Konto 0840

Zusammenfassung

Das Konto 0840 “Kapitalrücklage” ist im SKR03 ein Passivkonto innerhalb des Eigenkapitals. Darauf landen Beträge, die Gesellschafter über den Nennbetrag ihrer Anteile hinaus einzahlen oder ohne Gegenleistung in die Gesellschaft einlegen. In der Bilanz erscheint der Bestand nach § 266 Abs. 3 HGB unter A. II. der Passivseite, direkt hinter dem gezeichneten Kapital. Wer mit dem SKR04 arbeitet, findet dieselbe Position auf Konto 2920.

Verwendungszweck

Auf 0840 gehören Eigenkapitalzuführungen, die nicht aus erwirtschafteten Gewinnen stammen. Der klassische Fall ist das Aufgeld (Agio): Eine GmbH erhöht ihr Stammkapital um 25.000,00 EUR, der neue Gesellschafter zahlt dafür aber 100.000,00 EUR. Die Differenz von 75.000,00 EUR ist keine Einnahme, sondern Kapitalrücklage.

Ebenfalls hierher gehören Zuzahlungen, die ein Gesellschafter leistet, ohne dass sich seine Beteiligungsquote ändert. Das ist ein häufiges Mittel, um eine unterkapitalisierte Gesellschaft zu stärken, ohne den Weg über eine formale Kapitalerhöhung samt Handelsregistereintrag zu gehen.

DATEV hält im SKR03 vier Unterkonten bereit, die den Zugang nach seiner Herkunft trennen: 0841 (Kapitalrücklage durch Ausgabe von Anteilen über Nennbetrag), 0842 (Kapitalrücklage durch Ausgabe von Schuldverschreibungen für Wandlungsrechte und Optionsrechte), 0843 (Kapitalrücklage durch Zuzahlungen gegen Gewährung eines Vorzugs für Anteile) und 0844 (Kapitalrücklage durch andere Zuzahlungen in das Eigenkapital). Wer die Gliederung des Anhangs sauber ableiten will, bucht direkt auf diese Unterkonten; 0840 bleibt dann das Sammelkonto.

Nicht auf 0840 gehören der Nennbetrag der Anteile selbst und alles, was der Gesellschaft nur geliehen wird. Ein Gesellschafterdarlehen bleibt Fremdkapital, auch wenn es zinslos gewährt wird.

Abgrenzung zu anderen Konten

• 0800 Gezeichnetes Kapital: der im Gesellschaftsvertrag festgelegte Nennbetrag. Nur der Betrag über dem Nennwert wandert auf 0840.
• 0846 Gesetzliche Rücklage: eine Gewinnrücklage, gespeist aus thesaurierten Jahresüberschüssen. Die Kapitalrücklage kommt dagegen von außen, von den Gesellschaftern.
• 0855 Andere Gewinnrücklagen: ebenfalls Gewinnthesaurierung, frei disponibel. Die Unterscheidung zwischen Kapital- und Gewinnrücklage entscheidet darüber, ob eine spätere Auflösung erfolgsneutral bleibt.
• 0890 Gesellschafter-Darlehen: Rückzahlbare Mittel des Gesellschafters. Wird ein Darlehen später erlassen, kann daraus eine Einlage werden, gebucht wird das aber gesondert.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Kapitalerhöhung mit Aufgeld

Ein neuer Gesellschafter übernimmt einen Geschäftsanteil von 25.000,00 EUR Nennwert und zahlt dafür 100.000,00 EUR auf das Geschäftskonto ein.

Soll	Haben	Betrag
1200 Bank	0800 Gezeichnetes Kapital	25.000,00 EUR
1200 Bank	0840 Kapitalrücklage	75.000,00 EUR

Im SKR04 lautet die Buchung: 1800 Bank an 2900 Gezeichnetes Kapital 25.000,00 EUR sowie 1800 Bank an 2920 Kapitalrücklage 75.000,00 EUR.

Beispiel 2: Zuzahlung ohne Kapitalerhöhung

Ein Gesellschafter überweist 50.000,00 EUR als Zuzahlung in das Eigenkapital, die Beteiligungsquoten bleiben unverändert.

Soll	Haben	Betrag
1200 Bank	0840 Kapitalrücklage	50.000,00 EUR

Im SKR04 lautet die Buchung: 1800 Bank an 2920 Kapitalrücklage 50.000,00 EUR.

Beispiel 3: Entnahme aus der Kapitalrücklage

Zum Ausgleich eines Verlustvortrags werden 20.000,00 EUR aus der Kapitalrücklage entnommen.

Soll	Haben	Betrag
0840 Kapitalrücklage	2795 Entnahmen aus der Kapitalrücklage	20.000,00 EUR

Im SKR04 lautet die Buchung: 2920 Kapitalrücklage an 7730 Entnahmen aus der Kapitalrücklage 20.000,00 EUR.

Steuerliche Aspekte

Eine Einlage in die Kapitalrücklage ist kein Ertrag. Sie erhöht das Eigenkapital, nicht den steuerpflichtigen Gewinn, und taucht deshalb in keiner Zeile der Gewinnermittlung auf. Wer eine Zuzahlung versehentlich als sonstigen betrieblichen Ertrag bucht, versteuert Geld, das gar kein Gewinn ist.

Bei Kapitalgesellschaften ist zusätzlich das steuerliche Einlagekonto nach § 27 KStG zu führen (“Nicht in das Nennkapital geleistete Einlagen”). Zuführungen zur Kapitalrücklage erhöhen dieses Konto, spätere Rückzahlungen an die Gesellschafter mindern es. Der Bestand wird gesondert festgestellt und entscheidet mit darüber, ob eine Auskehrung beim Gesellschafter als Kapitalertrag oder als steuerneutrale Einlagenrückgewähr behandelt wird. Diese Feststellung gehört in die Hand des Steuerberaters.

Umsatzsteuer fällt nicht an. Eine Einlage ist kein Leistungsaustausch, es gibt weder eine Rechnung noch einen Vorsteuerabzug.

Die Belege zur Einlage, also Gesellschafterbeschluss, notarielle Urkunde bei Kapitalerhöhungen und Kontoauszug, unterliegen der Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO und gehören zur GoBD-konformen Dokumentation des Geschäftsvorfalls.

Häufige Fehler

• Zuzahlung als Ertrag gebucht: Der häufigste Fehler. Eine Gesellschaftereinlage auf einem Ertragskonto erhöht den Gewinn und damit die Steuerlast, obwohl gar kein Gewinn entstanden ist.
• Verwechslung mit dem Gesellschafterdarlehen: Geld, das zurückgezahlt werden soll, ist Fremdkapital (0890), keine Rücklage. Entscheidend ist der Gesellschafterbeschluss, nicht der Zahlungsweg.
• Ganze Einzahlung auf 0800 gebucht: Bei einer Kapitalerhöhung mit Agio muss aufgeteilt werden. Nur der Nennbetrag gehört auf das gezeichnete Kapital.
• Kapital- und Gewinnrücklage vermischt: Thesaurierte Gewinne gehören auf 0846 oder 0855, nicht auf 0840. Die Vermischung verfälscht den Anhang und die Kapitalkontenentwicklung.
• Steuerliches Einlagekonto nicht fortgeschrieben: Ohne die Feststellung nach § 27 KStG fehlt bei einer späteren Rückzahlung der Nachweis für die steuerneutrale Behandlung.

FAQ

Welches Konto entspricht 0840 im SKR04?

Im SKR04 ist es das Konto 2920 “Kapitalrücklage”. Der Inhalt ist identisch, nur die Nummerierung folgt der anderen Systematik: Der SKR03 ordnet nach Bilanzgliederung im Prozessgedanken, der SKR04 nach Abschlussgliederung. Die Unterkonten heißen dort 2925 bis 2928 statt 0841 bis 0844.

Darf eine GmbH die Kapitalrücklage einfach auflösen?

Auflösen ja, frei verteilen nicht. Die Kapitalrücklage nach § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB (andere Zuzahlungen) lässt sich grundsätzlich zum Verlustausgleich oder zur Ausschüttung verwenden, für die Rücklage aus einem Agio gelten engere Verwendungsregeln. Vor jeder Auflösung sollte geklärt sein, welcher Teilbetrag aus welcher Quelle stammt, und ob die Ausschüttungssperren des HGB greifen.

Gehört eine Sacheinlage auch auf 0840?

Ja, soweit ihr Wert den Nennbetrag der dafür gewährten Anteile übersteigt. Gebucht wird dann statt der Bank das eingelegte Wirtschaftsgut im Soll, im Haben stehen gezeichnetes Kapital und Kapitalrücklage. Der Wertansatz braucht eine belastbare Bewertung, bei Kapitalgesellschaften regelmäßig einen Sachgründungs- oder Sachkapitalerhöhungsbericht.

Quelle: DATEV-Kontenrahmen SKR 03, Art.-Nr. 11174 (bzw. SKR 04, Art.-Nr. 11175), Stand 2026; Kontozweck geprueft gegen buchungssatz.de am 2026-09-08.