Verpflegungsmehraufwand

Definition

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die einem Arbeitnehmer auf einer beruflich bedingten Reise für seine Verpflegung entstehen. Diese Aufwendungen können steuerlich berücksichtigt werden und sind Teil der Reisekostenabrechnung.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist der Verpflegungsmehraufwand ein wichtiges Instrument, um die mit Geschäftsreisen verbundenen Kosten korrekt abzurechnen. Unternehmen können ihren Mitarbeitern feste Pauschalen für Verpflegung zahlen, die steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Dies vereinfacht die Buchführung und reduziert den administrativen Aufwand, da keine Einzelbelege gesammelt werden müssen.

Beispielsweise kann ein Außendienstmitarbeiter, der regelmäßig Kunden besucht, Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dies ist besonders wichtig, um die Reisekosten realistisch abzubilden und die Nettokosten für das Unternehmen zu berechnen. Für KMUs, die häufig mit internationalen Partnern interagieren, spielt der Verpflegungsmehraufwand eine wesentliche Rolle, um die Mehrkosten bei Auslandsreisen zu kompensieren.

Durch die Pauschalen bleibt die Abwicklung der Reisekosten transparent und nachvollziehbar. Gleichzeitig wird das Risiko von fehlerhaften Abrechnungen minimiert, was besonders für KMUs von Vorteil ist, die nicht über spezialisierte Buchhaltungsabteilungen verfügen.

Rechtliche Grundlagen

Die steuerliche Behandlung des Verpflegungsmehraufwands ist im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Gemäß § 9 Abs. 4a EStG können Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflich bedingten Reisen angesetzt werden. Die Höhe der Pauschalen richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit vom Wohnort und dem Reiseziel.

Für das Jahr 2025 gelten folgende Pauschalen für Inlandsreisen: 14 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit. Bei Auslandsreisen sind die Pauschalen je nach Land unterschiedlich, was im Bundesreisekostengesetz (BRKG) spezifiziert wird. Es ist wichtig, die aktuellen Pauschalen zu verwenden, da sich diese jährlich ändern können.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Inlandsreise

Ein Vertriebsmitarbeiter verbringt zwei Tage auf einer Messe in Berlin. Er kann für den ersten Tag 28 € und für den Abreisetag 14 € als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

[Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”)	[SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)	[SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)
Soll Reisekosten Arbeitnehmer [4660] an Haben Bank [1200]	Betrag	Betrag
Soll Reisekosten Arbeitnehmer [6660] an Haben Bank [1800]	Betrag	Betrag

Beispiel 2: Auslandsreise

Eine Geschäftsführerin eines KMUs reist für einen Tag nach Paris. Sie ist mehr als 8 Stunden unterwegs und kann die entsprechende Auslandspauschale für Frankreich ansetzen. Die Buchung erfolgt analog zu Beispiel 1, jedoch mit dem entsprechenden Betrag für die Auslandspauschale.

Buchungssatz	SKR03	SKR04
Soll Reisekosten Arbeitnehmer [4660] an Haben Bank [1200]	Betrag	Betrag
Soll Reisekosten Arbeitnehmer [6660] an Haben Bank [1800]	Betrag	Betrag

Beispiel 3: Eintägiger Kundeneinsatz

Ein Techniker fährt zu einem eintägigen Kundeneinsatz in eine andere Stadt, der länger als 8 Stunden dauert. Er erhält die Inlandspauschale von 14 €.

Buchungssatz	SKR03	SKR04
Soll Reisekosten Arbeitnehmer [4660] an Haben Bank [1200]	Betrag	Betrag
Soll Reisekosten Arbeitnehmer [6660] an Haben Bank [1800]	Betrag	Betrag

Häufige Fehler

1. Falsche oder veraltete Pauschalen verwenden, was zu ungenauen Abrechnungen führt.
2. Nichtbeachtung der Mindestabwesenheitszeiten von mehr als 8 Stunden.
3. Doppelte Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand und tatsächlichen Verpflegungskosten.
4. Nicht korrekte Berücksichtigung von bereits gestellten Mahlzeiten durch den Arbeitgeber.
5. Unzureichende Dokumentation der Reisedaten, was bei Prüfungen zu Problemen führen kann.

Tipps für KMUs

1. Halten Sie stets die aktuellen Pauschalen parat und schulen Sie Ihre Mitarbeiter darüber.
2. Nutzen Sie softwaregestützte Lösungen zur Reisekostenabrechnung, um den Prozess zu vereinfachen.
3. Stellen Sie sicher, dass alle Reisezeiten genau dokumentiert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
4. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter klar über die Regelungen zu Verpflegungsmehraufwand, um Fehler zu vermeiden.
5. Prüfen Sie regelmäßig die Abrechnungen, um steuerliche Risiken zu minimieren.

Siehe auch

Der Verpflegungsmehraufwand ist eng mit den Begriffen Reisekosten und Spesen verbunden. Während der Verpflegungsmehraufwand spezifisch die Verpflegungskosten abdeckt, umfassen Reisekosten alle Ausgaben im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise. Spesen sind ein allgemeinerer Begriff, der alle Arten von geschäftlich bedingten Ausgaben, einschließlich Verpflegung, Unterkunft und Transport, einschließt.