Einfluss auf die [Bilanz](/lexikon/glossar/bilanz “Bilanz - Definition und Bedeutung”) und die Steuerlast haben. Ein korrektes Erfassen und Aktivieren der Herstellungskosten kann den Gewinn und damit die Steuerlast reduzieren, da diese Kosten die Vermögenswerte in der Bilanz erhöhen. Nehmen wir ein kleines Maschinenbauunternehmen als Beispiel: Wenn es eine Maschine nicht kauft, sondern selbst herstellt, fallen Materialkosten, Löhne der Mitarbeitenden in der Fertigung und andere Gemeinkosten an. Diese Kosten müssen sorgfältig erfasst und als Herstellungskosten aktiviert werden. Auch in der Softwareentwicklung, wenn eine Firma eine eigene Softwarelösung entwickelt, zählen die Personalkosten der Entwickler und die benötigten Lizenzen als Herstellungskosten.

Für den Mittelstand ist es oft eine Herausforderung, alle relevanten Kosten korrekt und vollständig zu erfassen. Praktisch bedeutet dies, dass alle Abteilungen, die in den Produktionsprozess eingebunden sind, ihre Kosten transparent und nachvollziehbar dokumentieren müssen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Produktion und Controlling.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für die Ermittlung der Herstellungskosten finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB), speziell in § 255 Abs. 2 und 3. Diese Paragraphen definieren, welche Kostenarten einbezogen werden dürfen und welche nicht. Auch das Steuerrecht, insbesondere die Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV), gibt hier klare Vorgaben. Zum Beispiel darf ein Unternehmen keine Vertriebskosten in die Herstellungskosten einrechnen, da diese nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen.

Die aktuelle Rechtslage 2025 sieht vor, dass Unternehmen die Herstellungskosten nach den Grundsätzen der [GoBD](/lexikon/glossar/gobd “GoBD - Definition und Bedeutung”) (Grundsätze zur [ordnungsmäßigen](/lexikon/glossar/ordnungsmaessigkeit “Ordnungsmäßigkeit - Definition und Bedeutung”) Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dokumentieren müssen. Dies bedeutet, dass alle relevanten Daten [revisionssicher](/lexikon/glossar/revisionssicherheit “Revisionssicherheit - Definition und Bedeutung”) und nachvollziehbar erfasst werden müssen.

Praxisbeispiele

1. Ein Möbelhersteller produziert Tische und Stühle in eigener Fertigung. Die Materialkosten für Holz und Schrauben, die Löhne der Schreiner (z.B. Konto 4110 ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 6010 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) Löhne) und ein Teil der Energiekosten werden als Herstellungskosten in der Bilanz aktiviert.
2. Ein Softwareunternehmen entwickelt eine neue App. Die Gehälter der Entwickler (z.B. Konto 4120 (SKR03) / 6020 (SKR04) Gehälter) und die Kosten für Software-Tools (z.B. Konto 0027 (SKR03) / 0135 (SKR04) EDV-Software) werden als Herstellungskosten erfasst und aktiviert. Beachte: Software kann nach BMF vom 22.02.2021 über 1 Jahr abgeschrieben werden.
3. Ein Bauunternehmen errichtet ein Verwaltungsgebäude für den eigenen Gebrauch. Die Materialkosten für Beton und Stahl sowie die Löhne der Bauarbeiter (z.B. Konto 4110 (SKR03) / 6010 (SKR04) Löhne) werden als Herstellungskosten in der Bilanz ausgewiesen.

Häufige Fehler

1. Nicht alle relevanten Kosten einbeziehen: Oft werden bestimmte Gemeinkosten oder Personalkosten nicht als Herstellungskosten erfasst.
2. Vertriebskosten einbeziehen: Fälschlicherweise werden manchmal Vertriebskosten als Teil der Herstellungskosten aktiviert.
3. Fehlerhafte Dokumentation: Unzureichende oder inkorrekte Erfassung der Herstellungskosten kann zu Problemen bei Prüfungen führen.
4. Unklare Abgrenzung zwischen Anschaffungs- und Herstellungskosten: Verwechslung der Kostenarten kann zu falschen Bilanzwerten führen.
5. Nicht GoBD-konforme Speicherung: Fehlende oder unzureichende Dokumentation der Kosten im Hinblick auf die GoBD kann zu rechtlichen Problemen führen.

Tipps für KMUs

1. Klare Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass alle Kosten, die in die Herstellungskosten einfließen, lückenlos dokumentiert sind.
2. Schulungen: Schulen Sie Ihre Buchhaltungs- und Controlling-Teams regelmäßig zu den aktuellen rechtlichen Anforderungen.
3. Softwarelösungen nutzen: Investieren Sie in moderne Buchhaltungssoftware, die GoBD-konforme Erfassung ermöglicht. Beachten Sie die Digital-AfA (BMF 22.02.2021) für Software/Hardware mit einer Nutzungsdauer von 1 Jahr.
4. Externe Beratung: Ziehen Sie bei Unsicherheiten externe Experten hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Erfassung der Herstellungskosten korrekt ist.
5. Regelmäßige Überprüfungen: Überprüfen Sie regelmäßig die Erfassung der Herstellungskosten auf Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Siehe auch

Herstellungskosten hängen eng mit Anschaffungskosten zusammen, da beide Begriffe die Wertansätze für Vermögensgegenstände definieren. Während Herstellungskosten bei Eigenproduktionen anfallen, beziehen sich Anschaffungskosten auf zugekaufte Vermögensgegenstände. Beide müssen korrekt erfasst und aktiviert werden, um die Bilanz des Unternehmens ordnungsgemäß darzustellen. Siehe auch: Anlagevermögen, Abschreibung.