XRechnung: Das strukturierte E-Rechnungsformat im Überblick
XRechnung als strukturiertes E-Rechnungsformat erklärt: gesetzliche Grundlagen nach § 14 UStG, technischer Aufbau, Pflichten im B2B-Bereich und praktische Buchungshinweise für SKR03 und SKR04.
Einleitung
Mit dem Wachstum der Digitalisierung im Rechnungswesen rückt ein Format zunehmend in den Mittelpunkt: die XRechnung. Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmer im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können — und spätestens ab 2027 bzw. 2028 müssen die meisten Unternehmen auch selbst in strukturierten Formaten ausstellen. Die XRechnung ist dabei das in Deutschland am weitesten verbreitete Format, das die gesetzlichen Anforderungen des § 14 UStG vollständig erfüllt.
Dieser Artikel erklärt, was die XRechnung technisch ist, welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten, wie sich das Format in den Buchführungsalltag integriert und welche Besonderheiten beim Vorsteuerabzug und der Archivierung zu beachten sind.
Das Wichtigste in Kürze
- XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
- § 14 Abs. 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Pflicht zur E-Rechnung im B2B: Ab 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt ab 2027/2028.
- XRechnung erfüllt die Anforderungen nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG, da das Format der europäischen Norm entspricht.
- Buchhaltungssoftware muss in der Lage sein, XRechnungen zu verarbeiten, zu archivieren und korrekt zu verbuchen.
Rechtliche Grundlagen: § 14 UStG und die E-Rechnungspflicht
Die zentrale Rechtsgrundlage für die elektronische Rechnung ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes (zuletzt geändert durch Art. 27 G v. 2.12.2024 I Nr. 387).
Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung definiert als „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.” Eine bloße PDF-Datei per E-Mail ist damit ausdrücklich keine elektronische Rechnung im Sinne dieser Norm — sie gilt als „sonstige Rechnung” nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.
Das strukturierte Format muss gemäß § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Die XRechnung erfüllt diese Voraussetzung unmittelbar, da sie als deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) zur EN 16931 entwickelt wurde.
Alternativ kann nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG auch ein zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbartes Format verwendet werden, sofern es die richtige und vollständige Extraktion der gesetzlich erforderlichen Angaben in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nr. 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Das Hybridformat ZUGFeRD (ab Version 2.x) erfüllt diese Anforderung ebenfalls, da es neben einer visuellen PDF-Darstellung eine eingebettete XML-Komponente gemäß EN 16931 enthält.
Die Ausstellungspflicht als E-Rechnung ergibt sich aus § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG: Danach ist die Rechnung als elektronische Rechnung nach Abs. 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind und es sich um eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen handelt.
Hinweis zur Übergangsregelung: Der Gesetzgeber hat gestaffelte Übergangsfristen eingeführt. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Ausstellungspflicht greift für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ab dem 1. Januar 2027, für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2028.
Was ist die XRechnung technisch?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format (Extensible Markup Language). Anders als ein PDF enthält sie keine visuelle Darstellung — stattdessen sind alle Rechnungsdaten in einer hierarchisch strukturierten, maschinenlesbaren Datei codiert. Jedes Rechnungsfeld (Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuerbetrag, Bankverbindung usw.) ist einem definierten XML-Element zugeordnet.
Diese Struktur bietet mehrere Vorteile:
- Automatisierte Verarbeitung: Buchhaltungssysteme können XRechnungen ohne manuelle Dateneingabe einlesen und verbuchen.
- Fehlerreduktion: Da Daten direkt aus dem Lieferantensystem übernommen werden, entfallen Übertragungsfehler durch manuelles Abtippen.
- Prüfbarkeit: Validierungstools prüfen automatisch, ob alle Pflichtfelder nach EN 16931 und der deutschen CIUS vorhanden und korrekt befüllt sind.
Die XRechnung kennt zwei technische Syntaxen: UBL (Universal Business Language, ISO/IEC 19845) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide sind zulässig und durch die EN 16931 definiert. In Deutschland überwiegt in der Praxis die CII-Syntax.
Abgrenzung: XRechnung vs. ZUGFeRD vs. PDF-Rechnung
| Merkmal | PDF-Rechnung | ZUGFeRD (ab v2.x) | XRechnung |
|---|---|---|---|
| Visuell lesbar | ✅ Ja | ✅ Ja (PDF-Anteil) | ❌ Nein (nur XML) |
| Maschinell verarbeitbar | ❌ Nein | ✅ Ja (XML-Einbettung) | ✅ Ja |
| EN 16931 konform | ❌ Nein | ✅ Ja (Profil EN 16931) | ✅ Ja |
| E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG | ❌ Nein | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Empfehlung für Einsteiger | Nur bis 2026 (Übergang) | Gut für Übergangsphase | Standard im B2G/B2B |
Die ZUGFeRD-Datei vereint in einer PDF/A-3-Datei sowohl die lesbare Rechnung als auch eine eingebettete XML-Komponente. Sie ist damit ein sogenanntes Hybridformat und ebenfalls als elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG anzuerkennen, sofern das eingebettete XML der EN 16931 entspricht.
Pflichtangaben in der XRechnung
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen auch in der XRechnung vollständig enthalten sein. Dazu gehören u. a.:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt und Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Da die XRechnung maschinenlesbar ist, sind diese Angaben einzelnen, validierten XML-Feldern zugeordnet. Fehlt ein Pflichtfeld, wird die Datei von gängigen Validierungstools als ungültig ausgewiesen — was den Vorsteuerabzug gefährden kann.
Übermittlungswege für XRechnungen
Die XRechnung kann auf verschiedenen Wegen übermittelt werden:
- Direkte Übermittlung per E-Mail (als XML-Dateianhang) — technisch einfach, aber ohne automatisierte Eingangsverarbeitung
- Über Peppol (Pan-European Public Procurement Online): ein europaweites Netzwerk für den sicheren elektronischen Dokumentenaustausch, das im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) vorgeschrieben ist
- Über Unternehmensportale der Auftraggeber (z. B. das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes, ZRE)
- Über EDI-Systeme nach etablierten Standards
Die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG grundsätzlich erforderlich — es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (also im verpflichtenden B2B-Bereich ab den jeweiligen Stichtagen).
Authentizität und Integrität: Was die XRechnung von allein leistet
Nach § 14 Abs. 3 UStG müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Der Gesetzgeber stellt klar, dass dies durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden kann, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen.
Bei der XRechnung ergibt sich die Integrität nicht automatisch aus dem Format selbst — es bedarf weiterhin organisatorischer Maßnahmen (z. B. GoBD-konforme Archivierung, revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem) sowie optional einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 1 UStG) oder eines EDI-Verfahrens (§ 14 Abs. 3 Satz 6 Nr. 2 UStG). In der Praxis genügt jedoch ein verlässlicher innerbetrieblicher Kontrollprozess, der sicherstellt, dass die empfangene XRechnung einer tatsächlich erbrachten Leistung entspricht.
Vorsteuerabzug aus XRechnungen: Buchungshinweise
Der Vorsteuerabzug aus einer XRechnung ist an dieselben Voraussetzungen geknüpft wie bei jeder anderen Rechnung: Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen vollständig sein, die Leistung muss tatsächlich erbracht worden sein, und das Unternehmen muss zum Vorsteuerabzug berechtigt sein.
Beispiel 1: Eingangs-XRechnung über Beratungsleistung, 2.000 € netto, 19 % USt
| Buchungsposition | SKR03 Konto | SKR04 Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Soll: Beratungskosten | 4970 | 6815 | 2.000,00 € |
| Soll: Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | 380,00 € |
| Haben: Verbindlichkeiten aus L+L | 1600 | 3300 | 2.380,00 € |
Beispiel 2: Ausgangs-XRechnung über eine Dienstleistung, 5.000 € netto, 19 % USt
| Buchungsposition | SKR03 Konto | SKR04 Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Soll: Forderungen aus L+L | 1400 | 1200 | 5.950,00 € |
| Haben: Erlöse 19 % USt | 8400 | 4400 | 5.000,00 € |
| Haben: Umsatzsteuer 19 % | 1776 | 3806 | 950,00 € |
Beispiel 3: Eingangs-XRechnung über Warenkauf, 10.000 € netto, 19 % USt
| Buchungsposition | SKR03 Konto | SKR04 Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Soll: Wareneingang 19 % Vorsteuer | 3400 | 5400 | 10.000,00 € |
| Soll: Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | 1.900,00 € |
| Haben: Verbindlichkeiten aus L+L | 1600 | 3300 | 11.900,00 € |
Archivierung von XRechnungen nach GoBD
XRechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie alle steuerrelevanten Unterlagen — in der Regel 10 Jahre gemäß § 147 AO. Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen, d. h.:
- Unveränderbarkeit: Die empfangene XML-Datei darf nicht nachträglich geändert werden. Korrekturen erfolgen ausschließlich durch separate Korrekturrechnungen.
- Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer: Da XRechnung ein offener Standard ist, ist die langfristige Lesbarkeit grundsätzlich gesichert. Dennoch sollte geprüft werden, ob das Archivsystem auch in 10 Jahren noch XML-Dateien verarbeiten kann.
- Indexierung und maschinelle Auswertbarkeit: Das Archivsystem muss dem Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf die Originaldaten ermöglichen (§ 147 Abs. 6 AO).
Praxishinweis: Viele Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile eine integrierte XRechnung-Verarbeitung an, die die empfangene XML-Datei automatisch einliest, die Buchungsvorschläge generiert und die Originaldatei revisionssicher archiviert. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen.
Häufige Fehler im Umgang mit XRechnungen
- XRechnung als PDF abspeichern: Die originale XML-Datei muss archiviert werden — ein exportiertes PDF ersetzt das Originaldokument nicht und verliert die maschinelle Verarbeitbarkeit.
- Fehlende Validierung vor Versand: Vor dem Versand einer XRechnung sollte stets ein Validator (z. B. der Kostenlose Validator der KoSIT) eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind.
- Verwechslung mit PDF-Rechnungen per E-Mail: Eine als E-Mail-Anhang verschickte PDF-Rechnung ist eine „sonstige Rechnung” nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG — keine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG.
- Fehlende Empfangsinfrastruktur: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen XRechnungen empfangen können. Fehlt diese Infrastruktur, drohen Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung.
- Zustimmung des Empfängers nicht eingeholt: Außerhalb der gesetzlichen Pflicht (also z. B. gegenüber Verbrauchern oder vor den Pflichtstichtagen) bedarf die Übermittlung einer E-Rechnung der Zustimmung des Empfängers nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG.
Checkliste: XRechnung in der Praxis einführen
- Empfangsinfrastruktur prüfen: Kann Ihre Buchhaltungssoftware bereits XRechnungen (XML) empfangen und verarbeiten?
- Ausstellungssoftware konfigurieren: Unterstützt Ihr Rechnungsprogramm den Export als XRechnung (UBL oder CII) gemäß EN 16931?
- Validierung einrichten: Integrieren Sie einen Validierungsschritt vor dem Versand jeder XRechnung.
- Archivierungsprozess anpassen: Stellen Sie sicher, dass die originale XML-Datei GoBD-konform und unveränderbar archiviert wird.
- Mitarbeiter schulen: Buchhalter und Einkäufer müssen wissen, wie XRechnungen empfangen, geprüft und verbucht werden.
- Lieferanten informieren: Teilen Sie Ihren Lieferanten rechtzeitig mit, in welchem Format Sie Rechnungen erwarten (und ggf. über welchen Übertragungsweg).
- Übergangszeitraum nutzen: Bis zu den gesetzlichen Ausstellungsfristen (2027/2028) können bestehende Prozesse schrittweise umgestellt werden.
Fazit
Die XRechnung ist weit mehr als ein technisches Detail — sie verändert den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess im Unternehmen. Mit der gesetzlichen Verankerung in § 14 UStG und der gestaffelten Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist die Auseinandersetzung mit diesem Format für alle inländischen Unternehmer unausweichlich. Wer frühzeitig die richtigen Softwarelösungen und Prozesse einführt, profitiert langfristig von einer automatisierten, fehlerarmen und effizienten Rechnungsverarbeitung.
Rechtsquellen
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (zuletzt geändert durch Art. 27 G v. 2.12.2024 I Nr. 387)
- Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen