Reisekosten

Definition

Reisekosten sind Ausgaben, die einem Arbeitnehmer oder Selbstständigen im Rahmen einer beruflich veranlassten Reise entstehen. Dazu gehören vor allem Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Bedeutung in der Praxis

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sind Reisekosten ein wichtiger Aspekt im Rahmen der Buchführung, da sie steuerliche Auswirkungen haben können. Die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten ermöglicht den Unternehmen, die angefallenen Ausgaben korrekt darzustellen und gegebenenfalls steuerlich geltend zu machen.

Ein konkretes Beispiel: Ein Vertriebsteam eines mittelständischen Unternehmens reist zu einer Messe, um neue Kundenkontakte zu knüpfen. Die dabei anfallenden Reisekosten müssen dokumentiert und in der Buchhaltung korrekt erfasst werden, um sie als Betriebsausgaben abzuziehen. Dies kann die steuerliche Belastung des Unternehmens erheblich reduzieren.

Reisekosten sind auch ein wichtiger Bestandteil der Kostenkontrolle. Durch eine genaue Dokumentation können KMUs abschätzen, wie viel Budget für Geschäftsreisen benötigt wird und gegebenenfalls Einsparpotenziale identifizieren.

Rechtliche Grundlagen

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten wird in Deutschland hauptsächlich durch das Einkommenssteuergesetz (EStG) und die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) geregelt. Für die Jahre 2024/2025 sind insbesondere die Paragraphen § 9 EStG, der die Werbungskosten beschreibt, und § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG, der die Abzugsfähigkeit von Reisekosten als Betriebsausgabe regelt, relevant.

Das Bundesfinanzministerium gibt zudem regelmäßig Schreiben heraus, die die Details der Reisekostenabrechnung weiter spezifizieren, wie etwa die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Fahrtkosten mit dem Zug

Ein Außendienstmitarbeiter fährt mit dem Zug zu einem Kundenmeeting. Die Kosten für das Bahnticket betragen 50,00 €.

• [Buchungssatz](/lexikon/glossar/buchungssatz “Buchungssatz - Definition und Bedeutung”) (vereinfacht): Reisekosten Arbeitnehmer Konto 4660 ([SKR03](/lexikon/glossar/skr03 “SKR03 - Definition und Bedeutung”)) / 6660 ([SKR04](/lexikon/glossar/skr04 “SKR04 - Definition und Bedeutung”)) an Bank [Konto 1200](/konten/1200-bank “Konto 1200: Bank”) (SKR03) / 1800 (SKR04) 50,00 €

Beispiel 2: Übernachtungskosten im Hotel

Eine Geschäftsführerin besucht eine Konferenz im Ausland. Die Übernachtungskosten im Hotel betragen 200,00 €.

• *Buchungssatz (vere[Konto 1200](/konten/1200-bank [Konto 1200](/konten/1200-bank “Konto 1200: BankKonto 1200) Reisekosten Arbeitnehmer KoKonto 1200SKR03) / 6660 (SKR04) an Bank Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 200,00 €

Beispiel[Konto 1200](/konten/1200-bank Konto 12000: Bank”)egungsmehraufwand

Ein TeamKonto 1200mt an einem mehrtägigen Workshop teil. Es fallen 140,00 € Verpflegungsmehraufwand an.

• Buchungssatz (verKonto 1200 Reisekosten Arbeitnehmer Konto 4660 (SKR03) / 6660 (SKR04) an Bank Konto 1200 (SKR03) / 1800 (SKR04) 140,00 €

Häufige Fehler

1. Fehlende Belege: Reisekosten ohne ordnungsgemäße Belege können steuerlich nicht geltend gemacht werden.

2. Falsche Pauschbeträge: Die Anwendung veralteter Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen kann zu fehlerhaften Abrechnungen führen.

3. Vermischung privater und beruflicher Kosten: Werden private Ausgaben fälschlicherweise als Reisekosten deklariert, kann dies zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen.

4. Nicht berücksichtigte Nebenkosten: Oft werden Reisenebenkosten, wie Parkgebühren, nicht korrekt erfasst.

5. Unvollständige Dokumentation: Unzureichende Erfassung der Reisedaten wie Reiseziel oder Reisezweck kann die steuerliche Anerkennung gefährden.

Tipps für KMUs

1. Digitale Tools nutzen: Verwenden Sie Softwarelösungen zur Reisekostenabrechnung, um den Prozess zu automatisieren und Fehler zu minimieren.

2. Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die korrekte Erfassung und Einreichung von Reisekosten informiert sind.

3. Regelmäßige Aktualisierung: Halten Sie sich über aktuelle Pauschalen und gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden.

4. Trennung von privat und beruflich: Achten Sie darauf, private Kosten strikt von beruflichen zu trennen.

5. Belegorganisation: Entwickeln Sie ein System zur ordnungsgemäßen Belegverwaltung, um die Abrechnungen zu erleichtern.

Siehe auch

Reisekosten stehen in engem Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug, da die auf den Reisekosten enthaltene Mehrwertsteuer unter bestimmten Voraussetzungen als [Vorsteuer](/lexikon/glossar/vorsteuer “Vorsteuer - Definition und Bedeutung”) abgezogen werden kann.