Reisekosten & Spesen am Jahresende

Einleitung

Am Jahresende stehen viele kleine und mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Reisekosten und Spesen korrekt abzurechnen. Diese Aufgabe ist nicht nur wichtig für die finanzielle Planung, sondern auch entscheidend, um steuerrechtliche Vorschriften einzuhalten. Doch häufig bleiben noch offene Reisekostenabrechnungen liegen, Vorschüsse sind nicht abgestimmt, und es gibt Unsicherheiten beim Verpflegungsmehraufwand oder Kilometergeld. Dieser Ratgeber bietet dir praxisnahe Anleitungen, um diese Themen effizient und korrekt zu handhaben.

Reisekosten und Spesen sind ein wesentlicher Teil der Betriebsausgaben. Sie beeinflussen die Gewinn- und Verlustrechnung und damit die Steuerbelastung deines Unternehmens. Daher ist es entscheidend, dass alle Posten korrekt erfasst und verbucht werden. In diesem Artikel erfährst du, wie du offene Reisekostenabrechnungen zum Jahresende klärst, Vorschüsse abstimmst und Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand sowie Kilometergeld korrekt anwendest.

Das Wichtigste in Kürze

• Reisekosten zeitnah abrechnen: Alle Reisekostenabrechnungen sollten idealerweise vor dem Jahreswechsel abgeschlossen sein, um Unklarheiten zu vermeiden.
• Vorschüsse abstimmen: Prüfe, ob alle gezahlten Vorschüsse korrekt abgerechnet und im System erfasst sind.
• Verpflegungsmehraufwand korrekt anwenden: Nutze die aktuellen Pauschalen für 2024/2025, um steuerliche Vorteile zu sichern.
• Kilometergeld genau erfassen: Stelle sicher, dass alle gefahrenen Kilometer korrekt dokumentiert sind und die Pauschalen gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG angewendet werden.
• Checkliste nutzen: Arbeite systematisch mit einer Checkliste, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte bearbeitet werden.

Reisekostenabrechnungen zum Jahresende

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Sammle alle Belege: Beginne damit, alle Belege für Reisen und Spesen des laufenden Jahres zu sammeln. Achte darauf, dass diese klar und vollständig sind.

2. Erstelle die Reisekostenabrechnung: Nutze eine Buchhaltungssoftware oder Excel, um die Reisekostenabrechnung zu erstellen. Achte darauf, dass alle relevanten Informationen wie Reisezweck, Datum, Dauer und gefahrene Kilometer erfasst sind.

3. Verpflegungsmehraufwand berechnen: Für den Verpflegungsmehraufwand gelten 2024/2025 die Pauschalen von 14 Euro für An- und Abreisetage sowie 28 Euro für volle Tage im Inland. Diese Beträge kannst du direkt in die Abrechnung einfließen lassen.

4. Kilometergeld erfassen: Die Pauschale für gefahrene Kilometer beträgt 0,30 Euro pro Kilometer nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG. Diese sollte ebenfalls klar in der Abrechnung dargestellt werden.

5. Abschluss und Prüfung: Nachdem alle Daten erfasst sind, überprüfe die Abrechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass alle Vorschüsse korrekt abgezogen wurden.

Vorschüsse abstimmen

Vorgehensweise

1. Liste der Vorschüsse erstellen: Beginne mit einer Liste aller im Jahr gezahlten Vorschüsse. Diese kannst du aus dem Buchhaltungssystem oder den Kontoauszügen entnehmen.

2. Abgleich mit Abrechnungen: Vergleiche die Vorschüsse mit den eingereichten Reisekostenabrechnungen. Jeder Vorschuss sollte einer Abrechnung zugeordnet sein.

3. Differenzen klären: Falls es Differenzen gibt, kläre diese mit den betreffenden Mitarbeitern. Häufig beruhen Abweichungen auf fehlerhaften oder fehlenden Belegen.

4. Korrekte Buchung sicherstellen: Stelle sicher, dass alle Vorschüsse korrekt in der Buchhaltung erfasst sind, z.B. auf dem Konto 4660 (Reisekosten Inland) oder 4670 (Reisekosten Ausland).

Verpflegungsmehraufwand und Kilometergeld

Verpflegungsmehraufwand

• Tagespauschalen anwenden: Verwende die aktuellen Tagespauschalen für 2024/2025. Diese sind steuerfrei und reduzieren den zu versteuernden Gewinn.
• Belege sammeln: Obwohl Pauschalen genutzt werden, sollten alle relevanten Belege gesammelt und archiviert werden.

Kilometergeld

• Fahrtenbuch führen: Ein detailliertes Fahrtenbuch ist notwendig, um die gefahrenen Kilometer nachvollziehbar zu dokumentieren.
• Pauschale korrekt verbuchen: Die Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer wird auf dem Konto 4670 (Fahrkosten) verbucht.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1: Reisekosten Inland

Ausgangssituation: Ein Mitarbeiter hat eine Dienstreise innerhalb Deutschlands unternommen. Die Reisekosten belaufen sich auf 150 Euro, davon 50 Euro für Kilometergeld.

Buchungssatz:

Konto	Bezeichnung	Soll	Haben
4660	Reisekosten Inland	150,00 €
1200	Bank		150,00 €

Erklärung: Der Betrag wird auf das Konto 4660 gebucht, da es sich um Inlandsreisekosten handelt. Die Zahlung erfolgt über das Bankkonto.

Checkliste: Offene Reisekostenabrechnungen zum Jahresende

• Alle Belege für das Jahr gesammelt
• Reisekostenabrechnungen erstellt und geprüft
• Vorschüsse mit Abrechnungen abgeglichen
• Verpflegungsmehraufwand korrekt berechnet und erfasst
• Kilometergeld korrekt dokumentiert und verbucht

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

1. Belege fehlen: Belege frühzeitig anfordern und archivieren.
2. Falsche Pauschalen angewendet: Regelmäßig die aktuellen Pauschalen prüfen und anpassen.
3. Unvollständige Abrechnungen: Vor Abgabe auf Vollständigkeit prüfen.
4. Fehlerhafte Kilometerangaben: Genaues Fahrtenbuch führen.
5. Vorschüsse nicht abgestimmt: Regelmäßiger Abgleich der Vorschüsse mit den Abrechnungen.

Best Practices für die Praxis

1. Digitale Tools nutzen: Buchhaltungssoftware kann die Verarbeitung erheblich erleichtern.
2. Regelmäßige Schulungen: Halte dich und dein Team über aktuelle Regelungen auf dem Laufenden.
3. Fristen setzen: Interne Fristen für die Einreichung von Reisekosten setzen.
4. Transparenz schaffen: Klare Richtlinien für Reisekosten und Spesen kommunizieren.
5. Externe Beratung nutzen: Bei Unsicherheiten einen Steuerberater hinzuziehen.

Fazit

Die korrekte Abrechnung von Reisekosten und Spesen ist am Jahresende besonders wichtig, um steuerliche Vorteile zu nutzen und rechtlichen Anforderungen zu genügen. Mit einer systematischen Vorgehensweise und dem Einsatz von Checklisten und digitalen Tools kannst du sicherstellen, dass alle Abrechnungen korrekt und vollständig sind. Setze die beschriebenen Schritte um, um dein Unternehmen optimal auf das neue Jahr vorzubereiten.