Kilometerpauschale

Definition

Die Kilometerpauschale ist eine steuerliche Pauschale, die Unternehmen und Selbstständige nutzen können, um die Kosten für privat genutzte Fahrzeuge bei geschäftlichen Fahrten abzusetzen. Sie dient der Abrechnung von Fahrtkosten, ohne dass Einzelnachweise über die tatsächlich entstandenen Kosten erforderlich sind.

Bedeutung in der Praxis

In der Praxis ist die Kilometerpauschale besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) von Bedeutung, da sie eine einfache Möglichkeit bietet, Fahrtkosten für geschäftliche Zwecke abzurechnen. Anstatt jeden Beleg für Tankkosten, Wartung und andere Kfz-Ausgaben einzeln zu dokumentieren, können Unternehmen die Pauschale nutzen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig geschäftlich unterwegs sind.

Ein konkretes Beispiel ist ein Außendienstmitarbeiter eines KMU, der regelmäßig Kundenbesuche durchführt. Anstatt die tatsächlichen Fahrtkosten detailgenau nachzuweisen, kann das Unternehmen die Kilometerpauschale ansetzen und so den administrativen Aufwand minimieren. Zudem bietet die Pauschale Planungssicherheit, da der Betrag pro gefahrenem Kilometer festgelegt ist und somit voraussehbare Kosten entstehen.

Für Unternehmen, die mehrere Fahrzeuge im Einsatz haben, vereinfacht die Kilometerpauschale die Buchführung erheblich. Es muss lediglich die gefahrene Kilometerzahl aufgezeichnet werden, was die Abrechnungen beschleunigt und die Fehleranfälligkeit verringert.

Rechtliche Grundlagen

Die Kilometerpauschale ist in Deutschland gesetzlich geregelt und wird regelmäßig angepasst. Die Rechtsgrundlage bildet der § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG, der die steuerliche Abrechnung von Reisekosten und Fahrtkosten beschreibt. Ab 2024 gilt eine Pauschale von 0,30 € pro Kilometer für den Einsatz des eigenen Fahrzeugs, die sowohl für Arbeitnehmer als auch Selbstständige relevant ist.

Es ist wichtig, die Änderungen der Pauschale im Auge zu behalten, da der Gesetzgeber Anpassungen vornehmen kann, um Inflationseffekte oder Umweltaspekte zu berücksichtigen. Die aktuelle Rechtslage für 2024/2025 sieht keine wesentlichen Änderungen vor, jedoch sollten Unternehmen regelmäßig die Finanzamtsveröffentlichungen prüfen.

Praxisbeispiele

1. Ein Vertriebsmitarbeiter fährt mit seinem privaten PKW zu einem Kundenbesuch. Er dokumentiert die Entfernung von 50 Kilometern einfach im Fahrtenbuch. Das Unternehmen kann dann 15,00 € (50 km x 0,30 €) als Betriebsausgabe geltend machen.

   • [Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”) (Beispiel): Aufwand Reisekosten Arbeitnehmer Konto 4660 ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 6660 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) an Bank [Konto 1200](/konten/1200-bank “Konto 1200: Bank”) (SKR03) / 1800 (SKR04)

2. Eine Beraterin eines KMU nutzt die Kilometerpauschale für regelmäßige Fahrten zu den Standorten ihrer Kunden. Durch die Pauschalabrechnung spart das Unternehmen erheblichen Verwaltungsaufwand.

   • Buchungssatz (Beispie[Konto 1200](/konten/1200-bank [Konto 1200](/konten/1200-bank “Konto 1200: BankKonto 1200)d Reisekosten Arbeitnehmer KoKonto 1200SKR03) / 6660 (SKR04) an Bank Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04)

Häufige Fehler

1. Fehlende Dokumentation: Oft wird vergessen, die gefahrenen Kilometer korrekt zu dokumentieren, was bei einer Prüfung zu Schwierigkeiten führen kann.

2. Falsche Pauschalensätze: Einige Unternehmen verwenden veraltete Pauschalensätze, was zu fehlerhaften Abrechnungen führt.

3. Mischung mit privaten Fahrten: Es darf nur die geschäftliche Nutzung pauschal abgerechnet werden. Private Fahrten müssen separat behandelt werden.

4. Keine regelmäßige Überprüfung der Rechtslage: Änderungen in der Gesetzgebung werden nicht berücksichtigt, was zu falschen Abrechnungen führen kann.

Tipps für KMUs

1. Regelmäßige Schulungen: Halten Sie Ihre Mitarbeiter über Änderungen bei der Kilometerpauschale auf dem Laufenden.

2. Elektronische Fahrtenbücher: Nutzen Sie digitale Tools, um die Kilometerstände automatisch zu erfassen und zu dokumentieren.

3. Interne Richtlinien: Erstellen Sie klare Richtlinien für die Nutzung der Kilometerpauschale, um Missverständnisse zu vermeiden.

4. Regelmäßige Überprüfung der Steuerregelungen: Bleiben Sie über aktuelle Änderungen informiert, um rechtssicher abrechnen zu können.

Siehe auch

Die Kilometerpauschale ist eng mit den Begriffen Reisekosten und Kfz-Kosten verbunden, da sie ein Teil der Gesamtabrechnung von Geschäftsreisen und den damit verbundenen Fahrzeugkosten darstellt.