Buchen in epago: Schnellerfassung und Profi-Stapelerfassung
Der vollständige Leitartikel zum Modul Buchungen — Schnellerfassung im Einfach-Modus, DATEV-Stapelerfassung im Profi-Modus, Steuerschlüssel-Kurzreferenz und GoBD-Storno.
Überblick
Auf der Seite Vorgänge (Buchungsjournal) erfasst du alle Geschäftsvorfälle deines Unternehmens. epago bietet zwei Wege: die Schnellerfassung für den Einfach-Modus und die Stapelerfassung für den Profi-Modus. Beide Wege buchen auf denselben Datenstand und sind jederzeit umschaltbar — der Modus-Toggle befindet sich oben rechts in der Topbar. Welcher Modus für dich passt, erklärt der Artikel Einfach- und Profi-Modus verstehen.
Teil 1: Schnellerfassung (Einfach-Modus)
Die Schnellerfassung ist auf einfache Bedienung ohne Buchhaltungsvorkenntnisse ausgelegt. Du gibst einen Betrag ein, wählst ein Soll-Konto und ein Haben-Konto — epago bucht den Bruttobetrag direkt, ohne automatischen Steuer-Split.
Typischer Ablauf:
- Datum eintragen (vorausgefüllt mit heute)
- Optional eine Belegnummer eingeben (z. B.
RE-2026-042) - Buchungstext eingeben (z. B. „Büromaterial Rechnung Müller”)
- Bruttobetrag eingeben
- Soll-Konto wählen (Kontonummer tippen, Autocomplete)
- Haben-Konto wählen
- Buchen ↵ drücken oder
⌘ Return(Mac) /Strg + Enter(Windows)
Der gesamte Ablauf funktioniert ohne Maus. Eine Live-Vorschau zeigt den entstehenden Buchungssatz an, bevor du buchst. Einen ausführlichen Einstieg mit Beispiel findest du in Deine erste Buchung mit der Schnellerfassung.
Hinweis: Die Schnellerfassung trennt die Umsatzsteuer nicht automatisch auf. Wenn du möchtest, dass epago Netto-Betrag und Steuer auf separate Konten aufteilt, wechsle in den Profi-Modus und nutze die Stapelerfassung.
Teil 2: Stapelerfassung im Profi-Modus (DATEV-Raster)
Die Stapelerfassung orientiert sich am klassischen DATEV-Buchungsraster, das Buchhalter und Steuerberater kennen. Alle Felder lassen sich komplett über den Nummernblock bedienen — kein Mauseinsatz nötig.
Die Felder der Stapelmaske
| # | Feld | Bedeutung |
|---|---|---|
| 1 | Umsatz (Brutto) | Bruttobetrag, immer positiv; Komma und Punkt als Dezimalzeichen möglich |
| 2 | S/H | Soll oder Haben — bezieht sich auf das Feld Konto (nicht Gegenkonto) |
| 3 | BU | Steuerschlüssel (leer = keine Steuer; Automatikkonten: gesperrt) |
| 4 | Gegenkonto | Sachkonto (Erlös-, Aufwands- oder sonstiges Konto) |
| 5 | Beleg1 | Belegnummer, optional (max. 36 Zeichen) |
| 6 | Datum | Belegdatum; Kurzeingabe möglich (s. u.) |
| 7 | Konto | Geld- oder Personenkonto, das den Bruttobetrag trägt |
| 8 | KOST1 | Kostenstelle, optional (nur sichtbar, wenn Kostenstellen aktiv sind) |
| 9 | Buchungstext | Kurze Beschreibung, Pflichtfeld (max. 60 Zeichen) |
S/H bezieht sich auf das Feld Konto (DATEV-exakt): S bedeutet, der Umsatz steht im Soll des Kontos; das Gegenkonto erhält automatisch die Haben-Seite — und umgekehrt bei H.
Tastatur-Fluss (Enter-Kette)
Umsatz → S/H → BU → Gegenkonto → Beleg1 → Datum → Konto → (KOST1) → Buchungstext → Buchen
Weitere Tastenkürzel:
⌘ Return/Strg + Enter: aus jedem Feld sofort buchenEsc: Zeile leeren (Schleppwerte Datum und S/H bleiben erhalten)*in Beleg1, KOST1 oder Buchungstext: Wert der vorherigen Buchung übernehmen- Numpad
+: wirkt wie Enter (DATEV-Konvention für Nummernblock-Arbeit)
Datum per Kurzeingabe (TTMM)
Statt das vollständige Datum zu tippen, reichen vier Ziffern:
| Eingabe | Ergebnis |
|---|---|
1206 | 12.06. im laufenden Jahr |
12 | 12. im Monat der Vorbuchung |
120624 | 12.06.2024 (JJ wird immer als 20JJ interpretiert) |
| leer | Datum der Vorbuchung übernehmen |
Die normalisierte Anzeige erscheint direkt unterhalb des Felds, z. B. 12.06.2026.
Schlepplogik
Nach jeder gebuchten Zeile schleppt die Maske Datum und S/H automatisch in die nächste Zeile — exakt wie in DATEV. Der Fokus springt zurück auf das Umsatz-Feld, sodass Serien-Buchungen rein über den Nummernblock möglich sind.
Teil 3: Steuerschlüssel (BU) — Kurzreferenz
Das BU-Feld steuert, ob und wie epago den eingegebenen Bruttobetrag in Netto und Steuer aufteilt.
| BU | Bedeutung | Steuersatz | Automatik-Steuerkonto |
|---|---|---|---|
| (leer) | keine Steuer (z. B. Bank an Kasse) | — | — |
| 1 | steuerfrei (§ 4 UStG, Kleinunternehmer) | 0 % | keine Steuerzeile |
| 2 | Umsatzsteuer 7 % | 7 % | 1770 |
| 3 | Umsatzsteuer 19 % | 19 % | 1776 |
| 8 | Vorsteuer 7 % | 7 % | 1570 |
| 9 | Vorsteuer 19 % | 19 % | 1576 |
Wie der Brutto-Split funktioniert: Du gibst immer den Bruttobetrag ein. epago rechnet:
Netto = Brutto / (1 + Steuersatz), kaufmännisch gerundet
Steuer = Brutto − Netto (immer als Differenz, nie separat gerundet)Das garantiert, dass Netto + Steuer exakt dem eingegebenen Bruttobetrag entsprechen — auf den Cent.
Beispiel BU 3 (USt 19 %): Du gibst 119,00 ein.
- Netto: 119,00 / 1,19 = 100,00 EUR
- Steuer: 119,00 − 100,00 = 19,00 EUR
- epago bucht drei Zeilen: Bruttokonto (119,00), Erlöskonto/Netto (100,00), USt-Konto 1776 (19,00)
Beispiel BU 9 (VSt 19 %): Eingangsrechnung 119,00 EUR
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 6815 | Bürobedarf (Netto) | 100,00 | |
| 1576 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 19,00 | |
| 3300 | Verbindlichkeiten LuL (Brutto) | 119,00 |
Erfassungsfelder: Umsatz 119,00 · S/H H · BU 9 · Gegenkonto 6815 · Beleg1 ER-2026-042 · Datum 1206 · Konto 3300 · Text Büromaterial Müller
Unter der Maske erscheint die Live-Vorschau: 6815 100,00 / 1576 19,00 an 3300 119,00.
Teil 4: Automatikkonten — BU nicht nötig (und nicht erlaubt)
Bestimmte Konten des epago-SKR03 haben einen festen Steuerschlüssel hinterlegt. Bei diesen Konten ist das BU-Feld gesperrt — der Steuer-Split läuft immer automatisch, ohne dass du einen BU eingeben musst oder kannst.
| Konto | Name | Fester BU | Steuer-Konto |
|---|---|---|---|
| 8200 | Erlöse Inland 19 % | 3 (USt 19 %) | 1776 |
| 8100 | Erlöse Inland 7 % | 2 (USt 7 %) | 1770 |
| 8400 | Erlöse Inland steuerfrei | 1 (steuerfrei) | keine Steuerzeile |
| 4400 | Wareneingang 19 % Vorsteuer | 9 (VSt 19 %) | 1576 |
| 4300 | Wareneingang 7 % Vorsteuer | 8 (VSt 7 %) | 1570 |
Beispiel Barverkauf 214,00 EUR (Automatik über 8200):
Erfassung: Umsatz 214,00 · S/H S · Gegenkonto 8200 · Konto 1000 (Kasse)
Ergebnis: Kasse 214,00 (Soll) · Erlöse 8200 179,83 (Haben) · USt 1776 34,17 (Haben)
Das BU-Feld zeigt „Automatik: Umsatzsteuer 19 %” und ist ausgegraut. Eine manuelle BU-Eingabe ist nicht möglich — die App meldet sonst einen Fehler.
Teil 5: Entwurf, Festschreiben und Storno
Entwurf vs. Festschreiben
Die Stapelerfassung bucht direkt mit Status gebucht (festgeschrieben). Ein festgeschriebener Vorgang bekommt eine fortlaufende, lückenlose Buchungsnummer und kann danach nicht mehr verändert werden — das ist eine Anforderung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).
Entwürfe sind nur über die Schnellerfassung möglich (Button „Entwurf” statt „Buchen”). Entwürfe haben noch keine Buchungsnummer und können geändert oder gelöscht werden.
Fehler korrigieren: Storno statt Löschen
Wenn du einen festgeschriebenen Vorgang korrigieren musst, gibt es keinen Bearbeiten-Button — das ist kein Bug, sondern GoBD-Pflicht. Korrekturen erfolgen ausschließlich per Storno:
- Vorgang in der Sitzungsliste suchen (oder über Vorgänge → Journal)
- Schaltfläche Stornieren klicken
- Ein Gegenbuchung mit dem heutigen Datum wird automatisch erzeugt und mit dem Original verknüpft
- Danach erfasst du den korrekten Vorgang neu
Entwürfe (Status: Entwurf) dürfen dagegen direkt gelöscht werden. Für den Storno von Rechnungen (Faktura) gilt ein eigener Ablauf — mehr dazu unter Rechnungen und Storno.